会議には時間がかかります。時は金なりといいますが、実際はお金よりも時間のほうが大切です。時間は貴重なエネルギーと同じで、一度使うと戻ってきません。
でも誤解しないでください。ぼんやりする、詩を書く、瞑想する、歌の歌詞を思い出す、漫画のキャラクターのためのアイデアを描く、これらはすべて時間の無駄ではなく、価値のある時間の使い方です。会議中だけでなく—もちろん、会議の議題がそんな楽しいものであれば話は別ですが (私たちもぜひ招待してください)。
そして、会議終了後に、自分がやる気に満ちているところを想像してみてください。あなたは、プロジェクトの全体像が見えていて、自分の仕事についても明確に理解しています。あなたも他のチームメンバーも、次に何をすべきかが分かっています。
不可能だと思いますか?そんなことはありません。私たちの多くは、会議には無駄が多く仕事の必要悪だという先入観を持っています。そのため、会議の効率性を高める努力をあまりしていません。
アトラシアンが行った調査によると、50% の会議は生産的ではないと考えられています。つまり、明らかな成果がなく、次のステップも明確に理解されていないということです。チームで過ごす時間は、協力的で生産的に見えますが、いつも仕事を完了するためだけに時間を使えるとは限りません。同じ調査では、米国の企業は、給与費用の 370 億ドルを不要な会議に費やしていることがわかりました。会社の窓からお札をばらまいているようなものです。
カレンダーが会議の予定で埋まっているなら、その予定された会議ををもっと魅力的なものにしてみましょう。会議のスキルを向上させるためのクラスや、他のセミナーに出席したりせずにです。
もう悩む必要はありません。会議の進め方に関する解決策はここにあります (セットアップは簡単です) 。
チームミーティングの大改造
私たちは、効果が実証済みの会議時間を短縮するためのガイドラインと無料のチームミーティング用 Trello ボードを作成しました。これらのガイドラインとボードをコピーして、同僚たちがストレスなしでチームミーティングに参加できるようにしてください。
それでは、週次のチームミーティングを劇的に改善する方法をくわしく紹介していきます。
新しいお気に入りのボードと出会う
会議が始まる前に、週次チームミーティングボードをチェックしましょう。まずは重要なことから始めます。 [Meeting Template (ミーティングテンプレート) ] というタイトルのリストを見てください⬇️ 次の会議の準備をするときに、そのリストをコピーしてください。
会議が始まる数分前に準備をしているのであれば、その習慣を変える必要があるかもしれません。チームミーティングの成功には、チームメンバーに準備の時間を与えるためにも、数日間の準備期間が必要です。Trello では、週次と隔週のチームミーティングを行いますが、会議の 4 ～ 5 営業日前に議題をカードに追加し始めるように関係者全員に通知しています。
通常、チャットでまたは全員に通知を送って知らせています。ミーティングリストが共有されると、話し合う議題がチームの 4 分の 1 以上に影響がある場合に、誰でも自由にカードをリストに追加できます。
カードを [Discuss During Next Meeting (次の会議で話し合う) ] プレースホルダーの下に置いてください。それぞれにチームメンバーを追加することで、議題と所有者の視覚的なつながりができます。
どのようなカードなら、チームミーティングを有意義にできますか?
新しくリリースしたサービスや製品について話したい場合もあるでしょう。ぜひ、失敗談を含め、重要な経験や学んだことを他のチームメンバーと共有してください。
ミーティングカードに画像やファイル、チェックリストなどを追加し、より多くの情報を提供して事前の関与を増やします。
自分が取り組んでいることについて、他のチームメンバーからアドバイスがほしいですか?その場でフィードバックやアイデアを求めなくても、会議の時間を利用して状況を話せばとても役立ちます。
あなたは出席した会議から、何か新しいことを学びましたか?知識を伝えることは、新しい考えを生むきっかけとなり、みんなに感謝されるでしょう。
会議の前にチームメイトは、コメントや質問、提案をミーティングカードに追加できます。これでカードの所有者は事前の準備が可能になります。
慣例や毎週くり返す手順がある場合は、ミーティングテンプレートリストに追加してください。毎週リストに加える必要がなくなります。例えば、一般的なチームアップデートやチームの努力を称えるリスト (Trello では、「Team Bravos (チームブラボー) 」と呼んでいます) が当てはまります。
会議では全員に役割があります
すべての会議で全員に役割があるとは限らないかもしれません。けれども、マンネリ化を防ぐためにも、会議の進行役や書記をチーム内で順番に割り当ててみてはどうでしょう?方法は以下のとおりです:
ミーティングの進行役
各会議で、参加者の誰かのアイコンが [meeting lead (会議の進行役) ] カードに追加されます。進行役には、参加者の出席を確認し (会議に現れていなければメッセージを送る)、会議を進行してカード上のすべての議題が扱われ、参加者全員が議題について理解しているようにし、議論が長引く場合は予備、フォローアップ会議に議題を持ち越す、などの役割があります。
会議ごとにチームから異なる進行役を割り当てて、ルーチン化するのを防ぎましょう。
⭐️プロのヒント: 名前のアルファベット順で決めましょう。2 回目以降は、進行役が、翌週の会議のためにローテーションの次の人に引き継ぎます。
書記
書記の役割は会議中に議事録をつけることです。議事録をカードのコメントセクションに追加すると、チームメンバーがすべてのアイデアや結論、結果を後で見直すことができます。
[scribe (書記)] カードにも、チームメンバーの誰かのアイコンがあります。ボランティアや最後に会議に来た人が書記になってメモを取ります (最後に来た人を書記にすると、全員が時間を守るようになります😉) 。書記を決める方法は、会議が始まる前にしっかり定義してください。このリストのカードに関する話題が話し合われ始めたら、書記はその内容を要約してコメントを追加していきます。
完璧なチームミーティングを行う
さあ、会議を始めましょう。
時間通りに開始して、1 つの議題につき 2 分から 5 分というように、それぞれの議題を簡潔にして要点を保つようにすると、参加者全員が集中し、関心を持続させることができます。各会議の最後の数分間は、次のステップを話し合うための時間として残しておきましょう。このステップには、アクションアイテム、締め切り、各タスクの所有者のリスト作成が含まれます。
1 つの議題ついての話し合いが長くなりすぎた (全員の時間が費やされてしまった) 場合は、丁重にその議題を打ち切り、次の議題に移る提案をしてください。会議を終了予定時間にきちんと終わらせることで、チームメンバーが疲れ切ってしまわないようにします。
会議の時間は、長くても 45 ～ 60 分が理想的です。会議を進行する際の最大の落とし穴は、参加者が熱意にかけていることや、集中していないことです。会議が長くなればなるほど起こりやすくなります。
会議終了後に、すべてのミーティングリストを Trello ボードの前回の会議セクションにドラッグします。これですべての会議の履歴を保存でき、参加できなかったメンバーも話し合われたアイテムを確認できます。
必要なら、テンプレートで使用しているミーティングの骨組みを変えてください。四半期に一度のペースで、チームメンバーからミーティングの骨組みのいい部分と悪い部分についてのフィードバックを取得しましょう。メンバーからのアドバイスは、チームミーティングの進め方を長期的に向上させていくためにとても有益です。以前の会議の情報が保存されているボードを使用すると、一目見ただけでその過程が分かります。
今回ご紹介したワークフローを試した結果を、ぜひお聞かせください。
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