Tipps für eine erfolgreiche Strategieplanung und -umsetzung

Strategieplanung. Ein Begriff, den man in Führungsetagen häufig hört. Und eine Aufgabe, auf die Unternehmen oft sehr viel Zeit, Mühe und Geld verwenden. Und doch schlagen die meisten Unternehmensstrategien fehl. Nach Wochen oder gar Monaten harter Arbeit werden sie voller Stolz und Optimismus präsentiert, nur um schnell festzustellen, dass die sorgfältig gesteckten Langzeitziele im realen Projektalltag untergehen. Im besten Fall liegen sie noch präzise formuliert in der Cloud. Im schlimmsten Fall führen sie in euren Teams zu Verwirrung, Frustration und Konflikten.

Richtig umgesetzt kann ein Strategieplan für euer Unternehmen jedoch extrem hilfreich sein und eine klare Richtung vorgeben, wie sich eure Unternehmensziele erreichen lassen. Allerdings geben etwa 40 % aller leitenden Führungskräfte an, dass ihre Führungsteams gerade bei der Strategieumsetzung keine koordinierte Herangehensweise haben. Tatsache ist: Wenn eure Strategie nichts weiter ist als ein Idealbild eures Wunschziels, ohne einen handfesten, detaillierten und abgestimmten Umsetzungsplan, werdet ihr eben dieses Ziel wahrscheinlich niemals erreichen.

Glücklicherweise gibt es Mittel und Wege, eine Unternehmensstrategie effektiv in den Projektalltag zu integrieren – inklusive Einigkeit bei den Stakeholdern, Mitarbeitereinbindung und konkreten Schritten zur Realisierung der gesteckten Ziele. Als Erstes müsst ihr einen robusten Strategieplan erstellen, der klare Handlungsanweisungen enthält.

Strategische Ziele definieren

Im Grunde genommen wird in einem Strategieplan einfach definiert, wie euer Unternehmen idealerweise aussehen soll und wie ihr dieses Idealszenario realisieren wollt. Laut Gartner können Unternehmen, die es schaffen, in ihren Teams Kapazitäten für die Implementierung neuer Wachstumsstrategien freizusetzen, ihre Rentabilität um bis zu 77 % steigern. Eine beeindruckende Zahl, die deutlich macht, wie vorteilhaft ein effizient umgesetzter Strategieplan für euch sein kann.

Die meisten Strategiepläne umfassen die folgenden grundlegenden Punkte:

• eine Beschreibung des Unternehmens (Elevator Pitch)
• das Leitbild des Unternehmens
• die Vision und die Werte des Unternehmens
• eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens (SWOT-Analyse)
• eine Analyse der aktuellen internen und externen Umgebung und deren Auswirkungen auf das Unternehmen
• die Unternehmensziele
• einen Aktionsplan zur Umsetzung dieser Ziele

Um sicherzugehen, dass eure Ziele auch tatsächlich realisierbar sind, müsst ihr euren Aktionsplan in Teilziele für jedes Quartal des nächsten Jahres aufgliedern. Dabei solltet ihr euch am SMART-Prinzip orientieren. Das heißt: Alle Ziele sollten spezifisch ("Specific"), messbar ("Measurable"), durchführbar ("Achievable"), relevant ("Relevant") und zeitgebunden (Time-Bound) sein. Das gewährleistet, dass ihr sie tatsächlich umsetzen könnt und euch Schritt für Schritt eurer Gesamtvision nähert.

Das Board unten ist ein Beispiel für die Konkretisierung eines Strategieplans in Trello. Ausgehend von einer Strategieplanungsvorlage untergliedert ihr eure Strategieziele in klar definierte Teilleistungen und legt genau fest, in welchem Quartal welche Schritte umgesetzt werden sollen.

Auf jeder Karte in der Q1-Spalte können die Quartalsziele dann nochmals weiter unterteilt werden. So könnt ihr festlegen, welche Maßnahmen die jeweiligen Abteilungen ergreifen müssen, um die einzelnen Ziele erfolgreich voranzutreiben.

Eure Teams können auch ihre jeweiligen Teamleiter auf den Karten kennzeichnen, damit alle zu jedem Zeitpunkt wissen, für welche Ziele sie verantwortlich sind und welche Ergebnisse sie liefern müssen.

So klappt die Umsetzung der Unternehmensstrategie

Sobald ihr euren Strategieplan in Quartalsziele unterteilt habt, müsst ihr dafür sorgen, dass eure Teams auch täglich auf deren Umsetzung hinarbeiten.

Alle Teammitglieder mit ins Boot holen

Erste Voraussetzung für die tatsächliche Implementierung eines Strategieplans ist es, alle Mitarbeiter einer Abteilung bereits während der Festlegung der Quartalsziele einzubinden. Natürlich holen nur die wenigsten Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Mitarbeitern die Meinung jedes Einzelnen ein, bevor sie ihre übergeordnete Roadmap festlegen. Wenn es aber um deren konkrete Umsetzung in den verschiedenen Abteilungen geht, sollten die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an involviert sein – aus zwei guten Gründen.

Erstens: Es zeigt sich immer wieder, dass bessere Ergebnisse erzielt werden, wenn Mitarbeiter aktiv eingebunden und nicht nur auf das Befolgen von Anweisungen beschränkt werden. Laut Gartner steigen die Chancen für eine erfolgreiche Strategieumsetzung um bis zu 24 %, wenn Unternehmen auf ein offenes Änderungsmanagement setzen, bei dem Mitarbeiter die Änderungsprozesse aktiv mitgestalten können. (Außerdem kann die Einbindung von Mitarbeitern in Entscheidungen über Änderungsprozesse die Mitarbeitermotivation um bis zu 38 % verbessern.) Eure Manager könnten zum Beispiel Brainstorming-Meetings oder Design-Sprints mit ihren Teams abhalten oder ihre Mitarbeiter ganz direkt fragen, wie sie selbst eure Strategie umsetzen würden.

Der zweite Grund: Mitarbeiter, die direkt mit euren Kunden zu tun haben, können die Grundannahmen eurer Strategie testen. Deswegen sollten gerade sie auf jeden Fall in strategische Entscheidungen einbezogen werden. Tatsächlich sind solche Tests ein essenzieller Schritt, bedenkt man, dass 83 % aller Strategien durch falsche Annahmen fehlschlagen können. Je höher Führungskräfte in der Unternehmenshierarchie aufsteigen, desto weniger Berührungspunkte haben sie oft mit den Anfragen, dem Feedback und den Problemen, mit denen sich eure Kunden an euch wenden. Wenn ihr Mitarbeiter mit Kundenkontakt in die Strategieplanung und -umsetzung einbindet, könnt ihr Annahmen testen und die Meinung von Kollegen einholen, die jeden Tag ganz praktisch mit diesen Fragestellungen zu tun haben.

Miteinander reden – von Anfang an und oft

Vielleicht kennt ihr aus dem Marketing die 7-Kontakte-Regel: Potenzielle Kunden müssen die Botschaft eines Unternehmens mindestens 7-mal sehen oder hören, bevor sie sich zum Handeln entschließen. Bei der Strategieplanung verhält es sich ähnlich. Euer Führungsteam muss dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter bei ihren Projekten immer auch an die neuen Strategieziele und -initiativen denken. Viel zu viele Unternehmen bezahlen viel zu hohe Summen an Beraterfirmen, die ihre neue Strategie zwar perfekt ausarbeiten, sie aber nur schlecht an die Mitarbeiter kommunizieren. Mit der Folge, dass sie sukzessive im Sand verläuft.

Damit eure Mitarbeiter eure Strategieinitiativen bei der täglichen Projektarbeit auf jeden Fall im Blick behalten, müsst ihr sie dokumentieren und konkrete Aufgaben und Fristen festsetzen. Sobald sich ein Team darauf geeinigt hat, wie es sein Quartalsziel erreichen will, sollte auch dieser Plan in Aufgaben unterteilt und dokumentiert werden. Erstellt ein Projektmanagement-Board mit spezifischen Ergebnissen, Rechercheschwerpunkten und Aufgaben, legt Fristen fest und kennzeichnet alle relevanten Stakeholder.

Auch die Zeitleistenansicht von Trello kann in solchen Fällen hilfreich sein. Sie zeigt alle Karten eines Boards in einer Zeitleiste an, die sich ganz nach Bedarf zwischen Monatsansicht, Quartalsansicht und Jahresansicht umschalten lässt. So könnt ihr rückwärts planen, um Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden.

Wollt ihr eure Strategien erfolgreich umsetzen, ist ein Projektboard aber nur ein erster Schritt. Ihr solltet auf jeden Fall auch regelmäßig in euren täglichen oder wöchentlichen Team-Stand-Ups über eure aktuellen strategischen Initiativen, Chancen und Probleme sprechen und diese auch in teamübergreifenden und unternehmensweiten Meetings und Updates zum Thema machen. Wenn jeder eingebunden ist und Teams konsequent an ihre strategischen Prioritäten erinnert werden, erreicht ihr eure Jahresziele leichter.

Teamkapazitäten für die Realisierung neuer Ziele freisetzen

Ein letzter, aber keinesfalls unwichtiger Schritt ist es, die Zeitpläne eurer Mitarbeiter zu analysieren und Platz für neue strategische Initiativen zu schaffen. Wenn ihr immer nur weitere Punkte auf die To-do-Listen eurer Teams setzt, kann es passieren, dass Aufgaben übersehen werden oder Mitarbeiter an ihre Grenzen kommen.

Sind Teammitglieder bereits mit ihren regulären Projekten und Aufgaben ausgelastet, haben sie keine Kapazität, um aktiv auf die neuen strategischen Ziele des Unternehmens hinzuarbeiten. Daher sollten eure Manager mit ihren Mitarbeitern in persönlichen Meetings das Arbeitspensum durchsprechen und Prioritäten festlegen. Wenn nicht-kritische Aufgaben auch bis später im Jahr warten können, lasst sie erst einmal ruhen. Analysiert auch, ob sich die täglichen Workflows eurer Teams teilweise automatisieren lassen. Das bietet sich beispielsweise für Routineaufgaben wie Follow-up-Mails, Postfachmonitoring und Projektupdates an. Laut Automation Everywhere lassen sich durch diesen einfachen Schritt im Durchschnitt potenziell bis zu drei Stunden pro Tag und Mitarbeiter freisetzen.

Den Fortschritt der Strategieumsetzung im Blick behalten

Während regelmäßige und klare Kommunikation ein guter Weg ist, sich über Teamfortschritte bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie auf dem Laufenden zu halten, können auch eure regulären Arbeitsmanagement-Tools hier gute Dienste leisten. Zum Beispiel könnten eure Teams in ihren Trello-Boards immer auch das strategische Ziel kennzeichnen, zu dem ein Projekt oder eine Aufgabe gehört. Dann lassen sich die Karten in der Dashboard-Ansicht von Trello nach Label sortieren und ihr seht sofort, wie viel der täglichen Arbeit eurer Teams direkt zu eurem Strategieplan beiträgt.

Ein regelmäßiger Blick auf die Team-Dashboards hilft dabei, sich einen Überblick über den Status eurer Ziele zu verschaffen. Stellt sich heraus, dass Mitarbeiter bestimmte Ziele priorisieren und andere Ziele dadurch leiden, könnt ihr das in Team-Meetings ansprechen und wieder die Aufgaben priorisieren, die eigentlich im Fokus stehen sollen. Wenn Mitglieder deines Teams wegen Routineaufgaben keine Zeit für eure strategischen Initiativen haben, kannst du in Einzelmeetings zusammen mit ihnen nach Entlastungsmöglichkeiten suchen.

Mit Trello Enterprise Unternehmensziele erreichen

Neue Strategien entwickeln und umsetzen – das ist nie einfach. Voraussetzung ist eine effektive Koordination, von der obersten Führungsetage bis zu den Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt. Probleme und Rückschläge sind auf dem Weg zu eurer Unternehmensvision ganz normal. Denn schon wenn ihr eure Strategie nur kurz aus den Augen verliert, könnt ihr eure Ziele dadurch am Ende deutlich verfehlen. Mit effizienter Kommunikation, gezielter Einbindung und den richtigen Verfahren zur Fortschrittsverfolgung könnt ihr jedoch sicherstellen, dass ihr euch bei allen Projekten konsequent an eurem Strategieplan orientiert.