Envoyez vos listes To-Do sur Trello: comment gérer vos listes de tâches?

Vous êtes serein(e), persuadé(e) d’avoir la situation bien en main, tout est sous contrôle. Vous vous retournez une minute, et soudainement les tâches et sollicitations en tout genre commencent à pleuvoir de partout. Cela vous rappelle quelque chose?

Les e-mails arrivent de toute part, les channels sur Slack s’affolent, vous avez même un message de votre mère sur votre répondeur pour vous rappeler de ramener le dessert pour le dîner samedi.  Étant donnée la situation, vous pouvez être sûr qu’une tâche ou une autre va glisser entre les mailles du filet.

Heureusement pour vous, vous pouvez facilement transformer des tâches en une liste To-Do sur Trello. Voici quelques astuces pour gérer votre liste de tâches en les transmettant à Trello à partir de vos e-mails, chats, répondeur, etc. Retrouvez votre productivité et votre tranquillité d’esprit!

Les e-mails, par ici s’il vous plaît

Souvenez-vous de ce collègue en 2005 qui ne voulait pas s’inscrire sur Facebook. Entre temps il s’est probablement inscrit sur Facebook, mais il continue d’envoyer treize e-mails à la douzaine, alors qu’il pourrait être en train d’utiliser Trello, n’est-ce pas? Bon, je m’égare. Qu’on aime ou pas, on ne peut pas se passer des e-mails, mais la boîte de réception n’est pas un lieu propice à la collaboration et ne permet pas de suivre l’avancement des tâches. Voici quelques conseils pour diminuer un peu vos e-mails en utilisant un tableau Trello pour gérer votre liste de tâches.

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, jetez un coup d’oeil sur notre Add-on pour Gmail et notre Add-in pour Outlook. En quelques clics à peine, vous pouvez envoyer n’importe quel e-mail sur le tableau Trello de votre choix. La carte nouvellement créée contiendra le sujet de l’e-mail dans son intitulé et le corps de l’e-mail dans sa description (mais vous pouvez modifier ces deux champs à tout moment).

Chaque tableau Trello et chaque carte dispose aussi de sa propre adresse e-mail, ce qui vous permet de créer de nouvelles cartes ou de les actualiser. À partir du menu du tableau, vous pouvez récupérer son adresse e-mail. Quant aux cartes, leur adresse e-mail est accessible au dos dans la section “Partager plus”.

Tout comme les Add-on pour Gmail et Add-in pour Outlook, acheminer un e-mail à l’adresse d’un tableau va automatiquement créer une nouvelle carte. Si vous configurez une règle de transfert automatique dans votre messagerie, vous allez facilement pouvoir automatiser la création de cartes lorsque vous recevez des e-mails liés à des tâches que vous devez déléguer - pour l’équipe commerciale, technique, etc. Quant à vos liste de tâches qui reçoivent des retours d’expérience du client, vous pouvez ajouter des commentaires aux cartes existantes automatiquement en transférant vos messages à l’e-mail de la carte.

Astuce Trello: Si vous utilisez fréquemment certaines adresses de cartes ou tableau Trello, ajoutez-les à vos contacts pour leur donner un nom sympa - et facile à retenir. Voilà de quoi mieux gérer vos listes de tâches!

La Formule(aire) de l’automation

Au sein de l’équipe marketing, on reçoit souvent des demandes de design, d’édition de contenu, etc. L’un des problèmes que l’on rencontre, c’est la difficulté d’obtenir toutes les informations nécessaires en une fois pour réaliser la tâche. Pour faciliter un peu les choses, pensez à créer un processus pour spécifier les requêtes à l’aide d’un formulaire (par exemple avec Typeform ou Wufoo). Ensuite, à l’aide de Zapier, créez automatiquement une nouvelle carte Trello chaque fois que le formulaire rempli est validé.

Pensez à centraliser toutes les requêtes et toutes les questions relatives à celles-ci, en créant un tableau “Requêtes à traiter” accessible à tous les membres de votre équipe - ces derniers peuvent facilement accompagner le statut de leurs requêtes.

N’oubliez pas non plus d’activer le Power-Up Zapier sur le tableau pour pouvoir configurer vos automatisations sans quitter Trello.

Apaisez les Slackers

Vous venez juste de montrer votre nouveau système incroyable de requête automatisé via formulaire à votre équipe. Pas plus de deux minutes ne se sont écoulés que votre fenêtre de chat clignote pour de nouvelles demandes… et bien grâce à l’application Trello pour Slack, créez de nouvelles cartes Trello dans n’importe quel tableau Trello grâce à la commande /add.

Écrivez juste /add suivi du titre de la carte, par exemple “/add Vérifier le rapport de dépense de Jonathan”. La carte sera automatiquement créée dans le tableau préalablement associé au canal Slack.

À partir de là, vous pouvez ajouter diverses informations à la carte directement depuis Slack, comme: les membres, dates d’échéance et commentaires. Pour plus d’informations, allez voir la documentation.

Partagez 

Dring. Dring. Qui est-ce? Votre chef, qui laisse un message sur votre répondeur Samedi soir à 20h pour quelque chose qui n’a pas besoin d’être résolu avant 10h lundi matin. Ou c’est votre mère qui vous rappelle (encore !!) de ramener le dessert pour le dîner en famille qui aura lieu dans… deux semaines. Qu’importe, car iOS et Android disposent d’une super fonctionnalité qui vous permet de partager des informations et des contenus sur Trello!

Depuis n’importe quelle application, appuyez sur le bouton de “Partage” et sélectionnez Trello (les utilisateurs d’iOS doivent rajouter Trello dans le menu de Partage en cliquant sur “Plus”). Vous pouvez alors choisir le tableau/la liste et créer la nouvelle carte. Lorsque vous vous rendez sur Trello, vous verrez que la carte contient la pièce jointe. C’est un excellent raccourci pour les messages vocaux, mais aussi les mémos vocaux, les photos, notes, liste de tâches, etc.

Explorez toutes les possibilités

Vous connaissez maintenant une myriade de nouvelles approches pour transformer n’importe quelle liste de tâche ou requête en carte Trello, que ce soit pour vos tâches personnelles ou pour mieux gérer votre équipe de travail. Voici quelques idées sympas à explorer:

• Pour ceux qui ont une maison un peu “smart”, lisez cet article pour savoir comment gérer vos listes de tâches avec Alexa d’Amazon et Trello via IFTTT.
• La même chose est possible avec Google Home et Trello.
• Enfin, l’extension pour Chrome “Add to Trello”, permet de créer des cartes facilement à partir du navigateur. C’est très utile pour sauvegarder des futurs cadeaux ou autres achats, des liens vers l’hôtel où vous pensez passer vos vacances, ou n’importe quel article.

Prenez l’habitude d’envoyer vos requêtes, idées et liste de tâches directement sur Trello lorsqu’elles apparaissent (quelle que soit leur origine) pour mieux gérer vos listes To-Do avec calme et sérénité.

Et vous, comment est-ce que vous gérez vos tâches sur Trello?

Nous aimerions avoir votre avis. Venez nous parler sur Twitter (@trello) ou écrivez-nous à [email protected].

À lire : Apprivoisez votre boîte de réception avec l'add-on Trello pour Gmail