Eine ganz neue Methode, Aufgaben zu verfolgen: das Power-Up für Übersichtskarten

Das Arbeitsleben ist ständigen Veränderungen unterworfen. Routineaufgaben sind zwar oft planbar, aber es ergeben sich auch immer wieder unvorhergesehene Änderungen, die Fristen und Ziele des Unternehmens gefährden können. 

Wenn nicht alle Aspekte des großen Ganzen sichtbar sind oder Echtzeitdaten für schnelle Reaktionen auf kurzfristige Änderungen fehlen, drohen Engpässe, Verzögerungen und Überlastung. Auch positive Entwicklungen wie Unternehmenswachstum und konkrete Erfolge sind leicht zu übersehen, wenn die Arbeit über verschiedene Teams verteilt ist. Dabei sollten gerade diese Erfolgsmeldungen gebührend gefeiert werden, weil sie den Zusammenhalt zwischen den Teams stärken. 

Wie wäre es, wenn du einfach alle geschäftskritischen Informationen zusammenstellen und Änderungen von Trello in Echtzeit verfolgen lassen könntest, sodass du benachrichtigt würdest, wenn ein Eingreifen erforderlich ist? Und das alles über eine Trello-Karte in den Boards, die du ohnehin täglich nutzt?

Genau das machen wir mit den neuen Übersichtskarten (Dashcards) für alle Benutzer möglich. Sie sind eine innovative Möglichkeit, Aufgaben über alle Boards im Arbeitsbereich hinweg im Blick zu behalten und Veränderungen in Echtzeit festzustellen. Du kannst Filter für selbst definierte Datensätze erstellen (beispielsweise für alle dir in Boards im Arbeitsbereich zugewiesenen Karten, für alle in dieser Woche fälligen Karten oder für alle Karten mit rotem Label) und mit diesen Filtern dann alle entsprechenden Karten direkt im Trello-Board verfolgen.

Das Titelbild der Übersichtskarten zeigt dir auf einen Blick, wie viele Karten den Filterkriterien entsprechen. Per Mausklick gelangst du zu den einzelnen Karten und Metriken aus dem jeweiligen Datensatz. Da Zusammenarbeit im Team und darüber hinaus selbstverständlich ist, funktionieren Übersichtskarten so wie alle anderen Karten im Board. Du hast damit ganz neue Möglichkeiten, Ziele und Projekte auf einer höheren Ebene zu besprechen und darüber zu berichten. Du kannst Karten priorisieren und zwischen Listen verschieben, Fälligkeitsdaten zuweisen, Mitglieder festlegen, Kommentare nutzen und vieles mehr. 

Um dies greifbarer zu machen, haben wir hier einige Verwendungsmöglichkeiten für Übersichtskarten in deinem Workflow aufgelistet:

• Du kannst ein Board mit einem unternehmensweiten Überblick über alle Initiativen erstellen. So siehst du, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden und wo es möglicherweise Hindernisse gibt.
• Du hast die Möglichkeit, Workloads boardübergreifend zu verfolgen, um deine eigenen Aufgaben im Blick zu behalten oder sicherzustellen, dass dein Team seinen Workload fristgerecht erledigen kann.
• Eine Übersicht der in benutzerdefinierten numerischen Feldern festgehaltenen Geschäftschancen gibt dir Hinweise auf den Zustand einer Vertriebs-Pipeline.
• Du kannst dir Einblick in aktuelle Funktionsanfragen, Fehlermeldungen und Supportfälle verschaffen, um die Kundenzufriedenheit besser managen zu können. 

Übersichtskarten bieten vielfältige Verwendungsmöglichkeiten, aber was musst du wissen, um gleich damit loszulegen?

Erste Schritte mit Übersichtskarten

Ich verwende den Ausdruck "Es ist ein Kinderspiel" nie leichtfertig, aber es ist in der Tat ein Kinderspiel, deine erste Übersichtkarte zu erstellen. Im Prinzip musst du nur alles auswählen, was für dich relevant ist, und schon stehen dir die gewünschten Daten zur Verfügung. Sollte dir das zu mühsam sein, gibt es auch eine schnellere Möglichkeit: Wir haben Vorlagen für die gängigsten Einsatzbereiche von Übersichtskarten bereitgestellt. 

Als Beispiel nehmen wir das unten dargestellte GIF mit dem Board für die wöchentlichen Meetings meines Teams. Ich möchte mir schnell einen Überblick über die anstehenden Aufgaben der einzelnen Teammitglieder verschaffen, damit wir entsprechend planen können und ich sichergehen kann, dass alles im Zeitplan bleibt. Ich erstelle also für jedes Teammitglied eine Übersichtskarte, auf der ich die dieser Person zugewiesenen Karten mit künftigen Fälligkeitsdaten über alle unsere Boards im Arbeitsbereich hinweg verfolgen kann.

Das Power-Up für Übersichtskarten aktivieren und die erste Übersichtskarte erstellen:

1. Füge das Power-Up für Übersichtskarten entweder aus dem Power-Up-Verzeichnis in deinem Board oder über diesen Link hinzu.
2. In der Kopfzeile deines Boards wird jetzt die Schaltfläche "Track" (Verfolgen) angezeigt. (Wenn du sie nicht siehst, öffne in der Kopfzeile des Boards das Menü für Power-Ups und klicke neben "Track" (Verfolgen) auf die drei Punkte (...). Vergewissere dich, dass die Option "Show on board" (Im Board anzeigen) aktiviert ist.)
3. Klicke in der Kopfzeile deines Boards auf die Schaltfläche "Track" (Verfolgen), um das Menü für die Übersichtskarten zu öffnen.
4. Du kannst eine der acht Vorlagen für Übersichtskarten auswählen oder über die Option "Customize" (Anpassen) eine eigene erstellen.

Profitipp: Mit einer Übersichtskarte kannst du ganz schnell die Karten in einer Liste zählen. Klicke dazu in der jeweiligen Liste oben auf die drei Punkte und dann auf die Option "Track with Dashcard" (Mit Übersichtskarte verfolgen).

So erstellst du eine eigene Übersichtskarte:

1. Klicke im Übersichtskartenmenü oder in einer Übersichtskartenvorlage auf die Option "Customize" (Anpassen).
2. Gib der Übersichtskarte einen aussagekräftigen Namen und wähle wie beim Trello-Board eine passende Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundbild aus.
3. Wähle aus den Dropdown-Menüs zum Filtern die Kriterien aus, die du verfolgen möchtest. Du kannst auch benutzerdefinierte Felder auswählen. 
4. Klicke auf die Schaltfläche "Start Tracking" (Verfolgung beginnen), um die Übersichtskarte deinem Board hinzuzufügen. 
5. Wie alle anderen Karten kannst du Übersichtskarten beliebig verschieben und organisieren.

Per Klick auf eine Übersichtskarte mehr erfahren

Das Titelbild der Übersichtskarte zeigt die den Kriterien entsprechenden Karten und Daten in Tabellenform. Wenn du auf die Übersichtskarte klickst, kannst du dir die angezeigten Karten näher ansehen. Auf der Kartenrückseite findest du einen neuen Abschnitt für die Übersichtskarte mit drei wesentlichen Funktionen:

• Eine Option, mit der du als Ersteller der Übersichtskarte auswählen kannst, ob andere Mitglieder des Boards mit Anzeigeberechtigung für die Übersichtskarte auch alle Karten anzeigen dürfen, die von den Filtern der Übersichtskarte ausgegeben werden (selbst wenn sie keinen Zugriff auf das ursprüngliche Board der Karten haben). (Hinweis: Die Berechtigungen zur Bearbeitung der Karten und zum Zugriff auf die entsprechenden Boards richten sich weiterhin nach den regulären Einstellungen in Trello.)
• Eine Darstellung der ersten 10 übereinstimmenden Karten. Du kannst einfach auf eine Karte klicken, um sie direkt aufzurufen.
• Die Schaltfläche "Explore" (Ansehen), mit der du alle übereinstimmenden Karten filtern und sortieren, Metriken und den Änderungsverlauf anzeigen, Warnungen festlegen und als Ersteller auch die Übersichtskarte bearbeiten kannst.

Daten sichten

Klicke auf der Kartenrückseite auf die Schaltfläche "Explore and edit" (Ansehen und bearbeiten). Eine Tabelle mit den entsprechenden Karten wird angezeigt. Das ist aber noch längst nicht alles, was du mit diesen Daten anfangen kannst. 

In der Tabelle der Übersichtskarte kannst du die für dich wichtigsten Informationen herausfiltern, indem du auswählst, welche Spalten ausgeblendet, sortiert, angepasst oder visualisiert werden sollen. Wenn du in eine Visualisierung klickst, wird die Tabelle automatisch aktualisiert und du hast eine Reihe von Möglichkeiten.

Wenn ich mir beispielsweise Trends beim Auftragseingang im vergangenen Jahr ansehen möchte, um saisonale Muster zu ermitteln, kann ich die Spalte "Created" (Erstellt) visualisieren. Es wird dann deutlich, in welchen Monaten mehr Karten erstellt wurden. Wenn ich auf einen der Tage in der Hochsaison klicke, werden in der Tabelle nur noch die an diesem Tag (oder in diesem Monat) erstellten Karten angezeigt. Vielleicht sind das immer noch zu viele. Dann kann ich auch nur die Karten für eine bestimmte zugewiesene Person anzeigen. Nun kann ich mit dieser Auswahl interagieren, um die Verteilung der Workloads zu verwalten.

Diese Möglichkeiten verbessern meine Planung und die Vorbereitung meines Teams auf Monate mit hohem Arbeitsaufkommen. Wir sind besser gerüstet, um auf der einen Seite eine Überlastung zu vermeiden und auf der anderen Seite in ruhigeren Phasen zusätzliche Projekte anzunehmen.

Metrik, Verlauf und Alarme

Wenn Teams benutzerdefinierte Felder von ihren Karten nutzen, um für das Board relevante Datenpunkte zu organisieren, besteht die Möglichkeit, auf Übersichtskarten neben der Kartenanzahl auch Informationen aus benutzerdefinierten Feldern anzuzeigen. Diese Felder kannst du in der Übersichtskarte auf dem Tab "Metrics" (Metrik) auswählen. In einem auf diesem Tab ausgewählten numerischen Feld kann die Summe oder der höchste, niedrigste oder mittlere Wert angezeigt werden.

Auf dem Tab "History" (Verlauf) kannst du nachvollziehen, wie sich die Anzahl der verfolgten Karten im letzten Monat verändert hat. Wenn du auf einen Tag klickst, siehst du Änderungen an den verfolgten Karten, beispielsweise neu in die Verfolgung aufgenommene, aus der Verfolgung entfernte und weiterhin verfolgte Karten. (Diese Funktion steht nur Premium- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.)

Nun zum letzten Punkt: Die neuen Übersichtskarten mit ihren umfangreichen Daten sind enorm hilfreich, aber wir wissen natürlich, dass die eigentliche Arbeit außerhalb von Trello stattfindet. Du kannst sicher nicht den ganzen Tag auf diese Karten starren und darauf warten, dass sich die Zahlen ändern. Aus diesem Grund haben wir Alarme eingerichtet, die dich oder andere Personen benachrichtigen können, wenn sich bei den verfolgten Karten etwas ändert. So erfährst du beispielsweise in deinem Slack-Channel oder per E-Mail rechtzeitig, wenn die Anzahl der Karten einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Alarme kann nur der Ersteller der Übersichtskarte auf dem entsprechenden Tab einrichten. Sie können aber an jeden beliebigen Slack-Channel oder Messaging-Dienst, an E-Mail-Empfänger oder eine Kombination aus verschiedenen Kanälen gesendet werden. (Diese Funktion steht nur Premium- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.)

Wir hoffen, dass du Übersichtskarten genauso praktisch findest wie wir und dass sie dir helfen, Aufgaben noch besser im Blick zu behalten.