Quando você está tentando fazer uma empresa crescer de maneira eficiente, eficaz e econômica, não existe um jeito melhor do que construindo uma cultura de otimização de processos.
Você pode estar pensando que otimizar processos ou até mesmo criar processos são coisas de grandes empresas, mas considere isso: eu faço parte do time de growth da Hubstaff e nós crescemos em apenas dois anos de uma receita anual de $ 200.000 para $ 2.2 milhões. Isso é um crescimento por volta de 700% e somos uma empresa que usa apenas financiamento próprio (não temos investidores). Nosso time tem apenas 30 pessoas (ano passado eram apenas 15) e todos trabalham de maneira remota.
Criar e otimizar processos tem sido parte da nossa cultura desde o começo da empresa e isso teve um grande impacto no nosso crescimento. Sempre que achamos uma estratégia que funciona, nós documentamos ela para entender o que ocorreu, para então podermos construir um processo em cima disso.
As pessoas sabem que processos ajudam empresas a serem bem sucedidas. Mas poucas pessoas parecem saber como implementá-los. Toda vez que eu procuro por informações relacionadas a criação ou otimização de processos, eu encontro perguntas como essas:
E os resultados das buscas seguem esse mesmo padrão…
Eu vou te contar um segredo: processos não são difíceis de construir. Eles não são difíceis de implementar. E, relatando de maneira correta, eles podem continuar existindo de maneira eficiente sem você precisar ficar gerenciando.
Como a otimização de processos nos ajudou a conseguir 700% de crescimento em receita anual
O maior benefício de se instituir processos é simples: eles ajudam sua empresa a funcionar no piloto automático.
Quando você está gerenciando um time, uma boa parte do seu tempo pode ser para gerenciar as tarefas dos seus funcionários. Isso pode tomar grande parte da sua semana, o que torna difícil de focar nas tarefas que vão fazer seu negócio crescer.
Gerenciar o trabalho de alguém pode ser bem frustrante. Você não está aprendendo nada novo, você não está contribuindo para o sucesso da empresa, seu crescimento é lento e você provavelmente sente que é melhor qualificado para fazer outras tarefas do que simplesmente ficar gerenciando no que seu time está trabalhando. Isso pode levar a excessivos feedbacks, o que diminui consideravelmente a produtividade no trabalho. Ninguém sai ganhando aqui.
Criar ou otimizar processos resolvem esse problema. Tarefas se mantém organizadas e são medidas. Assegurando que elas estão sendo feitas com o máximo de eficiência. Mensuração também significa que você consegue calcular o ROI de várias tarefas. Você não precisa se envolver com coisas que outras pessoas do time são responsáveis, pois as informações são atualizadas de maneira automática. Processos melhoram a escalabilidade do seu negócio e, permitem você a focar seu time em objetivos mais importantes, como por exemplo fazer o seu negócio crescer.
Entretanto, existem duas coisas importantes para observar:
1) O processo inicial leva algum tempo para ser implementado. Você terá pouquíssimo resultados a curto prazo. Você precisará lidar com as tarefas que está transformando em processos e isso significa que, na verdade, você será menos produtivo por algum tempo. Mas se você for paciente verá os resultados no final.
2) Você precisa ter relatórios de análise configurados e os seus principais KPIs definidos. Se você não está medindo o sucesso do processo, ele eventualmente irá morrer.
Agora que nós temos alinhados a questão do tempo e da mensuração, vamos nos aprofundar nos 6 elementos principais na criação e otimização de processos efetivos.
Elemento 1: Deixe tudo de forma clara com uma documentação de todo o passo a passo a ser seguido
Um bom processo, que funciona de maneira efetiva, precisa de uma documentação extremamente detalhada. É quase como criar documentações para usuários que usam alguma ferramenta (como essa página de ajuda do Trello). Cada etapa do processo precisa ser documentada e cada passo precisa ser absolutamente claro.
Em cada passo do processo existe apenas uma pergunta importante: "está feito"? Se existe espaço para uma resposta que não seja "sim" ou "não", então esse passo precisa ser ajustado. É provável que simplesmente precisa de mais detalhes. Nunca deve existir espaço para que a resposta seja "talvez" ou "sim, mas..."
Por que clareza é tão crucial?
Porque não deixa espaço para desculpas. Se algum funcionário está com dúvidas em qualquer etapa do processo, então ele precisa tirar essa dúvida de maneira imediata. E quando cada etapa do processo é clara para eles, a responsabilidade da execução recai somente sobre eles. Se os passos são confusos ou não está claro quem precisa fazer uma determinada tarefa, o processo irá ocorrer de maneira menos efetiva do que deveria.
Elemento 2: Otimize seu processo de onboarding com sólidos materiais de treinamento
Materiais de treinamento efetivos vão além do que está especificado no processo. Apesar da documentação do processo dever ser extremamente detalhada, sempre vai existir espaço para mais instrução. E criando materiais de treinamento que proporcionam esse conhecimento, você salvará muito do seu tempo quando novos funcionários precisarem ser treinados naquele processo.
Dica matadora: Incluir materiais interativos no seu treinamento pode fazer o processo de aprendizado muito mais fácil. Screenshots e vídeos levam apenas alguns minutos para preparar, mas podem salvar várias horas suas de treinamento, uma vez que novos funcionários estão fazendo o processo de onboarding. Claro que esses materiais de treinamento precisam ser atualizados. Eu treino muitas pessoas na Hubstaff e se eu vejo as pessoas perguntando sempre as mesmas questões que não são respondidas com os materiais que eu criei, eu vou criar novos vídeos que respondam essas perguntas.
Então, você precisará continuar investindo tempo em treinamento. Mas será infinitamente menos do que se você tivesse que treinar cada pessoa de forma individual.
Existe outro ponto importante que eu irei enfatizar aqui: se você vai treinar alguém em uma tarefa, você precisa já ter feito aquela tarefa alguma vez. Você precisa passar pelo processo pelo menos uma vez, duas (três vezes seria o ideal), então você poderá ver onde possivelmente as pessoas possam ter dúvidas. Talvez estejam faltando algumas etapas no processo ou é muito difícil de mensurar.
Saber todos os prós e contras e tomar decisões para corrigi-los de antemão tornará seu treinamento muito mais efetivo e salvará muito tempo seu a longo prazo, apesar do investimento de tempo inicial.
Elemento 3: Tenha processos incríveis com relatórios completos
Como mencionei anteriormente, processos precisam ser mensuráveis e precisa haver algum sistema de monitoramento dos dados. Se você não está mensurando os resultados de um processo, você pode ter inúmeros problemas, incluindo não ser capaz de calcular o ROI de várias atividades. Colocar um sistema robusto de relatórios logo no começo irá salvar o seu tempo no futuro de tentar descobrir se o processo está funcionando ou não.
Vamos ver um exemplo: Se você está fazendo uma campanha de cold e-mail, você poderá monitorar 3 métricas diferentes:
• O número de endereços válidos que foram coletados
• O número de pessoas que foram contatadas
• O número de respostas recebidas
Com apenas três simples critérios de mensuração, você pode ter uma boa ideia do quão efetivo é o seu processo e se seus funcionários estão melhorando, mantendo ou perdendo performance.
Manter o número de métricas pequeno e focar apenas nos principais indicadores geralmente é uma boa ideia. Ter mais dados é bom, porém quanto mais complicado os relatórios são, mais tempo você vai demorar para criá-los e maior a dificuldade de manter seus funcionários engajados em criá-los.
E, claro, o sistema de relatório deve ser acessível e completo. Pode ser tão simples quanto uma planilha do Google Docs ou mais complexo como ferramentas completas de gestão. Qualquer que seja sua decisão, tenha certeza que será fácil para todo mundo usar e colocar apenas informações que estejam relacionadas com os KPIs principais.
Se você pedir para os membros do seu time fazer o máximo que eles conseguirem, você provavelmente terá dois resultados: eles ficarão esgotados ou terão uma performance abaixo da média. Objetivos devem estar relacionados a KPIs específicos e esses KPIs devem estar diretamente ligados a performance da empresa.
Elemento 4: Opere em máxima produtividade usando benchmarks
Porque você passou pelo processo inteiro uma ou duas vezes, você provavelmente deve ter uma ideia de quais benchmarks usar. Voltando ao nosso exemplo da campanha de cold e-mail, você pode ter descoberto que conseguir 30 e-mails válidos por dia é um bom número. Você pode usar isso como um ponto de partida do seu benchmark.
Claro que na medida que você continua o processo, o benchmak irá mudar. A primeira coisa que você precisa fazer é alocar bons benchmarks para cada pessoa durante o processo. Se você tem seis pessoas coletando e-mails, você pode ter seis diferentes tipos de benchmarks.
Controle e mensure esses dados ao longo do tempo e esteja atento para qualquer mudança. Por exemplo, se alguém está constantemente operando abaixo do benchmark, descubra o porquê. Você pode usar um aplicativo de gestão de tempo para ver onde seus funcionários estão gastando o tempo deles ou um sistema de mensuração de produtividade para ver se eles estão fazendo o trabalho de maneira eficiente.
Do outro lado, se os números de outra pessoa está constantemente acima do benchmark, veja se você consegue descobrir o que a ajudou a aumentar a eficiência. Talvez ela descobriu que alguma etapa do processo não era necessária e isso salva tempo. Ou talvez ela tenha ajustado uma tarefa para torná-la mais efetiva. Qualquer que seja o motivo, descubra o que aumentou a eficiência dela e veja se você consegue aplicar para o restante do time.
Na medida que você refina o seu processo e seus funcionários se tornam mais hábeis, seu benchmark irá mudar. Mantendo um detalhado registro dos resultados e benchmarks, você pode continuamente otimizar os processos da empresa.
Aqui abaixo uma simples forma que usamos uma planilha do Google Docs para coletar uma única métrica em uma campanha de link building:
E, claro, isso é o que você vê com o passar do tempo:
Elemento 5: Motive os funcionários com autonomia (deixe eles se sentirem donos do negócio)
Fazer o mesmo processo repetidamente por meses torna a tarefa entediante. Mesmo que o processo seja desenvolvido e os resultados melhorem, os funcionários irão ter dificuldades de se manterem motivados para trabalhar na mesma tarefa constantemente.
Como você mantém a motivação elevada? Ao invés de só delegar tarefas, delegue autoridade também. Deixe seus companheiros de time controlarem esses números e trabalharem com eles para alocarem um objetivo desafiador de se atingir. Um objetivo motivador é difícil, porém alcançável.
Esse objetivo precisa ser específico. Se você não tem um número claro para atingir, os funcionários poderão cair na armadilha do "o máximo que você conseguir". Se você pedir para os membros do seu time para fazer o máximo que eles conseguirem, você provavelmente terá dois resultados: eles ficarão esgotados ou terão uma performance abaixo da média. Objetivos devem estar relacionados a KPIs específicos e esses KPIs devem estar diretamente ligados a performance da empresa.
Mostrar aos funcionários que os esforços dele estão afetando diretamente as metas da empresa é extremamente motivante. Nem sempre é fácil fazer essa conexão, mas ela pode ser feita. Se você pode medir, então você pode fazer uma conexão com suas metas principais.
Outra coisa para manter em mente quando você está alocando objetivos é adicionar sub-objetivos também. Seus objetivos podem ser trimestrais ou até mesmo anuais e esses objetivos de longo prazo podem facilmente se perder dentro das preocupações de curto prazo. Se você deseja enviar 2.000 cold e-mails em um ano, quebre essa meta para 500 por trimestre e 166 por mês. Monitorar o resultado dos objetivos a curto prazo é mentalmente mais fácil e fará você ter certeza se está tudo alinhado com seus objetivos de longo prazo também.
Esses tipos de objetivos mensuráveis e alcançáveis são importantes e cruciais para escalar sua empresa também. Se você está enviando 50 e-mails de prospecção de linking building e você deseja enviar 100 em dois meses, você pode escalar esse resultado através do processo que você criou. Ajustar objetivos e KPIs só torna o processo ainda mais eficiente.
Elemento 6: Esteja conectado através de reuniões periódicas
Só porque você delegou tanto as tarefas quanto a autoridade não significa que você é "carta fora do baralho". Você ainda precisa ter certeza que seus funcionários estão usando a autoridade deles e colocando em prática o processo para evoluir e fazer progressos. Eles estão no caminho certo para atingir os objetivos deles?
Se eles estiverem, parabenize eles pelo trabalho duro e forneça um feedback positivo. Esse tipo de atitude é inestimável quando se trata de motivar seus funcionários. Entretanto, se eles não estão atingindo os objetivos, você tem trabalho a fazer. Descubra o porquê as coisas não estão saindo como o planejado.
Talvez eles estejam esgotados ou ficando entediados com as tarefas repetitivas. É possível também que o processo em si não esteja mais performando tão bem. Não importa a razão, você vai querer saber a respeito o quanto mais cedo possível. Se você só descobrir que seu time não irá atingir os objetivos somente no final do trimestre é muito tarde para fazer mudanças antes de você já ter que apresentar seus números. E isso é ruim para todo mundo.
Ao invés disso, vá na raiz do problema assim que você puder e faça alterações. Reuniões regulares servem justamente para você analisar o progresso e garantir que você não está descobrindo falhas ou problemas tarde demais. Com isso você ainda terá tempo para otimizar os processos.
Essas reuniões não precisam ser um grande evento. As vezes, basta uma ligação de 15 minutos a cada duas semanas para saber como as coisas estão indo. Se a performance precisa ser melhorada, anote o que precisa ser alterado e coloque como um item de ação para a próxima reunião (aqui o meu template). Então, confira daqui a duas semanas na sua próxima reunião se a ação foi feita.
Processos otimizados são a espinha dorsal da sua máquina de crescimento
Esses 6 elementos de otimização de processos foram desenvolvidos durante os dois anos e meio que eu passei focando no crescimento da Hubstaff. Eu desenvolvi vários processos de marketing do zero, incluindo produção de conteúdo, link-building, e-mails de prospecção de vendas e parcerias de integração. Todos os processos foram feitos usando esses 6 princípios.
Antes de instituir processos, eu poderia passar facilmente 30 ou 40 horas por semana somente gerenciando funcionários aos quais eu deleguei tarefas. Constantes contatos, múltiplos feedbacks, gerenciamento de pessoas e a frustração das coisas não serem feitas como eu gostaria que fossem resultaram em uma grande perda de tempo. E enquanto eu estava fazendo tudo isso, as tarefas que eu realmente deveria estar fazendo para o crescimento da empresa estavam sendo ignoradas.
Após instaurar processos efetivos e deixar tudo em ordem, eu posso checar os relatórios em 30 minutos, fazer reuniões quinzenais em outros 30 minutos e passar uma hora atualizando processos. Imagina o que você pode fazer com todo esse tempo livre.
Se você começar a usar esses princípios para construir processos efetivos, por favor me avisa como está indo. Eu vou adorar saber como você está usando processos no seu próprio negócio e o ganho de eficiência que você tem ganhado por causa disso.
Gerencie seus projetos e tarefas com o Trello e monitore sua eficiência no tempo gasto com esses trabalhos usando Hubstaff.
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