Uma das coisas mais complicadas para quem organiza eventos é gerenciar de um só lugar todas as tarefas a serem feitas para o evento. Antigamente, os organizadores de eventos "organizadinhos" faziam uma planilha no Excel ou cobriam uma parede inteira com Post-its arrumados por ordem cronológica. Porém, hoje em dia, existe uma plataforma para gerenciar todos os aspectos do planejamento de um evento em um só lugar.
O problema de usar o Excel ou outros métodos de gerenciamento de tarefas para planejar um evento profissional é que essas ferramentas não dão ao organizador a visibilidade necessária para realizar as coisas mantendo em vista o quadro geral. Essas ferramentas tampouco suportam comunicação intraplataforma, o que significa que organizadores têm que perder tempo mandando e-mails ou organizando reuniões de logística em vez de fazer o trabalho de verdade.
Na Bizzabo, trabalhamos com mais de 6.000 clientes que usam nosso software de gerenciamento de eventos para planejar eventos. Um tema comum entre aqueles que são extremamente bem sucedidos é que eles estão dispostos a incorporar ferramentas extremamente possantes a seu acervo de ferramentas de planejamento para trabalhar de maneira mais eficiente.
O Trello é uma dessas ferramentas que devem ser adotadas por organizadores; aqui vou explicar como criar um quadro eficaz para planejamento de eventos no Trello.
1ª Etapa: divida seu evento em fases
Planejar um evento profissional de sucesso não é tarefa fácil. Geralmente, isso envolve um grande número de equipes trabalhando juntas para realizar as tarefas. Ao dividir o evento em fases, você terá um entendimento melhor de quais serão os períodos mais exigentes para que você possa planejar seu tempo, e o da sua equipe, de maneira apropriada.
Para fazer isso criamos três fases de evento (pré-, durante e pós- evento) e usamos listas separadas para visualizar cada fase. Também criamos uma lista “Concluído” separada para cada fase para ter maior controle sobre a produtividade em um dado período.
2ª Etapa: convide membros à equipe no Trello E adicione tarefas
Em vez de organizar uma reunião para pensar em todas as tarefas relacionadas ao planejamento de eventos, você pode simplesmente convidar membros da sua equipe ao seu quadro Trello e pedir a eles que adicionem cartões às listas apropriadas que você criou.
Assegure-se de que seus colegas coloquem etiquetas e prazos em cada cartão para que você entenda melhor o que precisa ser feito com uma olhada simples no quadro Trello.
No quadro que mostramos acima, as três etiquetas que usamos são “Marketing”, “Pessoal/Gestão” e “Logística de eventos”. Para coisas como criar um hotsite, ou uma campanha online, usamos a etiqueta “Marketing”, para coisas como recrutar voluntários, usamos “Pessoal/Gestão” e para coisas como distribuir lembrancinhas a palestrantes, usamos a etiqueta “Logística de Evento”.
Assim que sua equipe adiciona todas as tarefas ao quadro, é hora de tomar um pouco de distância e ver se você pode condensar alguns cartões em miniprojetos.
Na imagem abaixo, podemos ver que criamos um checklist para o cartão referente ao recrutamento de voluntários para o evento. Isso é porque outros membros de nossa equipe adicionaram itens de ação específicos referentes ao recrutamento de voluntários – para facilitar as coisas, simplesmente criamos um cartão único com um checklist de múltiplos níveis para monitorar nosso progresso.
Quando você for adicionar um cartão, é sempre uma boa ideia anexar imagens quando for apropriado. Se organizadores de evento quiserem se lembrar de dar seguimento a um local específico sem se esquecer do lugar, eles podem simplesmente anexar uma imagem do local ao cartão. Veja um exemplo abaixo.
3ª Etapa: comprometa-se a usar o Trello durante todo o evento
Independentemente de quão fantástica é uma ferramenta, ela só será tão eficiente quanto o uso que fizerem. Tente usar o Trello durante todo o ciclo do evento para ver se ele pode realmente apresentar uma solução eficaz para você e sua equipe.
Uma maneira em que o Trello pode ajudar todos a serem mais eficientes é com comentários dentro de cartões. Em vez de enviar e-mails a outros membros da equipe sobre itens de ação, organizadores podem simplesmente enviar mensagens uns aos outros dentro de um cartão qualquer. Assim, se surgirem dúvidas sobre o status de um projeto, qualquer um pode abrir o cartão para ver a discussão que ocorreu.
Os melhores organizadores de evento não têm medo de experimentar novas tecnologias para realizar mais coisas em menos tempo. O Trello é exatamente esse tipo de ferramenta que organizadores devem considerar para obter esses exatos resultados. Para começar, simplesmente adicione sua equipe a um novo quadro Trello, divida seu evento em fases, adicione as tarefas a realizar, e comprometa-se a usar essa ferramenta.
Na maioria dos casos, o Trello reduzirá o tempo que você e sua equipe passam preocupados com o que precisa ser feito, para que todos possam se concentrar em arrastar cartões até a lista “Concluído”.
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