Como líder empresarial, é provável que todo dia você veja um anúncio de ferramenta de gestão de trabalho diferente, cada uma prometendo ser ainda melhor do que as outras. Você já analisou as opções, entendeu os benefícios de um sistema de gestão de trabalho e fez algumas avaliações.
Mas é mais fácil falar do que tomar a decisão final sobre qual solução escolher. Com tantas plataformas oferecendo os mesmos recursos, como saber qual ferramenta de gestão de trabalho é a melhor para suas equipes?
Uma planilha completa pode até mostrar todas as funcionalidades de uma solução, mas cada equipe trabalha de um jeito diferente. O que mais importa é o que a plataforma vai ajudar o time a fazer, não o que ela pode fazer em geral.
Como um sistema de gestão de trabalho feito sob medida para solucionar os desafios da empresa, o Trello supera a concorrência na questão que mais importa. Além disso, ele é uma solução econômica que oferece os recursos avançados, as integrações e as automações de que as equipes empresariais precisam para vencer, sem estourar o orçamento.
Ao comparar o Trello com a concorrência, fica fácil entender por que ele é a solução de gestão de trabalho perfeita para empresas como a sua.
Trello ou Asana?
Se você está pesquisando opções que se escalam conforme a necessidade da equipe, é provável que já tenha estudado as semelhanças e diferenças entre o Trello e o Asana. O Asana é uma solução forte para gerenciar vários projetos. Mas há uma infinidade de fatores a serem considerados que contribuem para a experiência do usuário, a satisfação dos funcionários e, por fim, o sucesso dos negócios.
Veja alguns recursos que você deve analisar para saber qual plataforma funciona melhor para suas equipes. Recursos que afetam a capacidade dos funcionários de gerenciar fluxos de trabalho, colaborar com mais eficiência e melhorar a produtividade. É aí que o Trello se destaca.
Automação de fluxo de trabalho que atende às necessidades exclusivas de cada equipe
Para que as equipes atinjam o potencial máximo, você precisa oferecer sistemas que aumentem a produtividade. Isso significa oferecer ferramentas que facilitem a automatização dos fluxos de trabalho e eliminem tarefas manuais, sem nenhuma dificuldade. O Trello simplifica o processo com automações sem código que todas as equipe podem aproveitar, sem precisar de habilidades técnicas.
Embora a capacidade de automatização não pareça ser um ponto decisivo na escolha uma solução de gestão de trabalho, é um recurso fundamental. Com as automações de fluxo de trabalho, os funcionários ganham tempo, o que reflete em economia nos resultados da organização inteira sem perda de produtividade.
De acordo com um estudo de 2020 da Automation Anywhere, em geral os funcionários gastam 3 horas por dia em tarefas repetitivas e manuais que poderiam ser automatizadas com facilidade. Essa é uma porcentagem significativa de tempo desperdiçado em itens que não exigem habilidades específicas ou não agregam tanto valor para a empresa. Fazendo essa conta, uma empresa com 500 funcionários pode economizar até 7.500 horas por semana apenas automatizando essas tarefas com o Trello.
Embora o Asana ofereça regras personalizadas para automatizar tarefas de rotina, o sistema exige que o usuário saiba quais tarefas podem ser automatizadas (mais fácil falar do que fazer) e como configurar essas automações com o criador de regras. A ferramenta de automação sem código do Trello, o Butler, oferece sugestões considerando as tarefas que os funcionários realizam com mais frequência.
As equipes empresariais podem criar comandos e botões personalizados ilimitados para realizar tarefas massivas e repetitivas, dedicando tempo e energia a atividades mais importantes. Cartões recorrentes? Feito. E-mail automático para um cliente quando um projeto está pronto para revisão? Isso é fácil. Aprove a automação com apenas um clique e depois só relaxe observando a produtividade da equipe subir!
Quadros flexíveis que vão além da gestão do trabalho
Um dos maiores benefícios do Trello é a capacidade das equipes de transformar um quadro em qualquer coisa que seja necessária. Com a capacidade de fazer mais coisas com uma só ferramenta, a empresa reduz o uso de ferramentas redundantes e também centraliza o local de conexão e colaboração entre os funcionários.
Soluções como a Asana também ajudam as equipes a fazer mais do que apenas gerenciar projetos, mas as estruturas rígidas dessas ferramentas não permitem outros tipos de uso com tanta facilidade. Com o Trello, a empresa e as equipes podem formular os quadros para lidar com inúmeros tipos de casos:
- Base de conhecimento. Quase metade dos funcionários diz que gasta até 2 horas por dia procurando as informações necessárias para trabalhar. E 57% dizem que a produtividade é prejudicada porque gastam muito tempo para encontrar as informações certas. Com a centralização dos recursos importantes, não é mais preciso ficar vasculhando caixas de entrada, várias ferramentas de colaboração e a rede da empresa para achar o plano de ação do produto do último trimestre. Com uma base de conhecimento interna dedicada, os funcionários podem acessar os arquivos e os recursos de que precisam, em qualquer lugar em que estejam trabalhando.
- Diretório de pessoas e equipes. À medida que o trabalho fica mais híbrido, as equipes e os funcionários podem acabar se sentindo desconectados. Ao tocar nas capas dos cartões do Trello, os funcionários podem compartilhar uma foto preferida e incluir informações importantes no cartão, como função, responsabilidades, formas de contato preferenciais e curiosidades.
- Hub de comunicação. As equipes podem usar os hubs do Trello para centralizar comunicações importantes, como cartas do CEO e comunicados para a empresa toda. Assim, os funcionários sempre sabem o que acessar para ver as atualizações mais recentes. Um hub de comunicação robusto inclui documentações que os funcionários de todos os departamentos precisam acessar, como informações de inscrição aberta, políticas da empresa e cronograma de feriados.
- Planos de ação públicos. A transparência nos negócios em expansão é fundamental, e os planos de ação públicos as ou notas de versão ajudam bastante. Com os recursos de colaboração visual do Trello, você troca as antigas listas de marcadores chatas por uma experiência muito mais envolvente. Os cartões do Trello podem exibir capturas de tela e GIFs que mostram aos clientes os novos aprimoramentos ou as correções de erros detalhadas. Como exemplo, consulte o quadro de plano de ação público do Buffer aqui.
- Feedback do cliente. Envolva os clientes com um quadro de solicitações de aprimoramentos voltado ao público. Com o Power-Up de votação, eles têm a oportunidade de avaliar possíveis recursos ou aprimoramentos e as equipes de produto e desenvolvimento podem organizar melhor os próximos sprints.
A configuração flexível do Trello permite que as equipes escolham a própria jornada de trabalho e usem os quadros do jeito que mais funciona para elas. Não sabe por onde começar? Veja exemplos e modelos inspiradores de como outras equipes empresariais estão usando o Trello.
Preços com tudo incluído que cabem no orçamento
Ao investir em uma ferramenta de gestão de trabalho, você merece saber o que está incluso no preço e ter a confiança de pagar só pelo que vale a pena. O Trello prioriza a transparência dos preços, com uma estrutura bem definida que mostra ao certo quais recursos as equipes podem acessar (e cá entre a gente: são muitos!).
A tabela de preços em níveis e econômica do Trello já inclui todos os recursos. Assim, as empresas podem usufruir de uma solução de gestão de trabalho perfeita sem gastar muito. A tabela de preços básica por usuário dos planos Enterprise é mais baixa do que a da concorrência no início e diminui quanto mais pessoas entram. Assim, as equipes podem continuar aumentando conforme a empresa cresce.
Trello ou Microsoft Planner?
O Microsoft Planner surgiu como uma opção competitiva para gestão de trabalho nas empresas. Mas alguns podem achar a ferramenta restritiva, tanto nos recursos disponíveis quanto nas ferramentas com as quais ele funciona. O Trello oferece integrações avançadas (mais de 200 por enquanto) que reduzem a troca de contexto e permitem a colaboração na empresa toda.
Integrações que funcionam bem com outros aplicativos
O software do Trello funciona bem com outros aplicativos. Ao conectar as ferramentas que as equipes mais usam em uma só plataforma, ele proporciona uma experiência perfeita. Precisa puxar os leads da Salesforce? Feito. Ficar de olho em um sprint no Jira? Há um Power-Up para isso. Essas integrações são um divisor de águas para as empresas, pois os funcionários recebem avisos para usar uma variedade de aplicativos durante o dia de trabalho.
Na verdade, estima-se que a maioria dos funcionários alterna entre 10 aplicativos 25 vezes por dia e essa mudança de contexto prejudica a produtividade. Mais de um quarto dos trabalhadores afirma que “ações e mensagens se perdem na troca de aplicativos” e isso pode causar a perda de prazos e frustrar os clientes.
Embora o Microsoft Planner se integre bem a outros aplicativos da Microsoft, ele está confinado ao ecossistema do Office 365. Isso significa que as equipes que dependem de aplicativos que não são do Office no trabalho diário vão ficar limitadas ou perder um tempo valioso pulando de plataforma em plataforma.
O Trello tem mais de 200 integrações (incluindo o Microsoft Teams) que estão sempre disponíveis para as equipes usarem, sem exigir instalação.
Ao escolher uma solução de gestão de trabalho que se integre ao restante dos recursos tecnológicos da empresa, você pode reduzir a troca de contexto e economizar o tempo valioso da equipe.
Recursos de colaboração ilimitados
Toda equipe precisa de ferramentas de colaboração eficazes, que ajudem os funcionários a se comunicar, acompanhar o progresso e compartilhar feedback entre eles, onde quer que estejam trabalhando. O Trello foi criado visando a colaboração, oferecendo recursos para que os funcionários trabalhem nos projetos ao lado dos membros mais próximos da equipe e em todos os departamentos. Sem dificuldades!
Uma pesquisa recente do Gartner revelou que 82% dos líderes de empresas pretendem permitir o trabalho remoto parcial após a COVID. À medida que as empresas preparam a mudança para modelos híbridos permanentes, é fundamental abordar os desafios da colaboração e permitir que os funcionários trabalhem juntos em projetos, não importa onde estejam trabalhando.
Essa não é uma tarefa tão fácil de realizar ao usar o Microsoft Planner para a colaboração da equipe. A plataforma tem um limite de 1.000 caracteres para comentários. Assim, fica difícil para que os funcionários esclareçam o contexto do projeto necessário para o trabalho híbrido ou deixem feedbacks mais completos para os membros da equipe.
O Trello, por outro lado, foi criado para permitir a comunicação entre equipes. Os usuários têm caracteres ilimitados, sem restrições de comunicação e contam com a capacidade de manter os membros da equipe sempre informados usando @ menções em qualquer lugar do produto. Adicione vários membros da equipe ao mesmo cartão, compartilhe projetos entre quadros para colaborar com colegas de trabalho de outros departamentos e ainda insira clientes externos para aprovações.
Com o Trello, as equipes decidem como querem colaborar, como podem apoiar umas às outras e como, juntas, podem melhorar os processos internos para aumentar a eficiência e a colaboração na equipe.
Trello ou Monday?
As equipes estão sempre ocupadas correndo atrás de prazos apertados, treinando novos contratados, integrando clientes e trabalhando para expandir a empresa. Elas querem se concentrar no trabalho, sem precisar configurar uma ferramenta complicada (mesmo que se trate de uma ótima opção).
É fácil e rápido para as equipes começarem a usar o Trello, mas o Monday exige uma curva de aprendizagem maior. Além disso, a experiência móvel dificulta a adoção entre equipes com diferentes formações técnicas ou níveis de habilidade. Ao avaliar o Trello em relação ao Monday, considere como esses tipos de fatores afetam o valor geral do produto, para as equipes e a empresa.
Design intuitivo que garante a facilidade de uso
O Trello é a ferramenta de colaboração mais visual do mercado e permite que equipes com qualquer nível de habilidade comecem a usá-lo com rapidez e pouca ajuda. A plataforma é intuitiva e tem um design fácil de usar, o que é uma grande vantagem, pois o design afeta a rapidez com que os funcionários aprendem a usar e adotam uma nova ferramenta.
A maioria das pessoas aprende melhor vendo e, embora isso pareça bobagem, o design intuitivo pode fazer a diferença entre uma solução de gestão de trabalho que toda a empresa consegue adotar de imediato e outra que acaba nem sendo usada.
Embora o Monday ofereça uma experiência avançada de gestão de trabalho, ele exige uma curva de aprendizagem maior. Há um grande número de modelos, visualizações e layouts de projetos para os funcionários aprenderem, o que pode dificultar a adoção. O design complexo também pode dificultar a navegação na plataforma, frustrando os usuários e atrasando a adoção da ferramenta. Em última análise, isso compromete a rapidez com que a empresa percebe o valor da implementação.
Desde o início, o Trello já priorizava a experiência do usuário. Ou seja, ele foi projetado como uma ferramenta natural e fácil de usar, com a menor curva de aprendizagem possível. Os usuários aprendem usar os quadros, as listas e os cartões à medida que vão trabalhando. Em apenas um dia, eles percebem em primeira mão o valor que o Trello oferece em termos de visualização, gestão e colaboração no trabalho.
Com campos de arrastar e soltar, é fácil aprender a usar a interface para equipes de qualquer nível técnico. Além disso, o Trello tem uma vasta biblioteca de materiais e recursos de treinamento disponíveis para qualquer pessoa que precise de ajuda para dominar o uso do sistema.
Uma variedade de atrativos do produto é algo empolgante, mas no final do dia, uma curva de aprendizagem demorada pode prejudicar a entrega de projetos, as finanças e a motivação dos funcionários por atrapalhar o andamento do trabalho.
“O que mais amamos no Trello é a simplicidade. Existem muitas soluções excelentes de gestão de projetos no mercado, mas descobrimos que muitas são tão cheias de opções e recursos que podem gerar uma complexidade desnecessária. No Trello é o oposto. Ele ajuda a reduzir a complexidade dos sistemas e processos, mantendo o fluxo de trabalho visual e simplificado, e ainda oferece recursos suficientes para realizar o trabalho”. — R.J. Weiss, fundador da The Ways to Wealth
Uma experiência móvel que as equipes adoram
A experiência do usuário móvel é cada vez mais importante nesse novo cenário em que os funcionários trabalham todos os dias usando o telefone. As equipes precisam carregar arquivos, acessar informações e se comunicar com colegas de trabalho de imediato, mesmo quando não estão na frente do computador.
De acordo com o relatório State Of The Digital Workplace (Estado do espaço de trabalho digital) da Igloo, um em cada cinco funcionários acessa aplicativos de trabalho no telefone celular com regularidade. Esse número explodiu nos últimos anos e só mostra a importância da compatibilidade móvel em uma ferramenta de gestão de trabalho.
A experiência móvel do Monday pode ficar condensada ou muito lotada. Muitas das exibições de projeto são difíceis de visualizar em um telefone, o que exige mais tempo deslizando para os lados para ter uma ideia do cronograma de cada projeto. O Trello, por outro lado, oferece perspectiva para qualquer tamanho de tela. As atualizações em tempo real permitem que as equipes usem diferentes plataformas com facilidade, alternando entre computadores, telefones ou outras opções.
Trello ou Shadow IT?
De acordo com a Forbes, uma em cada cinco empresas enfrenta problemas de segurança cibernética por causa de um “recurso de TI não sancionado”. E essas violações de segurança não são baratas, apresentando um custo médio de US$ 9,05 milhões somente nos EUA. As empresas que querem evitar problemas de violação de dados devem avaliar as ferramentas que adotam em relação aos recursos de segurança e tomar medidas para manter a proteção da experiência de trabalho do funcionário.
Medidas de segurança que combatem o Shadow IT e garantem a proteção de dados
O Trello é mais do que a gestão básica de usuários e o login único de SAML, oferecendo recursos de segurança avançados que vão agradar até mesmo o departamento de TI. Os administradores da área de trabalho podem atualizar as permissões do usuário, restringir o acesso ao compartilhamento de arquivos e até controlar com quais aplicativos os funcionários se integram.
Esse último é um recurso importante, já que 57% dos funcionários admitem usar pelo menos um aplicativo não aprovado todos os dias para trabalhar. Esse uso de aplicativo não aprovado, também conhecido como Shadow IT, é hoje um grande problema para as empresas e apresenta riscos organizacionais.
Com o Trello, os administradores da área de trabalho podem combater a Shadow TI definindo com quais aplicativos os funcionários podem se integrar, garantindo que nenhum aplicativo não aprovado passe despercebido e ainda preservando o acesso à produtividade.
Por meio do Painel Administrativo Enterprise, os profissionais de segurança podem:
- Definir permissões de segurança em cascata que fluem para áreas de trabalho e quadros
- Escolher as configurações padrão de visibilidade de área de trabalho e de quadro
- Gerenciar os membros da área de trabalho (e os acessos) de cada um ou em massa
- Definir quem tem permissão para criar e excluir quadros
- Aprovar solicitações de área de trabalho para entrar no Enterprise
- Delegar e remover licenças Enterprise
- Especificar opções de compartilhamento de arquivos aprovadas
- Aprovar Power-Ups (ou seja, integrações de aplicativos) que atendem aos protocolos de segurança da empresa
O Trello Enterprise mantém um programa rigoroso de segurança e conformidade que inclui as certificações SOC2 e SOC3, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, PCI DSS e FedRAMP, bem como a conformidade com o GDPR. É muito importante confiar no Trello Enterprise. Por isso, ele centraliza todos os relatórios e as certificações relacionados à confiança e à segurança em um só lugar.
Fortaleça o trabalho em equipe com o Trello Enterprise
Existem muitas soluções de gestão de trabalho no mercado, mas a escolha da melhor opção para sua empresa não precisa ser uma tarefa complicada. Os recursos avançados do Trello Enterprise, aliados à simplicidade intuitiva, permitem que as equipes empresariais trabalhem com mais eficiência. Isso significa que as equipes têm as ferramentas necessárias para agilizar os processos internos, melhorar a colaboração entre equipes e assumir o controle da jornada de trabalho.
Agende uma demonstração hoje mesmo e veja como o Trello Enterprise pode ajudar a elevar o nível de trabalho das equipes.
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