Reunião é tempo. Tempo é dinheiro. Na verdade, tempo é mais importante que dinheiro. Afinal, quando a gente gasta o tempo, ele não volta mais.
Não nos leve a mal. Sonhar, escrever poesia, meditar, lembrar a letra de uma música ou desenhar um esboço de um novo personagem de desenho — tudo isso merece seu tempo, principalmente se você sofre de falta de concentração no trabalho. Mas, não em uma reunião semanal de trabalho — a menos que tenha sido esse o objetivo dessa reunião incrivelmente interessante (mande um convite para a gente, por favor!). Se esse não for o tema da sua reunião semanal, então como organizar uma reunião de trabalho que valha a pena?
Imagine só a possibilidade de sair de uma reunião eficiente sentindo que você tem claridade sobre o que fazer e porquê. Você passa a ter um panorama mais amplo e uma visão mais clara de como e quando seu trabalho ajuda a equipe. Você sabe qual é o próximo passo, e seu time também.
Acha impossível? Não se preocupe. Muitos de nós estamos condicionados a pensar que reuniões são um mal necessário do trabalho. Assim, também não nos esforçamos para torná-las mais eficientes. Então, você pode perguntar: como organizar uma reunião de trabalho que não pareça mera obrigação?
De acordo com um estudo da Atlassian, 50% das reuniões são consideradas improdutivas. Isso significa que elas não têm um resultado claro e não terminam com um plano sobre os próximos passos. Logo, isso mostra que saber como dirigir uma reunião de trabalho pode fazer toda a diferença.Mesmo que passar tempo juntos seja visto como uma atividade colaborativa, não é sempre um tempo bem aproveitado para fazer as coisas acontecer. (A propósito, quer saber um pouco mais sobre como usar o método GTD no Trello?) Esse mesmo estudo apontou que empresas norte-americanas gastam US $37 bilhões de salário em reuniões desnecessárias. É dinheiro jogado fora literalmente.
Então, se o seu calendário está transbordando de reuniões, pode ser que tenha chegado a hora de ser firme e dar uma chacoalhada nessa agenda para torná-la mais atraente — sem fazer um curso ou frequentar outro seminário para expandir seus conhecimentos sobre como aumentar a produtividade das suas reuniões.
Pode parar de bufar por aí, porque a solução chegou! (E é super simples.)
Transformando as reuniões de equipe
A fim de ajudar você a saber como organizar uma reunião de trabalho, desenvolvemos diretrizes comprovadas para controlar o tempo e um Quadro de Reunião de Equipe do Trello gratuito que você pode copiar para desfrutar de um futuro maravilhoso em que seus colegas de trabalho participam de reuniões de equipe eficazes com alegria e sem frustração.
Vamos mergulhar nos detalhes de como organizar uma reunião de trabalho produtiva, de uma vez por todas.
Conheça seu novo quadro favorito
Antes de se sentar à mesa de reuniões, dê uma olhada no quadro de Reuniões de Equipe Semanais. Primeiro: Está vendo aquela lista com o título “Modelo de reunião”? Pode copiar essa lista como um modelo de ata de reunião de trabalho ao se preparar para sua próxima reunião.
Se você tem a tendência de se preparar para reuniões de última hora, talvez seja isso que precise mudar. Uma reunião de equipe bem sucedida requer alguns dias de preparação para dar tempo para sua equipe se preparar também. Aqui no Trello, temos reuniões de equipe semanais e quinzenais, e gostamos de lembrar a todas as pessoas envolvidas de começar a adicionar cartões com sugestões de tópicos para a reunião com uns 4-5 dias úteis de antecedência.
Normalmente comunicamos isso pelo chat ou criamos lembretes para todo mundo. Uma vez que a lista de reunião é compartilhada, qualquer um tem a liberdade de adicionar cartões à lista, contanto que o assunto a ser discutido afete pelo menos 25% da nossa equipe.
Coloque cartões abaixo do espaço reservado para “Discutir durante a próxima reunião” com itens para serem discutidos. Peça aos membros da sua equipe que adicionem uns aos outros para criar uma associação visual entre os assuntos na lista e quem levantou cada assunto.
Então, quais tipos de cartões de reunião fazem sentido para uma reunião de equipe?
Por exemplo, seria bom mencionar que você terminou um projeto novo. Por que não fornecer aos outros membros da equipe um resumo das experiências e aprendizados principais, assim como dos erros?
Adicione imagens, arquivos e checklists aos cartões das suas reuniões para dar mais contexto e aumentar a participação antes da reunião.
Você quer a opinião de outros membros da equipe sobre algo que você está fazendo? Mesmo se você pedir feedback ou ideias de forma assíncrona, usar algum tempo da reunião para dar explicar de forma mais detalhada pode ser extremamente útil.
Você aprendeu algo novo em uma conferência de que participou? Repassar conhecimento é essencial para a inovação colaborativa, e é algo que todos vão apreciar.
Comentários, perguntas ou sugestões podem ser adicionados por colegas de equipe aos cartões das reuniões (antes da reunião) para que o dono do cartão prepare sua parte com antecedência.
Se você tem algum ritual ou repete procedimentos toda semana, certifique-se de deixá-los na lista do seu modelo de ata de reunião de trabalho, para aparecerem na lista toda semana. Por exemplo, podem ser novidades gerais da equipe ou até reconhecimentos dos esforços da equipe! (Aqui no Trello, chamamos esses reconhecimentos de “Parabéns da Equipe”.)
Todo mundo tem um papel na reunião!
Ok, talvez não todo mundo. Mas, que tal revezar quem da equipe conduz a reunião ou quem faz as anotações para dar uma variada? Funciona assim:
Líder da reunião
Para cada reunião, o rosto de alguém diferente estará no cartão “líder da reunião”. A pessoa que é líder da reunião é responsável por ir atrás de participantes de última hora (mandando mensagens se não chegaram ainda), dirigir a reunião, certificar-se de que todos os itens do cartão sejam abordados, manter a conversa relevante, conduzir o fluxo da conversa e marcar pautas para reuniões futuras de acompanhamento, se necessário.
Enfim, rotacione o papel de líder da reunião em toda reunião, para trazer diversidade.
⭐️ Dica do bem: Use a ordem alfabética a partir da primeira letra do primeiro nome. Depois, a pessoa líder vai marcar a próxima pessoa para a reunião da semana seguinte.
Escrivão
O escrivão é quem faz anotações de resumo durante a reunião. Adicione as anotações na seção de comentários do cartão para sua equipe revisar as ideias, decisões e resultados depois.
O rosto do escrivão também estará no cartão “escrivão”. Um voluntário, ou até a última pessoa a chegar, pode ser o escrivão e fazer anotações (isso vai incentivar todo mundo a chegar na hora😉). Certifique-se de que isso seja definido antes do começo da reunião. À medida que as conversas sobre os cartões na lista vão rolando, o escrivão vai adicionando comentários resumindo a conversa.
Como organizar uma reunião de trabalho perfeita
Está na hora de começar a reunião!
Quer saber como dirigir uma reunião de trabalho do jeito certo? Começar na hora e manter a objetividade em cada assunto, passando uns 2 a 5 minutos por item, vai ajudar todos a manterem concentração e interesse. Entre várias dicas para fazer uma reunião produtiva, esta tem grande destaque: deixe os últimos minutos de cada reunião reservados para debater os próximos passos. Esse passo deve envolver a criação de uma lista de itens de ação, prazos e pessoas responsáveis por cada tarefa.
Se o assunto está tomando muito tempo (o tempo de todos está sendo usado para isso), educadamente interrompa a conversa e sugira que o debate continue fora da reunião. Terminar no horário vai garantir que a energia dos membros da equipe não seja esgotada.
Lembre-se que o ideal é ser capaz de fazer uma reunião de 45-60 minutos, no máximo. Uma das maiores desvantagens de dirigir uma reunião de trabalho é ter participantes que não estão entusiasmados ou distraídos — e quanto mais longa for a reunião, mais provável é que isso aconteça. A propósito, esse é um dos motivos por que é bom saber como fazer reuniões eficazes sem notebooks.
Depois da reunião, arraste a lista completa da reunião para a seção de reuniões anteriores no seu quadro do Trello. Isso serve para você manter um histórico de todas as reuniões e vai facilitar o acesso aos itens que foram discutidos para os membros que não puderam comparecer.
Não tenha medo de mudar a estrutura do seu modelo de ata de reunião de trabalho no meio do caminho. Mais ou menos uma vez por semestre, peça feedback dos membros da sua equipe (tão importante quanto feedback de clientes!) sobre a estrutura da reunião, perguntando o que está funcionando ou não. A opinião deles vai ser uma fonte valiosa de melhoria com o tempo, e você vai saber cada vez mais como organizar uma reunião de trabalho eficaz. Com um quadro fazendo referência a reuniões anteriores, só de bater o olho, você vai conseguir ver como tem sido a evolução.
Faça um teste do fluxo de trabalho e nos conte como foi!
Para obter uma cópia do nosso fluxo de trabalho de planejamento de reunião, e mais fluxos de trabalho produtivos e dicas de trabalho em equipe, confira nosso novo (e gratuito) Kit de Ferramentas do Trello:
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Leia mais: Mãos à obra: como o Trello organiza reuniões gerais produtivas
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