企業のリーダーであるあなたは、毎日さまざまなプロジェクト管理ツールの広告を見ていることと思います。それぞれのツールが他のすべてのツールと比べて、より重要で優れていることを保証しています。あなたはオプションを詳しく調べてプロジェクト管理システムを導入するメリットを理解し、おそらくいくつかのトライアルを行ったことでしょう。
しかし、解決策を導入するきっかけを作ることは、口で言うほど簡単なことではありません。非常に多くのプラットフォームが同じ機能を提供している中で、自分のチームに最適なプロジェクト管理ツールをどのように見分けられるでしょうか?
40 行のスプレッドシートによってソリューションで実現できる内容はわかりますが、チームごとに働き方は異なります。チームの目標達成にプラットフォームが役立つことは、チームが他と関わらずに作業できることよりも重要です。
Trello は、企業の課題に取り組むためにカスタマイズされたプロジェクト管理システムとして、重要な場面で競合他社よりも優れたパフォーマンスを発揮します。また、費用対効果の高いソリューションでもあります。エンタープライズ チームが目標を達成するために必要な堅牢な機能、統合、自動化を備えています。
Trello を競合他社と比較してみると、Trello が御社のような企業にとって適切なプロジェクト管理ソリューションである理由が簡単にわかります。
Trello vs Asana: 柔軟な働き方
チームのニーズに合わせて拡張できるオプションを検討している際に、Trello と Asana の間の類似点と相違点を調べることに時間を費やしたのではないでしょうか。Asana は、複数のプロジェクトを管理する強力な製品ソリューションを提供します。しかし、ユーザー エクスペリエンス、従業員の満足度、最終的にはビジネスの成功に貢献する要素を大量に検討する必要があります。
ここでは、チームに最適なプラットフォームを評価する際に検討するべき機能をいくつかご紹介します。その機能は、従業員のワークフロー管理、より効率的なコラボレーション、生産性の向上に影響を与えます。それこそが Trello の優れている点なのです。
各チームの独自のニーズを満たすワークフローの自動化
チームの可能性を最大限に引き出すには、生産性向上を実現するシステムをセットアップする必要があります。つまり、チームの邪魔をせずに、チームがワークフローの自動化や手動タスクの排除を簡単に実行できるツールにアクセスできるようにします。Trello では、すべてのチームが活用できるコード不要の自動化によって、このプロセスを簡素化します。技術的スキルはいりません。
自動化は成功を左右する機能のようには思えないかもしれませんが、プロジェクト管理ソリューションを選択する際に検討するべき重要な機能です。ワークフローの自動化によって、従業員の時間を大幅に節約できます。生産性を犠牲にすることなく、最終的には組織全体における節約につながるということです。
Automation Anywhere による 2020 年の調査によると、平均的な従業員は簡単に自動化できる繰り返しの手動タスクに毎日 3 時間も費やしています。必ずしもスキルに関連しない、または会社にとって特に効率が上がるわけではない項目に関して、相当な割合の時間が浪費されています。これを計算すると、500 人の従業員を抱える企業では、このようなタスクを Trello によって自動化するだけで最大で毎週 7,500 時間を節約できます。
Asana ではユーザーが日常的なタスクを自動化できるカスタム ルールを提供していますが、自動化に最適なタスクの把握 (口で言うほど簡単なことではありません) やルール ビルダーによってこれらの自動化を設定する方法に左右されます。Trello のコード不要の自動化ツールである Butler では、従業員が最も頻繁に完了するタスクに基づいて提案を行います。
エンタープライズ チームはコマンドやカスタム ボタンを無制限に作成して面倒な繰り返しタスクに取り組めるため、自分の時間とエネルギーをより賢く使えます。繰り返しのカードも自動化できます。プロジェクトのレビューの準備ができたら、クライアントに自動でメールするのも簡単です。ボタンを 1 回クリックして自動化を承認したら、あとは何もせずにチームの生産性が急上昇するのを見守りましょう!
プロジェクト管理の先を行く柔軟なボード
Trello の最大のメリットの 1 つは、チームがボードをニーズに応じて変えられるということです。1 つのツールで多くのことを実行できれば、会社は不要なツールを減らせます。また、従業員がつながってコラボレーションする場所を一元化できます。
Asana のようなソリューションは、チームがプロジェクト管理を超えた業務に取り組めるようにすることを目的としていますが、専用構造で応用が中々効きません。Trello では、会社とチームはさまざまなケースに対応するボードを形作れます。
- ナレッジ ベース。従業員の半数近くが 1 日に最長 2 時間は業務に必要な情報の検索に費やしています。また、従業員の 57% が、適切な情報を見つけるのに時間がかかりすぎて、生産性が低下していると話しています。重要なリソースを一元化すれば、前四半期の製品ロードマップを見つけるために、受信トレイ、複数のコラボレーション ツール、会社のネットワークを捜しまわる必要はありません。社内専用のナレッジ ベースによって、従業員は働く場所を問わずに必要なファイルやリソースにアクセスできます。
- 従業員とチームのディレクトリ。業務のハイブリッド化が進んでいるため、チームと従業員はつながっていないように感じやすい状態です。Trello のカード カバーをタップすると、お気に入りの顔写真を従業員が共有して、自分の役割、責任、希望する連絡方法などの重要な詳細や豆知識をカードに含められます。
- コミュニケーション ハブ。チームは Trello をハブとして利用して、CEO からの手紙や全社的なお知らせなど、重要なコミュニケーションを一元化できます。それによって、従業員は常に最新情報の入手先を把握できます。堅牢なコミュニケーション ハブには、福利厚生のオープン登録の情報、会社のポリシー、休暇スケジュールなど、全部門の従業員がアクセスする必要があるドキュメントが含まれています。
- 公開ロードマップ。拡張するビジネスでは透明性が重要であり、公開ロードマップやリリース ノートは確実に役立ちます。Trello の視覚的なコラボレーション機能によって、退屈な箇条書きリストをより魅力的なエクスペリエンスに変えられます。Trello カードでは、新しい機能強化やバグ修正の詳細を示すスクリーンショットや GIF を顧客に表示できます。例として、Buffer の公開ロードマップ ボードをこちらでご確認ください。
- 顧客のフィードバック。一般向けの機能強化リクエスト ボードを利用して、顧客を引きつけましょう。投票 Power-Up を有効にして可能性のある機能や機能強化を提案する機会を顧客に提供し、製品と開発の各チームが今後のスプリントをより適切に企画できるようにします。
Trello の柔軟なセットアップによってチームは独自の作業工程を選択して、チームに最適な方法でボードを利用できます。どこから始めるべきかわからない場合は、他のエンタープライズ チームによる Trello の使用方法による、創造力を刺激する例とテンプレートをご覧ください。
お求めやすい価格で、すべて込み
プロジェクト管理ツールに投資するなら、投資の詳細を把握する必要があります。また、その金額に見合う価値を得ていると納得する必要もあります。Trello では、価格体系を明確に定義して価格の透明性を優先し、チームがすぐに使える機能 (ネタバレを承知で書きますが、多数あります) を正確に示しています。
Trello の手ごろな段階的な価格設定はすべて込みの価格であり、企業は高いコストをかけずに完璧なプロジェクト管理ソリューションを簡単に見つけられます。Enterprise プランのユーザーあたりの基本価格は競合他社よりも低い価格で始まり、ユーザー数が増えると価格が下がるためチームは会社の成長に合わせて拡張し続けられます。
Trello vs Microsoft Planner: すべての人のための統合とコラボレーション
Microsoft Planner は企業向けの競争力のあるプロジェクト管理オプションとして生まれました。ただし、利用可能な機能や使用するツールの両方で、制限が多いと感じるユーザーもいます。Trello で実現する堅固な統合 (200 以上あり、増加中) によって、コンテキストの切り替えを減らして全社的なコラボレーションを可能にします。
他のアプリとうまく連携する統合
Trello のソフトウェアは他のアプリとうまく連携します。チームがよく使用するツールを単一のプラットフォームにつなげて、シームレスなエクスペリエンスを実現します。Salesforce からリードを引き入れる必要があるとしても、問題ありません。Jira のスプリントを管理するには、Power-Up を利用できます。従業員は日頃から勤務時にさまざまなアプリを使用するように求められるため、これらを統合すると企業は大きく変わります。
実際に、ほとんどの労働者は 10 個のアプリを 1 日に 25 回切り替えていると推定されており、そのコンテキストの切り替えには多大な生産性コストが伴います。4 分の 1 を超える労働者が「アプリの切り替え時にアクションとメッセージを見落としてしまう」と話しています。そのため、締め切りに間に合わず、さらにはクライアントを失望させる可能性があります。
Microsoft Planner では他の Microsoft アプリとうまく統合できますが、Office 365 エコシステムに限定されています。つまり、日頃から日常業務に Office 以外のアプリを利用しているチームは、まったく運が悪いということになります。つまり、次から次へとプラットフォームを変えて貴重な時間を失うということです。
Trello には、チームがすぐに利用できる 200 以上の統合 (Microsoft Teams を含む) があります。インストール不要です。
その他の技術スタックと統合するプロジェクト管理ソリューションを選択すると、コンテキストの切り替えを減らしてチームの貴重な時間を節約できます。
無限のコラボレーション機能
どのチームにも効果的なコラボレーション ツールが必要です。従業員の働く場所を問わず、コミュニケーション、進捗の追跡、お互いにフィードバックを共有できるコラボレーション ツールです。Trello はコラボレーションを念頭に構築されており、従業員が自分に最も近いチーム メンバーと部門全体で協力してプロジェクトに取り組める機能を提供します。もうあくせくする必要はありません!
Gartner の最近の調査によると、企業リーダーの 82% が新型コロナウイルス後、随時リモート ワークを許可する意図があることが明らかになりました。企業が永続的なハイブリッド モデルに移行する準備を進めるうえで、従業員が働く場所に関係なく、コラボレーションの課題に取り組んで協力して作業を行えるようにすることが不可欠です。
Microsoft Planner をご利用の場合、チームのコラボレーションを実現するのは至難の業です。このプラットフォームではコメントの文字数が 1,000 文字に制限されているため、従業員がプロジェクトのハイブリッドな作業で必要なコンテキストを提供したり、チーム メンバーに包括的なフィードバックを記入したりするのは困難です。
一方、Trello はチーム間のコミュニケーションを可能にするために構築されました。文字数もコミュニケーションも無制限で、場所を問わずに製品内で @ メンションするとチーム メンバーに最新情報を伝えられます。複数のチーム メンバーを同じカードに追加してボード間でプロジェクトを共有し、他部門の同僚とコラボレーションして外部のクライアントにさえも情報を伝えて承認してもらえます。
Trello によって、チームはコラボレーションの状況、お互いをサポートする方法、チームが協力して社内プロセスを改善する方法を判断して、より効率的にコラボレーションできるようになります。
Trello vs Monday: シンプルなユーザーエクスペリエンス
あなたのチームは、差し迫った締め切りの調整、新入社員のトレーニング、クライアントのオンボーディング、会社の成長のために業務を行うことに多忙です。チームは複雑なツールを設定するのではなく、自分の業務に集中したいと思っています (ツールがどれほど有益であっても)。
Trello ではチームがすばやく成長するのは簡単ですが、Monday では習得するのに時間がかかります。また、モバイル エクスペリエンスをさまざまな技術的背景やスキル レベルを持つ複数のチーム全体で採用するのは、なおさら困難です。Trello と Monday を評価する際は、このような要因が製品全体の価値に、つまりはチームと企業にどのような影響を与えるかを検討しましょう。
使いやすさを保証する直感的なデザイン
Trello は市場で最も視覚的なコラボレーション ツールで、あらゆるスキル レベルのチームがほぼサポートなしですぐに利用できます。プラットフォームは直感的で使いやすいデザインになっています。デザインは従業員がどれほど早く新しいツールを学習 (活用) できるかに直結するため、これは際立ったメリットです。
ほとんどのユーザーは視覚的に学習します。これは些細なことのように思えますが、直観的なデザインは、企業全体ですぐに利用されるプロジェクト管理ソリューションとまったく利用されないプロジェクト管理ソリューションほどの違いになり得ます。
Monday は堅固なプロジェクト管理エクスペリエンスを提供しますが、習得するには時間がかかります。従業員が学ぶべきテンプレート、ビュー、プロジェクト レイアウトの数が非常に多いため、採用が妨げられる可能性があります。さらにその複雑なデザインはプラットフォームのナビゲーションが難しく、ユーザーは挫折してツールの採用が遅れることもあり得ます。最終的には、このことが企業がどれほど迅速に Monday の実装に価値を見出すかに悪影響を及ぼしかねません。
Trello は最初からユーザー エクスペリエンスを優先してきました。つまり、できる限り簡単に学べる、自然で使いやすいツールを設計するということです。ユーザーは作業しながらボード、リスト、カードのコツを学びます。わずか 1 日で、作業の視覚化、管理、コラボレーションに関して Trello が提供する価値を直接体験できます。
ドラッグ & ドロップ フィールドによって、あらゆる技術レベルのチームにとってわかりやすいインターフェイスになっています。Trello には、システムを見極めるサポートが必要なユーザーが利用できるトレーニング資料やリソースの大規模なライブラリが用意されています。
豊富なオプションも邪魔になるようでは結局は無用の長物となり、習得に時間がかかってプロジェクトの遂行、財務、従業員の士気に悪影響を与えかねません。
「Trello の一番気に入っているところは、そのシンプルさです。市場は優れたプロジェクト管理ソリューションで溢れかえっていますが、多くはオプションや機能が過剰なので、不要な複雑さを助長しかねないことに気づきました。Trello はその逆です。Trello によって当社はシステムやプロセスの複雑さを低減して、ワークフローを視覚化して合理化できるようになりました。それにもかかわらず、業務を完了するために十分な機能を提供してくれます」– R.J. Weiss、The Ways to Wealth 創設者
チームが好むモバイル エクスペリエンス
従業員が日常的に携帯電話で業務を行っている世界では、モバイル ユーザー エクスペリエンスがますます重要になっています。チームはコンピューターの前に座っていなくても、ファイルをアップロード、情報にアクセス、同僚とすぐにコミュニケーションできる必要があります。
Igloo の State Of The Digital Workplace (デジタル ワークプレイスの現状) によると、従業員の 5 人に 1 人は日常的に自分の携帯電話から仕事用アプリにアクセスしています。近年、その数は爆発的に増加しており、プロジェクト管理ツールにおけるモバイルの互換性がいかに重要であるかを示しています。
Monday のモバイル エクスペリエンスは、簡略化されていたり過密化されていたりします。プロジェクト ビューの多くは携帯電話で表示しにいため、各プロジェクトのタイムラインを把握するために横にスワイプしてさらなる時間を費やすことになります。対して Trello では、画面サイズに関係なく全体像を表示できます。コンピューター、携帯電話、またはその中間のデバイスであっても、リアルタイムのアップデートによってチームはプラットフォーム間をシームレスに移動できます。
Trello vs Shadow IT: エンタープライズレベルの権限とセキュリティ
Forbes によると、企業の 5 社に 1 社は「未認可の IT リソース」が招くサイバーセキュリティの課題に直面しています。それらのセキュリティ侵害はコストがかかり、平均コストは米国だけで 905 万ドルとなっています。厄介なデータ侵害を回避したい企業は、受け入れるツールのセキュリティ機能を評価して、従業員が安全に業務を行えるように対策を講じる必要があります。
Shadow IT に対処してデータ保護を確保するセキュリティ対策
Trello は基本的なユーザー管理や SAML シングル サインオンに留まらず、IT 部門さえも気に入るような堅牢なセキュリティ機能を提供します。ワークスペース管理者は、ユーザー権限の更新、ファイル共有アクセスの制限や、従業員が統合するアプリの制御さえも実行できます。
最後に述べた、従業員が統合するアプリの制御は重要な機能です。従業員の 57% が業務を遂行するために、日常的に 1 つ以上の未承認のアプリを使用していると認めているためです。この未承認のアプリの使用 (シャドー IT とも呼ばれます) は企業にとって大きな問題となっており、組織にリスクをもたらします。
Trello によってワークスペース管理者は従業員が統合できるアプリを定義することで、シャドー IT に対処できます。未承認のアプリを見逃さないようにして、生産性向上を維持できます。
エンタープライズ管理者向けダッシュボードによって、セキュリティ担当者は次のことを実行できます。
- ワークスペースとボードにわたって段階的なセキュリティ権限を設定する
- ワークスペースとボードの初期設定の可視性に関する設定を選択する
- ワークスペース メンバー (とそのアクセス権) を個別または一括で管理する
- ボードの作成/削除権限を持つユーザーを定義する
- ワークスペースの Enterprise 加入リクエストを承認する
- Enterprise ライセンスの割り当て/削除する
- 承認済みのファイル共有オプションを指定する
- 会社のセキュリティ プロトコルを満たす Power-Up (アプリの統合) を承認する
Trello Enterprise では、SOC2、SOC3、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27018、PCI DSS、FedRAMP 認定、GDPR 準拠など、厳格なセキュリティとコンプライアンス プログラムを維持しています。Trello Enterprise に対するお客様の信頼は重要であるため、Trello ではすべての信頼とセキュリティ関連のレポートと認定を 1 か所にまとめています。
Trello Enterprise なら、作業の完遂だけでなくチームワーク向上を実現
世の中には多数のプロジェクト管理ソリューションがありますが、組織に最適なソリューションの選択に関しては複雑なものである必要はありません。Trello Enterprise の強固な機能は直観的なシンプルさも併せ備えているため、エンタープライズ チームはより効率的に業務を行えます。チームは社内プロセスを合理化するために必要なツールを入手してチーム間のコラボレーションを向上させ、作業工程を管理できます。
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