[Guía] Cómo organizar tu vida con Trello y mejorar tu productividad

En 2011, Justin Gallagher y Bobby Grace escribieron conjuntamente el prototipo de una aplicación web que ofrecía un panorama visual de las tareas que diversas personas estaban realizando en el momento. Esa aplicación se convirtió en Trello. Esta es la historia de cómo Justin la utiliza hoy en día.

Si eres como yo, tienes un montón de cosas por hacer en tu trabajo y tu hogar. Organizarte resulta un desafío diario. Lo que es peor, todas estas tareas, citas, proyectos y cosas para recordar están guardadas y ordenadas entre una serie de aplicaciones y servicios como tu correo electrónico, calendarios, conversaciones, pestañas del navegador, tableros de Trello, notas, recordatorios y más.

He perdido la cuenta de las veces en que:

• me he distraído contestando correos electrónicos o conversaciones, en lugar de trabajar en un proyecto de gran importancia.
• por fin me he sentado a trabajar en ese proyecto importante, solo para darme cuenta de que tenía una reunión en 10 minutos.
• llegué a casa, al final del día, sin haber recordado pedir cita con el dentista, escribirle a un proveedor o llamarle a un familiar para felicitarlo por su cumpleaños.

Y estas son algunas razones por las que busqué una solución que me ayudara a organizar mi vida.

Cada cosa en su lugar (mise-en-place)

Después de leer Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind (Trabaja limpio: el poder transformador de mise-en-place –poner cada cosa en su lugar– aplicado a la organización de tu vida, trabajo y mente [traducción no oficial]), me di cuenta de que tenía que poner todo en un mismo lugar para poder aprovechar mejor mi tiempo y asegurarme de no perder de vista las cosas importantes. Para los que no han leído el libro, “mise-en place” es una expresión francesa muy frecuente entre los chefs que, en términos muy generales, podemos traducir como “cada cosa en su lugar”. El libro proporciona descripciones muy detalladas e ilustradas con una buena cantidad de anécdotas que ayudan a explicar mejor los principios, pero intentaré presentaros un breve resumen.

La esencia de mise-en-place es que, antes de comenzar a cocinar, todos los ingredientes ya estén preparados (lavados, picados, pelados, rallados, medidos, etc.) y el equipo (ollas, sartenes, cucharas, cuchillos, etc.) estén listos. Esto permite a los cocineros identificar los ingredientes o equipo faltantes desde el principio, comenzar recetas complejas en el tiempo correcto para no retrasar la comida y reunir los ingredientes y el equipo que se usará para que la preparación sea más eficiente y con menos desorden. Y también va más allá de esto. Algunas personas lo califican como un estado mental o como una forma de vida. De cualquier forma, no soy un experto en estos temas, pero el libro trata de cómo podemos aplicar estos mismos principios dentro y fuera de la cocina.

Estaba convencido de que, si pudiera ver mis reuniones, proyectos, ideas y tareas al mismo tiempo, sería capaz de planificar mis días y organizar mi vida de una forma mejor. Soy un poco imparcial al respecto, pero el aspecto y la organización de los tableros, listas y tarjetas de Trello me parecían la solución ideal para esto.

Configuración y prioridades del tablero

Antes de explicar cómo estoy poniendo todo en el tablero, les hablaré sobre la estructura básica. La siguiente imagen muestra el aspecto de mi tablero (obviamente, omito los detalles):

Las categorías se explican con bastante claridad por sí mismas, pero vamos a verlas rápidamente:

Para hoy (Today)

Yo vivo en las áreas boscosas del norte de la ciudad de Nueva York y tomo el tren a la ciudad casi todos los días. Este es el espacio que he elegido para organizar mi vida. Paso de 10 a 15 minutos de cada mañana planificando mis actividades del día, en la categoría “Para hoy”. Muevo las tarjetas a Mañana (“Tomorrow”), Esta semana (“This Week”), En espera (“Waiting”) y Bandeja de entrada (“Inbox”). Primero, tomaré cada tarjeta que representa una reunión y las pondré en orden, de la primera a la última del día. Es fácil identificarlas y ponerlas en orden porque cada tarjeta comienza con una “R”: y hay una fecha de vencimiento que representa la hora de la reunión. Después, revisaré el tiempo que tengo disponible, quitando las reuniones, para dedicarlo a los proyectos de acuerdo con su importancia y si se ajustan al tiempo disponible.

Mañana (Tomorrow)

Esta es una categoría bastante evidente. Bajo esta se enumeran las cosas que no pertenecen a la categoría Para hoy, pero que atenderé pronto. Las tarjetas que representan los eventos del calendario generan una notificación automática con 24 horas de anticipación, así que puedo comenzar a ver cómo los asuntos de mañana toman forma al mismo tiempo que atiendo los de este día. Pasaré a explicar esto más adelante.

Esta semana (This Week)

Son asuntos que no son para hoy ni mañana, pero me gustaría atender las tarjetas en esta lista antes del fin de semana. A medida que avanza la semana, esta lista debe volverse cada vez más corta. De lo contrario, me pregunto si le estoy asignando una prioridad excesiva a asuntos que aparecen inesperadamente.

En espera (Waiting)

Asuntos que eventualmente tendré que atender, pero que aún no he programado.

Bandeja de entrada (Inbox)

Aquí es donde las tarjetas se encuentran antes de que tenga la oportunidad de colocarlas en las otras listas. Muchas de las tarjetas en esta lista se generan automáticamente a partir de mensajes de correo electrónico y chat.

Listo (Done)

Este es mi lista de logros. Todos los asuntos concluidos, vistos o que tenía que recordar. Me gusta mantener el tablero con el filtro “*” activo, para que el total de las tarjetas se muestre en la parte superior de cada categoría. Es agradable ver esos cientos e incluso miles de cosas que he hecho. De vez en cuando, archivo todas las tarjetas de la categoría Listo únicamente para comenzar de nuevo el contador —normalmente, cuando acabo de pasar de 1.000 tarjetas en la categoría Listo.

Referencias

La categoría Referencias no es parte del flujo de trabajo como las demás categorías. En cambio, este es el lugar para buscar inspiración y poner las cosas que tengo que recordar.

En ocasiones, puedo tener tarjetas sobre una publicación de algún blog que me gustó y quiero tenerlo presente mientras trabajo. Otras veces, puedo poner ahí los objetivos trimestrales o anuales que hemos fijado, para asegurarme de que sean una prioridad. De vez en cuando, podría simplemente poner una imagen genial como la portada de una tarjeta. En general, los contenidos de esta categoría cambian bastante a menudo —diría que tengo de 3 a 6 tarjetas aquí. Así es como se ve en este momento:

Automatización

Para poder organizar mi vida de la manera como quiero, mi objetivo principal era tener un lugar único en el que pueda consultar lo que tengo que hacer a continuación. Para que eso funcione, tengo que poner todo en el tablero. Estoy canalizando las próximas reuniones, mensajes de correo electrónico que necesito leer o responder, proyectos, llamadas telefónicas por hacer, ideas aleatorias, documentos para revisar y cualquier otra cosa que necesito seguir o recordar.

Sería desconcertante y una pérdida de tiempo crear tarjetas manualmente para todas esas cosas, y sabía que no sería lo suficientemente disciplinado para hacerlo (al menos, lo admito…). Para mantenerme centrado, quise automatizar la mayor cantidad de importación de datos que fuera posible.

Zapier es un servicio que simplifica mucho la conexión de aplicaciones y automatiza flujos de trabajo. Resulta muy útil para organizarse. Lo he usado antes para automatizar unos cuantos procesos pequeños y, sobre todo, como hay un Power-Up de Zapier en Trello, me imaginé que sería de gran ayuda tenerlo aquí.

Tengo “Zaps” configurados para importar mensajes de correo electrónico, eventos del calendario y mensajes de chat.

A continuación, explico cómo funciona para cada tipo de datos:

Correo electrónico 

Bueno, en este punto explicaré mis preferencias personales para organizar mi vida… Tengo una manera particular en la que me gusta administrar mi correo electrónico. Funciona bastante bien para mí, así que la voy a describir en un segundo, en caso de que también quieras probarla. Sin embargo, es posible que también tengas un sistema diferente para organizar tu vida que funcione para ti. Deberías poder personalizar con gran facilidad este Zap para ajustarlo a tu manera de lidiar con tu correo electrónico.

Casi siempre accedo a mi correo electrónico mediante aplicaciones. Tengo Airmail 3 en mi MacBook Pro y uso el antiguo y simple Mail de iOS. En ocasiones, puedo utilizar la aplicación web de Gmail si, por alguna razón, me encuentro en una computadora diferente. He configurado todas las aplicaciones básicamente de la misma forma.

Primero, para las aplicaciones que soportan una bandeja de entrada unificada, siempre la uso. Esto me permite revisar todas mis cuentas de correo electrónico a la vez (2 cuentas de trabajo y 2 cuentas personales).

Luego, tengo una sección de mensajes sin leer. Cada vez que reviso el correo electrónico, (lo cual trato de no hacer tan seguido, a lo largo del día) puedo clasificar los mensajes sin leer (de nuevo, eso lo hago desde la bandeja unificada, por lo que esto es para todas las cuentas). No me interesa etiquetar, identificar, archivar ni ordenar mi correo electrónico de ninguna forma. Mientras clasifico, prefiero poner aparte los mensajes que necesitan más de 30 segundos de atención y luego vuelvo a ellos en el momento adecuado (lo cual normalmente no es de inmediato). Si recibo mensajes de publicidad que no quiero, cancelo mi subscripción o los mando a la bandeja de correo no deseado (spam). Puedo responder rápidamente los mensajes que no requieren más que una respuesta sencilla. Cualquier cosa que necesite más de 30 segundos de atención, la marco para después.

Después de esto, tengo una sección para los mensajes marcados. De nuevo, estos son mensajes que necesitan algún tipo de atención. Pueden ser correos de electrónico largos que necesito leer a profundidad, pueden tener archivos adjuntos que necesito revisar o simplemente pueden requerir una respuesta meditada. Trato de mantenerme a mí mismo con 10 o menos mensajes marcados. En ocasiones, puedo tener hasta unos 25 mensajes marcados. Esto suele pasar si estoy muy ocupado con otros proyectos importantes o acabo de volver de vacaciones. Cuando esto pasa, puedo poner un bloque de tiempo aparte solo para atender mi correo electrónico.

Finalmente, tengo una sección de todos los mensajes que marqué como leídos. Casi nunca los miro. No me molesto en archivarlos. En cambio, solo mantengo la sección colapsada. Me pasa que en muy raras ocasiones necesito volver a ver los mensajes que ya he atendido. En las pocas ocasiones que necesito buscar un mensaje antiguo, la búsqueda funciona perfectamente.

De acuerdo, ahora regresemos a este tablero de Trello. Tengo un Zap que añade una tarjeta a la lista de la bandeja de entrada cada vez que marco un mensaje. Hago que agregue una “E” al principio del nombre de cada tarjeta, por lo que es fácil diferenciar los correos electrónicos de otras cosas. Extrae el asunto del correo electrónico, un enlace directo a Gmail, el cuerpo y cualquier archivo adjunto. Así es como se ve:

Reuniones

No había considerado las reuniones como tareas en mi lista de pendientes hasta que cambie a este sistema –¡lo cual era un error!–. Al no tener una imagen completa de todo lo que necesitaba hacer, y especialmente de las cosas que tenía que hacer en momentos específicos, era muy difícil ser eficiente con mi tiempo y organizarme.

Para lidiar con las reuniones, volví otra vez a Zapier. Configuré Zaps para crear tarjetas en la categoría Mañana para todos los eventos con 24 horas de anticipación. Esto resulta en tarjetas para las reuniones, llamadas en línea, etc. Para hacer que las tarjetas de las reuniones sean fáciles de identificar, escribo una “M” al principio del nombre de la tarjeta. Esta es una captura de pantalla del Zap para que puedas ver cómo extraigo el nombre del evento, lugar, descripción, hora de inicio y un enlace a la llamada de video, si está disponible.

Mensajes de chat

Tuve esto activo cuando estábamos usando Slack en Trello. Me di cuenta de que había personas enviándome pings con preguntas o ideas y el mensaje me llegaba en un momento en el que no podía responder. Tal vez estaba en una conversación con alguien o en camino.

Desafortunadamente, los mensajes se marcaban inmediatamente como leídos y, con demasiada frecuencia, olvidaba responder a las personas. Pero, afortunadamente, puedes marcar los mensajes con Slack y me enganché de esa opción para crear tarjetas en mi bandeja de entrada.

Otras cosas

Hasta ahora, he hablado de cómo canalizo las tareas y las reuniones desde otras herramientas para organizar mi vida. Por supuesto, todo el tiempo salen cosas que aún no están en ninguna herramienta. Para mí, la cuestión aquí era poner todas esas ideas, preguntas y tareas dentro del tablero de la manera más fácil posible para que cualquier usuario logre organizarse. Pero, por lo pronto, hago eso de dos formas:

Creación de tarjeta rápida en iOS con 3D Touch

Al realizar un toque 3D en la aplicación de Trello en iOS aparece una opción para crear una tarjeta nueva. La vista de creación de tarjeta recuerda el último tablero y lista usados, así que es una forma fácil de añadir tarjetas a la bandeja de entrada. ¡Funciona incluso cuando estoy sin conexión!

Usando Siri

Si quiero crear una tarjeta sin escribir, uso Siri. Lo tengo configurado con IFTTT, en lugar de Zapier en esta ocasión porque IFTTT hace más fácil enlazar con los SMS. Ya que está configurado, añado el número telefónico que me asigna IFTTT a un contacto llamado “Trello”, en mi teléfono. Ahora puedo decir “Oye, Siri, envía un mensaje de texto a Trello…” y esto añadirá una tarjeta a la bandeja de entrada en mi tablero. ¡Bastante útil para organizar tu vida!

Y así se ve la receta de IFTTT:

Power-Ups 

Estoy usando 7 (!) Power-Ups en mi tablero: Automation by Zapier, Calendario, Repetidor de tarjetas, Tarjeta en reposo, Dropbox, Google Drive y Rastreador de paquetes.

Tareas repetitivas

Uso el Power-Up Repetidor de tarjetas para crear automáticamente tarjetas de tareas que surgen a intervalos establecidos. Aquí están las tarjetas recurrentes que he configurado por el momento…

Tarjeta en reposo

En ocasiones, a lo largo de la semana, resulta evidente que algunas tarjetas en la categoría Esta semana no se van a atender. Cuando eso pasa, a menudo uso el Power-Up Tarjeta en reposo para ponerlas a dormir hasta la próxima semana.

Vista de calendario

La vista de calendario es muy buena para tener un sentido de cómo van las cosas a lo largo de una semana y hacia la próxima semana. No uso mucho las fechas de vencimiento en tarjetas que no son de reunión, por lo que la mayoría de las tarjetas que se muestran en el calendario son para reuniones. A pesar de esto, me parece útil ver qué tan llenos o vacíos lucen de esta manera. Las fechas de vencimiento también se pueden cambiar arrastrando tarjetas entre las celdas, aunque es importante considerar que esto no cambiará la fecha del evento en tu aplicación de calendario.

Productividad personal, ¡listo!

¡Eso es todo!

Esto resultó más largo de lo que esperaba pero espero que hayas aprendido una opción de cómo organizar tu vida. Puede parecer complicado pero, una vez que todo está en su lugar, no hay mucho que pensar, aparte de consultar el tablero. En general, este sistema ha sido muy útil para organizarme. Si alguien decide probarlo, hace algo parecido o tiene un sistema mucho mejor, ¡me gustaría mucho saberlo!

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