Para muitas pessoas por aí, controle de tarefas é uma experiência dolorosa. Na melhor das hipóteses, é visto como um mal necessário. Na pior das hipóteses, elas se sentem mais ou menos assim:
Ninguém gosta de correr para lançar as informações em seus relatórios de horas em uma sexta-feira no final da tarde. E ninguém gosta de ter que ser a pessoa que persegue todos para enviarem seus relatórios de horas.
Felizmente, o controle de tarefas não tem que envolver constantemente azucrinar sua equipe. Pode ser indolor, até divertido! Aqui estão cinco maneiras de fazer o controle de tarefas fácil (leia-se: realista) para que sua equipe realmente faça isso direito.
1. Dê Opções às Pessoas
Ninguém gosta que digam o que tem que ser feito. Isso é especialmente verdadeiro quando se faz o controle de tarefas. O que funciona para você, pode não funcionar para outra pessoa. A chave é dar às pessoas maneiras diferentes de inserir seu tempo nas planilhas.
Para aqueles que preferem uma planilha de tempo à moda antiga, deixe que eles coloquem todos os dados no final do dia, tudo de uma vez só. Para aqueles que acham isso muito trabalhoso, pode ser interessante permitir que liguem e parem um cronômetro sempre que mudam de tarefas ao longo do dia. Você ficaria surpreso com quantos de seus problemas de controle de tarefas serão resolvidos por um cronômetro funcional que não atrapalha no andamento dos trabalhos.
2. Como Controlar as Tarefas no Fluxos de Trabalho de suas Equipes
Parte das vantagens de dar opções às pessoas envolve a integração de controle de tarefas no fluxo de trabalho da sua equipe.
Em um nível mais elevado, sua equipe provavelmente passa a maior parte de seu dia em uma ou duas ferramentas principais. Talvez o Trello é onde você vai ficar de olho nos projetos mais críticos.
Talvez seus desenvolvedores estejam sempre no GitHub. Se você pode adicionar um cronômetro diretamente a essas ferramentas, você tira muito do atrito do controle de tarefas. O Harvest, por exemplo, permite que você controle o tempo certo de seus cartões no Trello usando o Power-Up do Harvest:
Individualmente, no entanto, o fluxo de trabalho de cada pessoa é um pouco diferente de todos os outros. Algumas pessoas gostam de trabalhar em seus desktops, algumas organizam tudo em seus navegadores, outras são agarradas em seus dispositivos móveis. Certifique-se de que os cronômetros funcionem onde sua equipe gosta de trabalhar.
3. Faça Revisões Menos Traumáticas
Revisar os controles de tarefas e as planilhas de horas podem ser um grande “sugador de tempo” para os gerentes de projeto - especialmente se isso envolve fuçar em um monte de planilhas.
Certifique-se de que o seu sistema de controle de tarefas aceite mensagens pessoais, garantindo mais produtividade. A capacidade de configurar lembretes automáticos, dando às pessoas um toque amigável, pode diminuir muito o trabalho manual de acompanhamento. O mesmo vale para um processo automático de aprovação de folha de horários.
Sua ferramenta de controle de tarefas também deve agrupar os dados coletados em relatórios que permitem que você veja de relance se tudo é verdadeiro.
Como um bônus adicional, escolha uma opção que se integre com suas ferramentas de gerenciamento de projetos. O Harvest, por exemplo, permite anexar um relatório de tempo aos cartões Trello, para que você possa ver quanto tempo passou em cada cartão.
4. Comprometimento com a Transparência
Muitas empresas insistem que as pessoas acompanhem o tempo sem explicar por que isso é necessário. Sua equipe ficará muito mais disposta se entender por que é importante para o negócio e como isso os impacta.
Se você estiver aberto com sua equipe sobre como o controle de tarefas permite que você mantenha orçamentos do projeto sob controle para que você não perca dinheiro ou dê aos clientes estimativas mais precisas, os funcionários entenderão.
Dê-lhes uma participação na execução do negócio, mostrando como seus esforços de controle de tarefas afetam a lucratividade e qual vai ser essa lucratividade.
O controle de tarefas também fornece insights que podem ser úteis em um nível individual. Todos nós gostaríamos de ser mais produtivos no trabalho, mas é difícil saber por onde começar.
O controle de tarefas permite que você saiba o que está levando muito tempo e o que está sendo negligenciado.
Ele pode ajudá-lo a descobrir suas horas mais produtivas e conhecer seu ritmo ultradiano. Abrindo os dados de tempo de acompanhamento para seus funcionários e alinhando com seus objetivos, pode fazer o tempo de rastreamento e o controle de tarefas parecer mais valioso em um nível pessoal.
5. Dê um Tempo para a Diversão
À primeira vista, transformar o controle de tarefas em uma atividade divertida parece um exagero. Você provavelmente já pode ver sua equipe com aquela cara de “não acredito”. Mas não há nenhuma razão para que isso não agrade a eles. Dica: um pouco de gamification.
Talvez você pudesse oferecer um prêmio divertido no final do ano para a pessoa que mais controlou as tarefas consistentemente, ou medalhas para cada pessoa que atinge um novo patamar no controle de tarefas.
Acompanhe as porcentagens de conclusão de sua equipe e planeje dar uma festa quando 100% do escritório enviar suas planilhas dentro do prazo!
Você já fez algo criativo para tornar o controle de tarefas divertido em seu escritório? Que estratégias funcionam melhor para você quando se trata de convencer sua equipe a rastrear o tempo e controlar as tarefas.
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