Cómo priorizar tareas en el trabajo cuando todo parece igual de importante

Estás por terminar tu reunión de equipo semanal. Discutieron sobre todo tipo de proyectos, se pusieron de acuerdo sobre los objetivos y solicitudes recibidas, nadie dejó de hacer apuntes y anotar pendientes durante toda la reunión.

Están a punto de irse cada quien por su lado, cuando de repente se voltean a ver con cara de pánico: "¿Y ahora qué?"

Todos los miembros del equipo tienen una montaña de trabajo pendiente. El estrés nace nada más de ver el tamaño de las listas de pendientes, y además, todos los pendientes parecen importantes. Tan importantes, que da la impresión que todos debieron haberse entregado para ayer. 

Tampoco parece haber un punto de partida, pero tu equipo y tú necesitan saber cuáles son las tareas que tienen prioridad. 

¿Deberías cerrar los ojos y elegir algo al azar? ¿Lanzar un dardo al tablero? ¿Olvidar cualquier tipo de estrategia y sólo empezar a hacer algo?

No entremos en pánico. A continuación te enseñamos algunas técnicas que tu equipo y tú pueden implementar para establecer prioridades en el trabajo, especialmente cuando todo parece requerir de todo tu esfuerzo y energía. En sus marcas, listos, ¡concentración!

Pero... ¿porqué no simplemente empezar y listo?

Cuando tienes una lista de tareas que te provoca estrés nada más de verla y las fechas de vencimiento están por llegar, es muy tentador dejarse llevar por el pánico y empezar a hacer cualquier tarea al azar. 

Por lo menos estás avanzando en algo, aunque sea poco. ¿No se supone que eso es mejor que perder el tiempo tratando de establecer prioridades? 

No exactamente, la priorización de tareas es importante por varias razones: 

• Empezar por las actividades de alto impacto: si tu equipo decide empezar a trabajar sin seguir alguna estrategia, por naturaleza humana van a empezar por las cosas más fáciles aunque no sean las más importantes. Esto se debe a un fenómeno denominado sesgo por conclusión de tareas, y dice que nos dejamos llevar por las tareas que cuestan menos trabajo y que nos hacen sentir que estamos siendo productivos. Eso significa que muy probablemente alguien vaya a actualizar la hoja de cálculo, pero que nadie va a tocar la presentación del equipo (para la próxima semana ¡¡¡aaah!!!). Por el contrario, con la priorización de tareas puedes identificar las tareas más importantes y empezar con esas. 
• Tomar en cuenta las dependencias: tu equipo no trabaja solo. Probablemente requieres de información y recursos de otros departamentos y de otras personas para poder terminar tu trabajo, por lo que los retrasos en esas área también pueden atrasarte. Priorizar las tareas en el trabajo te ayudará a tomar en cuenta esas dependencias para aprovechar de manera más eficiente tu tiempo y no tener que parar por culpa de un problema que no está en tus manos resolver.
• Evitar hacer doble esfuerzo: cuando tu equipo no sabe como priorizar tareas o quién es el encargado de hacer las tareas, suele suceder que dos personas terminan haciendo la misma tarea. Cuando estableces las prioridades en el trabajo, sabes que no habrá trabajo duplicado. También significa que podrás aprovechar al máximo los puntos fuertes de cada miembro del equipo y establecer claramente quién es responsable de cada elemento de acción.
• Gestionar expectativas: no existe ningún truco o estrategia que te pueda ayudar con una carga de trabajo gigante (que por cierto es una de las causas más comunes de estrés en el trabajo, con 43% de los encuestados culpando a las cargas de trabajo demasiado grandes). Priorizar tareas en el trabajo te garantiza que las responsabilidades asignadas sean realistas, lo que evitará que tu equipo sufra un burnout laboral. También te ayuda a gestionar las expectativas de los otros departamentos o a cerrar tratos con los clientes porque te permite ajustar las fechas de vencimiento o los alcances de un proyecto cuando es necesario.

Cómo priorizar tareas cuando todo parece igual de importante

Creo que ha quedado claro cuáles son los beneficios de plantear una estrategia para establecer prioridades en el trabajo, pero seguimos sin saber la respuesta a la pregunta "¿por dónde empiezo?" 

Créanme, existen muchas maneras de empezar. Estas son algunas maneras en las que tu equipo y tú pueden empezar a darle sentido a tu gigantesca lista de pendientes e irlas tachando de tu lista de manera ordenada y lógica.

1. Vincula los pendientes a objetivos de la empresa 

Tu equipo y tú no se dan prisa por puro gusto, quieres que el trabajo que están haciendo sea de provecho para todo el negocio.

Y aquí es donde entra en juego la estrategia. "Vincula el trabajo del equipo y del proyecto a los objetivos de la empresa," recomienda Alyssa Towns, una escritora freelance y especialista de operaciones empresariales en Adswerve. Analiza cada tarea en la lista de pendientes y pregúntate: ¿A cuál objetivo general de la empresa contribuye esta tarea? Esto es útil por varias razones:

• Primero, es más fácil buscar orientación, por parte de directivos de nivel intermedio o superior, si así lo necesitas.
• Puedes concentrarte en el trabajo que tiene el mayor impacto, en vez del trabajo más fácil.
• Esto requerirá que te tomes el tiempo para analizar si la tarea es verdaderamente importante, o si solo parece que lo es. 

"Si el trabajo no está ligado a un objetivo, es mejor dejarlo de lado por el momento," agrega Towns. 

¿Quieres hacer el seguimiento de los objetivos empresariales ligado a cada tarea? Prueba con el Power-Up Campos personalizados de Trello. Por ejemplo, puedes agregar un campo con el nombre "Objetivo empresarial" a cada tarjeta de Trello y luego seleccionar el objetivo ligado a esa tarea en el menú desplegable. 

Esto te servirá como referencia para ver el objetivo general, incluso en situaciones en las que el trabajo prácticamente te esté asfixiando.

2. Utiliza una matriz de administración del tiempo

No, no es esa Matrix. Nos referimos más bien a usar una matriz de administración del tiempo (conocida como la matriz de Eisenhower) para hacer la priorización de tareas.

Se hace de la siguiente manera: dibuja un cuadrado y luego divídelo en cuatro cuadrantes. Las filas de la izquierda se nombran como "importante" y "no importante". En la parte superior, se nombran las casillas con "urgente" y "no urgente".

La matriz de Eisenhower sirve para priorizar tareas en el trabajo. Por ejemplo, la sesión de entrenamiento para el nuevo empleado es urgente e importante, pero archivar solicitudes de empleo viejas no es ni urgente ni importante. Elige la casilla apropiada para la tarea.

Y repite para todas las tareas. Una vez que hayas acomodado todas las tareas en el cuadrante apropiado, utiliza la matriz de Eisenhower como guía para priorizarlas: 

• Urgente e importante: estas son las de mayor prioridad. ¡Colócalas al principio de tu lista!
• Urgente y no importante: se pueden delegar. Si no hay nadie disponible para hacerlas, son tu siguiente prioridad.
• No urgente e importante: aparta un tiempo en tu horario para ir avanzando en ellas pero no son lo más importante en este momento.
• No urgente y no importante: no tienen porque estar en tu lista de pendientes por el momento. ¡Quítalas! 

Esta matriz de administración del tiempo te ofrece una manera sencilla de priorizar tareas y luego actuar en consecuencia. Es mucho más efectiva y eficiente que elegir tareas al azar. 

3. Elige algunos logros fáciles para el equipo

Espera un momento... ¿no acabamos de decir que no deberías empezar por las cosas fáciles? ¿No se supone que eso te da una falsa sensación de productividad y te distrae de las tareas más importantes?

Sí, a veces. Pero toda regla tiene sus excepciones. Especialmente cuando tu equipo está lidiando con un exceso de trabajo o incluso un burnout.

Algunos estudios muestran que el estrés relacionado con el trabajo se correlaciona directamente con la fatiga. Si desde el principio ya están atrasados, mentalmente les va a costar mucho trabajo empezar con los proyectos más importantes. 

Si crees que es el caso y que un sentimiento de derrota reina en tu equipo, tal vez lo mejor sea empezar por lo más fácil. "Si se encuentran sobre arenas movedizas, mejor ir por las victorias más fáciles," opina Frank Pinto, vicepresidente de ingeniería en Lendbuzz. A su equipo le funciona para generar salir de esa dinámica poco productiva. 

La satisfacción de haber terminado esos pendientes más fáciles, con suerte provocará  un efecto de bola de nieve, motivándolos a seguir con las tareas más complicadas.

4. Toma más en cuenta los factores

Cuando se trata de establecer prioridades en el trabajo, muchos tendemos a concentrarnos en una sola métrica: la fecha de vencimiento. Ordenamos las cosas en función de su fecha de entrega.

Aunque este enfoque es válido, no toma en cuenta otros factores como la cantidad de trabajo que involucra la tarea o las calificaciones del equipo para poder hacerla.

Por eso, una técnica que usan muchos managers es retroceder para ver el panorama general y pensar en otros aspectos de la priorización de tareas. Estos incluyen: 

• Impacto: ¿Cuál es el impacto de esta tarea en los objetivos de la empresa, del equipo y de los clientes?
• Esfuerzo: ¿Cuánto trabajo implica terminar esta tarea? ¿Es fácil o difícil?
• Velocidad: ¿qué tan rápido se puede terminar la tarea?
• Confianza: ¿Qué tan preparado está tu equipo para resolver la tarea? ¿Te sientes listo o intimidado por la tarea?

Noelle McEntee, directora de mercadotecnia en Catch.co, piensa que evaluar todas las tareas bajo la misma lente ayuda a ser consistente a la hora de priorizas tareas, sin importar cuando lo hagas, hoy, la siguiente semana, el próximo año. 

Asimismo, John Short, fundador de la empresa Compound Growth Marketing, dice que en lugar de adivinar las respuestas a estas preguntas, él prefiere basarse en datos para fundamentar su evaluación. 

Con Trello puedes hacer el seguimiento de estos factores y priorizar los proyectos de manera sencilla. Crea etiquetas en las tarjetas para que te sea más fácil detectarlas de acuerdo a su prioridad, alto impacto, poco esfuerzo, etc.

Estás a punto de incumplir la fecha límite, ¿qué haces?

Has evaluado, categorizado y reorganizado. Y de todos modos te das cuenta que no podrás terminarlo todo a tiempo. O por lo menos, no en los tiempos planteados originalmente. Aún trabajando las 24 horas del día, sería un milagro terminar todas las tareas de la lista de pendientes antes de la fecha límite.

Pero todavía no es tiempo de rendirse (aunque suena tentador). Así es la vida, no eres la primera persona o equipo que tiene que cambiar una fecha de vencimiento.

La clave para salir adelante es la comunicación clara y proactiva. Identifiquen las tareas que no podrán cumplir a tiempo y avísenle a las personas o equipos que se verán afectados. 

Explíquenles cortésmente que su equipo tiene demasiado trabajo y no les queda de otra más que retrasar la fecha de vencimiento. Fijen una nueva fecha para entregar la tarea, y esta vez cúmplanla. Pero recuerda que cambiar las fechas de vencimiento es la excepción, no la regla.

Aprendan de sus errores y crezcan como equipo

Aunque no lo parezca en ese momento, eventualmente resolverán todos los problemas. ¿Y luego, qué sigue? Llegó la hora de analizar a fondo todo el trabajo que hicieron y de proponer algunas mejoras para el futuro. Pensando a futuro, ¿qué vas a requerir?:

• ¿Gestionar el alcance del proyecto de manera más efectiva? 
• ¿Fijar fechas límite más realistas?
• ¿Ocupar más personal?
• ¿Tener acceso a más recursos? 

Los momentos en los que a tu equipo y a ti se les acumulan un millón de prioridades son situaciones que tendrán que resolver pero también son oportunidades para aprender.

Entonces, cuando se calmen las aguas, no olvides hacer una retrospectiva y usar esa información para averiguar qué pueden hacer para mejorar su trabajo. Aprende a priorizar tareas en el trabajo para tener una vida laboral ordenada y sin tanto estrés.