Trello vs Asana vs Monday: Der beste Taskmanager für Ihr Team

Als Führungskraft in einem Großunternehmen begegnet dir wahrscheinlich fast täglich Werbung für ein anderes Projektmanagementtool – jedes verspricht, größer und besser als alle anderen zu sein. Du hast dir die verschiedenen Optionen angesehen, kennst die Vorteile eines Arbeitsmanagementsystems und hast wahrscheinlich sogar bereits einige getestet.

Sich für eine Lösung zu entscheiden ist jedoch gar nicht so einfach. Es gibt so viele Plattformen mit den gleichen Funktionen, dass nur schwer erkennbar ist, welches Projektmanagementtool am besten für deine Teams geeignet ist.

Eine Tabelle mit vierzig Zeilen kann zwar aufzeigen, welche Möglichkeiten eine Lösung bietet, aber jedes Team arbeitet anders. Es ist wichtiger, dass die Lösung dein Team bei seiner konkreten Arbeitsweise unterstützt, als dass die Lösung in einem Vakuum über beeindruckende Funktionalität verfügt.

Als Arbeitsmanagementsystem, das auf die Herausforderungen von Großunternehmen zugeschnitten ist, übertrifft Trello die Konkurrenz genau dort, wo es darauf ankommt. Darüber hinaus ist die Lösung kosteneffizient. Sie bietet die robusten Funktionen, Integrationen und Automatisierungen, die Unternehmensteams zum erfolgreichen Arbeiten benötigen, ohne das Budget zu sprengen.

Im Vergleich zwischen Trello und seinen größten Konkurrenten – Asana und Monday – wird klar, warum Trello der beste Taskmanager für dein Unternehmen ist.

Trello vs Asana: Flexibler arbeiten 

Wenn du nach Optionen suchst, die an die Anforderungen deiner Teams anpassbar sind, hast du dich wahrscheinlich bereits mit den Gemeinsamkeiten und Unterschieden von Trello und Asana beschäftigt. Letzteres ist eine starke Lösung für das Management mehrerer Projekte. Es gilt jedoch eine Vielzahl von weiteren Faktoren zu berücksichtigen, die zur Benutzererfahrung, zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und letztendlich zum Geschäftserfolg beitragen. 

Insbesondere auf die folgenden Funktionen solltest du achten, wenn du bewertest, welche Plattform für deine Teams am besten geeignet ist – Funktionen, die sich darauf auswirken, wie deine Mitarbeiter ihre Workflows verwalten, effizienter zusammenarbeiten und ihre Produktivität verbessern können. Genau hier liegen die Stärken von Trello.

Workflow-Automatisierung, die die individuellen Anforderungen jedes Teams erfüllt

Damit deine Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen können, musst du sie mit Systemen ausstatten, die produktives Arbeiten ermöglichen. Das bedeutet, sie benötigen unkomplizierte Tools, mit denen sie Workflows leicht automatisieren können, um manuelle Aufgaben abzuschaffen. Trello vereinfacht den Prozess mit No-Code-Automatisierungen, die jedes Team nutzen kann – ganz ohne technische Kenntnisse.

Auch wenn Automatisierungsfunktionen auf den ersten Blick scheinbar nicht zu den entscheidenden Funktionen gehören, sind sie von zentraler Bedeutung bei der Auswahl einer Arbeitsmanagementlösung. Die Automatisierung von Workflows ermöglicht deinen Mitarbeitern eine enorme Zeitersparnis – und somit Einsparungen für das gesamte Unternehmen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Laut einer Studie von Automation Anywhere aus dem Jahr 2020 verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter 3 Stunden am Tag mit repetitiven, manuellen Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten. Dies ist ein erheblicher Prozentsatz an Zeit, die für Arbeiten verschwendet wird, für die im Prinzip keine speziellen Fähigkeiten erforderlich sind und die auch das Unternehmen nicht in besonderer Weise voranbringen. Wenn wir genau nachrechnen, stellen wir fest, dass ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern bis zu 7.500 Arbeitsstunden pro Woche einsparen könnte, indem solche Aufgaben mit Trello automatisiert werden.

Asana bietet benutzerdefinierte Regeln, mit denen Benutzer Routineaufgaben automatisieren können. Allerdings setzt das System voraus, dass du weißt, bei welchen Aufgaben eine Automatisierung am sinnvollsten ist (leichter gesagt als getan) und wie du diese Automatisierungen mit dem Rule Builder konfigurierst. Das No-Code-Automatisierungstool von Trello, Butler, liefert dagegen Vorschläge basierend auf den Aufgaben, die deine Mitarbeiter am häufigsten erledigen. 

Unternehmensteams können unbegrenzt viele Befehle und benutzerdefinierte Schaltflächen zur Erledigung mühsamer, repetitiver Aufgaben erstellen, damit sie ihre Zeit und Energie sinnvoller einsetzen können. Wiederkehrende Karten? Erledigt. Automatische E-Mail an einen Kunden, wenn ein Projekt zur Überprüfung bereit ist? Kein Problem. Genehmige die Automatisierung mit einem Klick, lehne dich zurück und beobachte, wie die Produktivität deines Teams steigt!

Flexible Boards, die mehr als bloßes Arbeitsmanagement zu bieten haben

Einer der größten Vorteile von Trello besteht darin, dass deine Teams die Boards ganz nach ihren Anforderungen gestalten können. Wenn ein Tool vielseitig einsetzbar ist, kann dein Unternehmen redundante Tools abschaffen und einen zentralen Ort zur Zusammenarbeit aufbauen.

Lösungen wie Asana sollen Teams bei mehr als dem bloßen Projektmanagement unterstützen, aber durch ihre festen Strukturen sind sie nicht so einfach für andere Zwecke verwendbar. Mit Trello können dein Unternehmen und deine Teams Boards für eine Vielzahl verschiedener Fälle gestalten:

• Wissensdatenbank: Fast 50 % der Mitarbeiter verbringen täglich bis zu zwei Stunden damit, nach Informationen zu suchen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. 57 % der Mitarbeiter geben an, dass ihre Produktivität unter der zeitraubenden Informationssuche leidet. Die Zentralisierung wichtiger Ressourcen erspart dir das Durchforsten von Posteingängen, mehreren Tools für die Zusammenarbeit und dem Unternehmensnetzwerk, wenn du beispielsweise auf der Suche nach der Produkt-Roadmap des letzten Quartals bist. Mit einer speziellen internen Wissensdatenbank können Mitarbeiter auf die Dateien und Ressourcen zugreifen, die sie benötigen – unabhängig davon, wo sie arbeiten.
• Personen- und Teamverzeichnis: Da die Arbeit immer hybrider wird, können sich Teams und Mitarbeiter schnell isoliert fühlen. Auf den Titelbildern der Karten von Trello können Mitarbeiter ihr Lieblingsprofilfoto teilen und wichtige Details auf ihrer Karte angeben, wie ihre Rolle, Zuständigkeiten, bevorzugte Kontaktmethode(n) und sonstige interessanten Fakten.
• Kommunikations-Hub: Teams können in Trello-Hubs wichtige Mitteilungen wie Schreiben vom CEO und unternehmensweite Ankündigungen zentralisieren. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter immer, wo sie die neuesten Updates erhalten. Ein robustes Kommunikationszentrum enthält die gesamte Dokumentation, auf die Mitarbeiter aus allen Abteilungen Zugriff benötigen, z. B. Anmeldetermine für Zusatzleistungen, Unternehmensrichtlinien und Urlaubspläne.
• Öffentliche Roadmap: Transparenz ist in einem wachsenden Unternehmen von entscheidender Bedeutung und öffentliche Roadmaps oder Release Notes leisten hier definitiv einen hilfreichen Beitrag. Mit den Funktionen von Trello für visuelle Zusammenarbeit kannst du langweilige Aufzählungen ansprechender gestalten. Trello-Karten können Screenshots und GIFs anzeigen, die Kunden neue Verbesserungen oder detaillierte Bugfixes zeigen. Als Beispiel kannst du dir hier das öffentliche Roadmap-Board von Buffer ansehen.
• Kundenfeedback: Binde deine Kunden mit einem öffentlich zugänglichen Board für Verbesserungsanfragen ein. Durch die Aktivierung des Abstimmungs-Power-Ups haben sie die Möglichkeit, ihre Meinung zu potenziellen Funktionen oder Verbesserungen mitzuteilen, sodass deine Produkt- und Entwicklerteams bevorstehende Sprints besser organisieren können.

Dank der flexiblen Einrichtungsoptionen von Trello können Teams ihre eigene Arbeitsweise wählen und Boards so einsetzen, wie es für sie am besten ist. Du bist dir nicht sicher, wo du anfangen sollst? Lass dich von Beispielen und Vorlagen anderer Unternehmensteams inspirieren.

Pauschalpreise, die das Budget nicht sprengen

Wenn du in ein Arbeitsmanagementtool investierst, solltest du auch wissen, wofür du bezahlst – und dir sicher sein, dass du auf deine Kosten kommst. Trello legt Wert auf transparente Preise mit einer klar definierten Preisstruktur, die genau zeigt, welche Funktionen deinen Teams zur Verfügung stehen (Spoiler-Alarm: Es sind sehr viele).

Die erschwingliche, gestaffelte Preisgestaltung von Trello ist allumfassend und erleichtert es Unternehmen, die perfekte Arbeitsmanagementlösung zu finden, ohne das Budget zu sprengen. Unsere Basispreise pro Benutzer in Enterprise-Tarifen sind niedriger als bei der Konkurrenz angesetzt und sie sinken bei steigender Mitarbeiterzahl, sodass die Teams im Laufe des Unternehmenswachstums weiter skalieren können.

Trello vs Microsoft Planner: Reibungslose Integration

Microsoft Planner hat sich als wettbewerbsfähige Arbeitsmanagementoption für Unternehmen herausgestellt. Das Tool wird jedoch von manchen als restriktiv empfunden – sowohl bezüglich der verfügbaren Funktionen als auch der Tools, mit denen es kompatibel ist. Trello bietet robuste Integrationen (derzeit bereits über 200), die den Kontextwechsel reduzieren und eine unternehmensweite Zusammenarbeit ermöglichen.

Integrationen, die gut mit anderen Apps zusammen funktionieren

Die Software von Trello arbeitet gut mit anderen Apps zusammen und verbindet die Tools, die deine Teams am häufigsten verwenden, auf einer einzigen Plattform für ein nahtloses Erlebnis. Musst du Leads aus Salesforce abrufen? Erledigt. Einen Sprint in Jira im Auge behalten? Dafür gibt es ein Power-Up. Diese Integrationen sind ein echter Meilenstein für Unternehmen, da die Mitarbeiter während des gesamten Arbeitstages regelmäßig eine Vielzahl von Apps verwenden müssen.

Es wird sogar geschätzt, dass die meisten Mitarbeiter 25 Mal am Tag zwischen 10 Apps wechseln – und dieser Kontextwechsel ist mit enormen Produktivitätsverlusten verbunden. Über ein Viertel der Mitarbeiter gibt an, dass "Aktionen und Nachrichten beim App-Wechsel verpasst werden", was wiederum zu verpassten Fristen und frustrierten Kunden führen kann.

Microsoft Planner lässt sich zwar gut in andere Microsoft-Apps integrieren, ist jedoch auf das Office 365-Ökosystem beschränkt. Das bedeutet, dass Teams, die bei ihrer täglichen Arbeit regelmäßig Apps außerhalb dieses Ökosystems nutzen, einen großen Nachteil haben – oder wertvolle Zeit verlieren, wenn sie von Plattform zu Plattform springen.

Trello verfügt über mehr als 200 Integrationen (einschließlich Microsoft Teams), die den Teams sofort zur Verfügung stehen – keine Installation erforderlich.

Mit einer Arbeitsmanagementlösung, die in den Rest deines Technologie-Stacks integrierbar ist, kannst du Kontextwechsel reduzieren, damit dein Team wertvolle Zeit spart.

Unbegrenzte Möglichkeiten der Zusammenarbeit

Jedes Team benötigt effektive Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Mitarbeiter kommunizieren, Fortschritte verfolgen und Feedback miteinander teilen können, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Trello wurde im Hinblick auf die Zusammenarbeit entwickelt und bietet Funktionen, mit denen Mitarbeiter Projekte zusammen mit ihren engsten Teammitgliedern und auch abteilungsübergreifend bearbeiten können. Niemand muss sich hierfür ein Bein ausreißen!

Eine kürzlich von Gartner durchgeführte Umfrage ergab, dass 82 % der Unternehmensleiter beabsichtigen, auch nach COVID die Remote-Arbeit teilweise beizubehalten. Bei der Umstellung auf langfristige hybride Arbeitsmodelle müssen Unternehmen unbedingt die Herausforderungen der Zusammenarbeit angehen und es den Mitarbeitern von jedem Ort aus ermöglichen, an Projekten zusammenzuarbeiten.

Das ist gar nicht so einfach, wenn dein Team Microsoft Planner für die Zusammenarbeit verwendet. Kommentare sind auf dieser Plattform auf 1.000 Zeichen begrenzt. Dies macht es den Mitarbeitern schwer, den Kontext bereitzustellen, der für die hybride Arbeit an Projekten erforderlich ist, oder umfassendes Feedback für die Teammitglieder zu hinterlassen.

Trello hingegen wurde speziell für eine teamübergreifende Kommunikation entwickelt. Die Benutzer haben eine unbegrenzte Anzahl Zeichen zur Verfügung, keine Kommunikationsbeschränkungen und die Möglichkeit, Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, indem sie sie an beliebiger Stelle im Produkt über das @-Symbol erwähnen. Du kannst einer Karte mehrere Teammitglieder hinzufügen, Projekte auf anderen Boards teilen, um abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten, und sogar externe Kunden um Genehmigungen bitten.

In Trello können Teams selbst entscheiden, wie ihre Zusammenarbeit aussieht, wie sie sich gegenseitig unterstützen können und wie sie gemeinsam ihre internen Prozesse für ein effizienteres, kollaboratives Team verbessern können.

Trello vs Monday: Ein einfaches UX-Design für Ihr Team

Deine Teams müssen enge Fristen einhalten, neue Mitarbeiter schulen, Kunden einbinden und am Wachstum des Unternehmens arbeiten. Sie möchten sich auf ihre Arbeit konzentrieren und kein kompliziertes Tool konfigurieren (egal wie nützlich dieses sein mag).

In Trello einzusteigen ist für Teams erheblich einfacher als in Monday. Außerdem erschwert das mobile Tool die Einführung in Teams mit unterschiedlich starken technischen Kenntnissen. Berücksichtige bei der Bewertung von Trello im Vergleich zu Monday, wie sich Faktoren wie diese auf den Gesamtwert des Produkts auswirken – für deine Teams und dein Unternehmen.

Intuitives Design, das Benutzerfreundlichkeit garantiert

Trello ist das visuellste Tool für die Zusammenarbeit auf dem Markt und ermöglicht es Teams mit unterschiedlichstem Kenntnisstand ohne große Unterstützung schnell loszulegen. Die Plattform ist intuitiv und das Design einfach zu bedienen – ein deutlicher Vorteil, da sich das Design direkt darauf auswirkt, wie schnell Mitarbeiter ein neues Tool erlernen (und nutzen) können.

Die meisten Menschen gehören zu den visuellen Lerntypen, und obwohl dies trivial erscheinen mag, kann ein intuitives Design den Unterschied zwischen einer Arbeitsmanagementlösung ausmachen, die schnell in deinem gesamten Unternehmen übernommen wird, und einer, die niemals verwendet wird.

Monday bietet zwar eine robuste Arbeitsmanagementerfahrung, ist jedoch mit einer steileren Lernkurve verbunden. Die überwältigend vielen Vorlagen, Ansichten und Projektlayouts, in die sich die Mitarbeiter einarbeiten müssen können die Akzeptanz beeinträchtigen. Das komplexe Design kann auch die Navigation auf der Plattform erschweren, was die Benutzer frustriert und die Einführung des Tools verzögert. Letztendlich laufen Unternehmen Gefahr, weniger schnell als geplant einen Mehrwert aus der Implementierung zu generieren.

Von Anfang an hatte die Benutzererfahrung bei Trello Priorität. Das Tool sollte sich natürlich anfühlen und mit einer kleinstmöglichen Lernkurve einfach zu bedienen sein. Die Benutzer lernen die Grundlagen von Boards, Listen und Karten, während sie ihrer Arbeit nachgehen. In nur einem Tag erleben sie selbst, welchen Wert Trello in Bezug auf die Visualisierung, Verwaltung und Zusammenarbeit bei der Arbeit bietet.

Unsere Drag-and-drop-Felder machen die Oberfläche auch für Teams ohne technische Kenntnisse verständlich. Darüber hinaus verfügt Trello über eine riesige Bibliothek mit Schulungsunterlagen und Ressourcen für alle, die Hilfe beim Kennenlernen des Systems benötigen.

Ein Produkt mit allem Drum und Dran mag spannend sein, aber letztendlich kann eine steile Lernkurve der Projektabwicklung im Weg stehen und sich negativ auf die Finanzen und die Moral der Mitarbeiter auswirken.

"An Trello mögen wir insbesondere die Einfachheit. Es gibt viele großartige Projektmanagementlösungen auf dem Markt, aber viele sind so vollgepackt mit Optionen und Funktionen, dass sie unnötige Komplexität mit sich bringen. Trello macht genau das Gegenteil: Es hilft uns, die Komplexität unserer Systeme und Prozesse zu reduzieren, unseren Workflow visuell und rationalisiert zu gestalten und gleichzeitig genügend Funktionen bereitzustellen, um die Arbeit zu erledigen." – R.J. Weiss, Gründer von The Ways to Wealth

Ein mobiles Erlebnis, das für Begeisterung sorgt

Eine mobile Benutzeroberfläche ist in einer Welt, in der Mitarbeiter täglich von ihrem Smartphone aus arbeiten, immer wichtiger geworden. Teams müssen in der Lage sein, Dateien hochzuladen, auf Informationen zuzugreifen und im Handumdrehen mit Kollegen zu kommunizieren – auch wenn sie sich nicht vor einem Computer befinden.

Laut "State Of The Digital Workplace" von Igloo greift jeder fünfte Mitarbeiter regelmäßig von seinem Mobiltelefon aus auf geschäftliche Apps zu. Diese Zahl ist in den letzten Jahren rasant gestiegen und zeigt deutlich, wie wichtig die mobile Kompatibilität eines Arbeitsmanagementtools ist.

Das mobile Erlebnis von Monday kann sich sehr dicht oder überfüllt anfühlen – viele Projektansichten sind auf einem Bildschirm eines Mobiltelefons schwer zu sehen, was dazu führt, dass ständig seitwärts gewischt werden muss, um sich ein Bild von der Zeitleiste eines Projekts zu machen. Trello hingegen bietet einen Überblick unabhängig von der Bildschirmgröße. Unsere Echtzeit-Updates ermöglichen es Teams, nahtlos zwischen den Plattformen zu wechseln – egal ob es sich um einen Computer, ein Mobiltelefon oder etwas dazwischen handelt.

Trello vs Schatten-IT: Sicherheitslösungen auf Enterprise-Ebene

Laut Forbes entstehen in jedem fünften Unternehmen aufgrund einer "nicht sanktionierten IT-Ressource" Probleme mit der Cybersicherheit. Diese Sicherheitslücken sind nicht billig – mit durchschnittlichen Kosten von 9,05 Millionen US-Dollar allein in den USA. Unternehmen, die unschöne Datenschutzverletzungen vermeiden möchten, sollten vor der Einführung neuer Tools eine Einschätzung ihrer Sicherheitsfunktionen vornehmen und Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit bei der Arbeit zu gewährleisten.

Sicherheitsmaßnahmen zur Bekämpfung der Schatten-IT und Gewährleistung des Datenschutzes

Trello geht über die grundlegende Benutzerverwaltung und SAML-Single-Sign-On hinaus und bietet robuste Sicherheitsfunktionen, die auch deiner IT-Abteilung gefallen werden. Arbeitsbereich-Admins können Benutzerberechtigungen aktualisieren, den Zugriff auf die Dateifreigabe einschränken und sogar kontrollieren, welche Apps von Mitarbeitern integriert werden.

Letzteres ist eine wichtige Funktion, da 57 % der Mitarbeiter zugeben, täglich mindestens eine nicht genehmigte App für ihre Arbeit zu verwenden. Diese nicht genehmigte App-Nutzung – auch bekannt als Schatten-IT – ist für Unternehmen zu einem großen Problem geworden und birgt organisatorische Risiken.

Mit Trello können Arbeitsbereich-Admins die Schatten-IT bekämpfen, indem sie festlegen, welche Apps Mitarbeiter integrieren dürfen. So stellen sie sicher, dass ihnen keine nicht genehmigten Apps durchs Netz gehen und gleichzeitig die Produktivität erhalten bleibt.

Auf dem Enterprise Admin-Dashboard (Confluence) können deine Sicherheitsexperten folgende Aktionen durchführen:

• Einrichten von stufenförmigen Berechtigungen für Arbeitsbereiche und Boards
• Festlegen von Standard-Einstellungen für die Sichtbarkeit von Arbeitsbereichen und Boards
• Verwalten einzelner oder mehrerer Arbeitsbereich-Mitglieder (und ihres Zugriffs)
• Definieren von Berechtigungen für das Erstellen und Löschen von Boards
• Genehmigen von Arbeitsbereichsanfragen zum Unternehmensbeitritt
• Zuweisen und Entfernen von Enterprise-Lizenzen
• Festlegen genehmigter Dateifreigabeoptionen
• Genehmigen von Power-Ups (d. h. App-Integration), die die Sicherheitsprotokolle des Unternehmens erfüllen

Trello Enterprise verfügt über ein strenges Sicherheits- und Compliance-Programm, das SOC2- und SOC3-, ISO/IEC 27001-, ISO/IEC 27018-, PCI DSS- und FedRAMP-Zertifizierungen sowie DSGVO-Konformität umfasst. Dein Vertrauen in Trello Enterprise ist wichtig, und deshalb hat Trello alle vertrauens- und sicherheitsbezogenen Berichte und Zertifizierungen an einem Ort zentralisiert.

Produktiv sein, statt einfach nur Aufgaben abhaken – mit Trello Enterprise 

Es gibt viele Arbeitsmanagementlösungen auf dem Markt. Aber die für dein Unternehmen am besten geeignete Lösung ist vielleicht gar nicht so schwer finden. Die robusten Funktionen von Trello Enterprise, gepaart mit intuitiver Einfachheit, ermöglichen es Unternehmensteams, effizienter zu arbeiten. Das bedeutet, dass Teams über die erforderlichen Tools verfügen, um interne Prozesse zu optimieren, die teamübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die Kontrolle über ihre Arbeitsweise zu übernehmen.

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