Prendes la computadora, ves que tienes más de 20 correos no leídos en la bandeja de entrada, además, que las reuniones de hoy te van a tomar más de 5 horas y luego, como cereza del pastel, vas a tu aplicación de chat y encuentras una lista enorme de tareas pendientes (todas con la máxima prioridad por cierto) y debes ponerte de acuerdo con los miembros del equipo. Piensas: "¿Cómo se supone que voy a acabar todo esto hoy?"
Managers y colaboradores, por igual, tienen que lidiar cotidianamente con una cantidad importante de tareas en equipo. Te ocupas de muchas cosas a la vez: atiendes varios proyectos al mismo tiempo, respondes correos, te tomas un descanso para comer, terminas una video conferencia cuando ya está empezando la siguiente, ¿cómo saber qué tarea tiene mayor prioridad? ¿Sabes en qué tareas están trabajando tus compañeros de equipo? ¿Cómo se pueden identificar obstáculos si las tareas no se entregan a tiempo?
La gestión de tareas es mucho más que hacer una lista de pendientes y ejecutarlos. Para priorizar tareas, gestionar tu tiempo y cumplir con los plazos de entrega, vas a necesitar un proceso infalible y robusto. A este método se le llama gestión de tareas. Vamos a profundizar un poco más en este tema.
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es el proceso de priorizar tareas, entender cada etapa del proceso de principio a fin, saber delegar las tareas secundarias a los miembros del equipo y finalmente, definir plazos de entrega para asegurarse de que todo esté listo a tiempo.
Una tarea puede ser algo tan simple como mandar un correo, hasta algo mucho más complejo como crear un Ebook. Para lograr esto último, se requiere de un flujo de trabajo y tareas secundarias más completos, por ejemplo, escribir, editar, crear el diseño, convertirlo a PDF, etc. En general, estas tareas se entregan en distintas fechas y se llevan a cabo con compañeros de varios equipos de trabajo.
Por eso es importante concebir la gestión de tareas como una herramienta grupal, no individual, para organizar tareas. Así podrás estar siempre informado, en control y contribuir a que tu equipo entregue en el plazo asignado. Otro beneficio clave de la gestión de tareas en equipo es que permite mantener una carga de trabajo equilibrada. Esto es porque la gestión de tareas te da la flexibilidad de ajustar y delegar tareas y plazos de entrega, contribuyendo a evitar la sobrecarga de trabajo de todo el equipo o incluso un burnout.
Cómo gestionar las tareas en equipo con facilidad
Cuando el trabajo de equipo involucra varios proyectos y probablemente varias zonas horarias, suele suceder que se deja de prestar atención a los avances y problemas que se presentaron durante el proceso.
Optar por usar una herramienta para organizar las tareas del equipo no sólo te ayudará a crear un proceso transparente en el que todos estén enterados de la situación actual y de su papel en el proceso, también te ayudará a evitar los bloqueos de productividad y estrés innecesario.
Si estás buscando un organizador de tareas fácil de usar, no busques más porque ya existe... Trello, el organizador de tareas por excelencia.
Crea un flujo de trabajo transparente para un equipo productivo
El primer paso consiste en definir la lista de pasos que te permitirán llevar la tarea a su etapa final llamada "Hecho". Un flujo de trabajo puede componerse de tres simples pasos como "Por hacer, Haciendo, Hecho", o de algo mucho más complejo como "Colectando Ideas, Escribiendo, Editando, Creando el Diseño, Programando el Horario y Publicando".
Seguro sabes lo tedioso que resulta hacer seguimiento sobre en qué etapa se encuentra una tarea cuando se usan cadenas de correos. Ahora multiplica ese desgaste por el número de proyectos y de personas que están a tu cargo. Sí, exacto. ¿Te sorprende empezar el día con los nervios de punta?
Afortunadamente, existe una mejor manera de organizar tus tareas de equipo: ¡Trello! Visualizar procesos en un tablero de Trello es una de las mejores maneras de mejorar la transparencia en la información porque todos saben quién está trabajando en qué tarea, y en qué etapa del proceso se encuentra cada tarea o proyecto. Este nivel de transparencia es difícil de conseguir cuando toda comunicación está dispersa en una cadena de correos electrónicos o cuando la información clave no se encuentra disponible para todos porque está guardada en la computadora de alguien.
Estos son tres ejemplos de plantillas de Trello que pueden ayudar a optimizar la transparencia en el trabajo del equipo y evitar llegar a un estrés laboral excesivo :
- Plantilla Kanban: este tablero te ayuda a visualizar todas las tareas, limita el número de tareas en progreso, y maximiza la eficiencia del trabajo en equipo con la ayuda de la metodología Kanban.
- Tablero OKR: este tablero de Trello mejora el nivel de transparencia dentro de la organización porque permite visualizar el avance de las iniciativas de alto nivel así como las prioridades del equipo implementando OKRs.
- Gestión de proyectos: este tablero ya incluye la base para construir el flujo de trabajo ideal para las tareas de proyectos pequeños y grandes por igual.
Priorizar las tareas de tu equipo
Es hora de empezar a priorizar las tareas más importantes. Pero, ¿cómo lo hago?
Existen algunos métodos excelentes para priorizar. Lo único que tienes que hacer es elegir el que más se acomode y empezar. Estos son algunos ejemplos para lograrlo:
- El método de Eisenhower: es una estructura simple para agrupar tareas de acurdo a cuatro niveles de prioridad (Importante/ No importante/ Urgente / No urgente).
- Matriz de prioridad: es una técnica lo suficientemente flexible para implementarse a nivel de equipo o de departamento. Sirve para definir el nivel de prioridad, por ejemplo, "requisito indispensable", "sería bueno tenerlo", "no por el momento".
Una vez establecido el nivel de importancia de cada tarea, puedes usar etiquetas en tu tablero de Trello para identificar rápidamente cuando se necesita una intervención urgente. ¡Incluso tenemos una opción para las personas daltónicas!
Otra manera de asignar prioridades en el tablero de Trello es usando el Power-Up Priorizar Tarjetas. Este Power-Up te permite asignar prioridades y ordenar las tarjetas de acuerdo a su importancia, configurando los nombres de los niveles de prioridad. Las tareas con la máxima prioridad tienen una marca roja en la parte delantera de la tarjeta que te permite detectar rápidamente que esa tarjeta requiere urgentemente de tu atención.
No dejes que nadie se pierda
La colaboración es indispensable para terminar una tarea a tiempo, no importa el tamaño del equipo. Una buena práctica en la gestión de tareas es ser organizado y mantener a todos informados compartiendo archivos, retroalimentación, notas, ideas y el historial del proyecto en tu tablero de Trello.
Elige un único sitio, como una lista en el tablero de Trello, para poner las fuentes de información más importantes que tu equipo consulta generalmente. De esa manera, los miembros del equipo consultan los mismos recursos y se evitan la pregunta de siempre: "¿Dónde está el cronograma de este proyecto?"
Equilibrar la carga de trabajo para un equipo productivo
La revista Harvard Business Review encontró que los empleados utilizan 41% de su tiempo en promedio en tareas de menor importancia que podrían delegarse.
Supervisar el avance de las tareas de manera transparente mediante un flujo de trabajo permite priorizar acciones y determinar el tiempo que se les va a asignar. Esto permite a los equipos organizarse eficientemente con suficiente tiempo para cumplir los plazos de entrega.
En Trello, los usuarios de Premium y Enterprise tienen la opción de utilizar las Checklists Avanzadas que permiten asignar compañeros de equipo y plazos de entrega a cada elemento de la checklist. Así todos saben en qué y cuando trabajan los demás simplemente viendo la tarjeta. También tienes la opción de visualizar las tareas de la checklist en vista de Calendario y en la pestaña de "Sus elementos" de la página de inicio de Trello.
Automatizar tareas para mejorar la productividad de tu equipo de trabajo
No todas las tareas necesitan supervisión humana para llevarlas a cabo. De hecho, se pueden hacer en unos cuantos pasos gracias a las herramientas de automatización. En Trello tenemos a Butler, un robot personal que se encarga de organizar las tareas en tu tablero de Trello como tú lo requieres y sin tener que mover un dedo.
Con Butler puedes crear reglas, instrucciones y botones para hacer casi cualquier tarea. Esto te permite aumentar la productividad de los equipos de trabajo y evitar la acumulación de estrés laboral. Estas son algunas tareas que puedes automatizar para lograr un equipo más productivo:
- Crear tareas repetitivas como "Crear X tarjeta cada lunes" o "Crear una nueva lista el primero de cada mes".
- Mover una tarjeta a la lista de "Hecho" o a la siguiente etapa cuando todos los elementos de la lista se hayan completado.
- Asignar un miembro específico del equipo a una tarjeta cuando la tarjeta se mueve a una lista específica.
- ¡Esto y mucho más!
Celebrar los pequeños logros (¡y también los grandes!)
No olvidemos el último paso, que déjenme decirles es muy importante, ¡el festejo! Celebrar los pequeños y grandes logros es también una manera de llevar la cuenta de los logros y seguir trabajando para lograr los objetivos más grandes. Un estudio de la Harvard Business Review determinó que tomar en cuenta los pequeños logros ayuda a mejorar la motivación de los trabajadores.
En Trello nos gusta celebrar las pequeñas y grandes batallas cuando por fin llegan a la lista final. Tómale foto a la cara de felicidad de tu equipo cuando explote el confeti en la pantalla. Sólo tienes que agregar 🎉 al título de la lista que elijas.
Y recuerda, la gestión de tareas significa priorizar tareas, entender todos los pasos del proceso, asignar y gestionar las tareas para que logren llegar a la fase final, y así celebrar el proceso y su finalización.
Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello)
