Ultimative Projektmanagement-Methoden für deine Team-Projekte

Stell dir vor, du möchtest einen köstlichen Brunch zubereiten. Geplant hast du frisches Brot, hausgemachte Quiche, Dips, Räucherlachs, Frittata, Mimosa Cocktails und Prosecco.

Ein großes Vorhaben, aber du wirst es irgendwie aus dem Ärmel schütteln. Darum geht es doch bei Kreativität, oder?

Kaum hast du die Schürze umgebunden, musst du feststellen, dass die Dinge nicht ganz so laufen, wie gedacht. Hektisch fängst du an, in allen Schubladen und Schränken zu stöbern, um die benötigten Zutaten zusammen zu suchen. Leider hast du vergessen den Ofen vorzuheizen, während du den Quiche-Teig in die Form füllst. Und auch die Gemüse-Frittatas sind viel zu früh in der Pfanne gelandet. Nun werden sie kalt, bevor der Rest fertig sein wird. Im Gegensatz zum Prosecco, der noch auf seine Kühlung wartet. 

Klingt doch stressig und gar nicht kreativ. Dieses Chaos zeigt uns, warum effektive Projektmanagement-Methoden wichtig sind.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Planungsprozess, die Ausführung und Überwachung eines Projekts zur Sicherung des Projekterfolgs. 

Anstatt ohne einen vorher festgelegten Plan vorzugehen und zu improvisieren, verfolge ein organisiertes Projektmanagement-Konzept! Damit stellst du sicher, dass dein Projekt, deine Ziele und Anforderungen erfüllt werden und im Rahmen des Budgets bleiben.

Projektmanagement wird in der Regel von einem engagierten Projektmanager überwacht, der über die Fähigkeiten, die Erfahrung und das Know-how verfügt und dem die operative Kontrolle eines Projektes unterliegt. 

Dies ist jedoch nicht immer möglich — insbesondere für kleinere Teams oder kleinere Projekte. In diesem Fall muss ein Projektteammitglied aufsteigen, um die richtungsweisende Person zu werden. 

Es ist sinnvoll, wenn eine einzige Person für ein Projekt verantwortlich zeichnet, die operative Kontrolle verfolgt und den Fortschritt im Auge behält. So werden Missverständnisse und ein aneinander Vorbeireden vermieden.

Projektmanagement ist nicht nur ein Grundgerüst — es ist der Erfolgskurs

Die kleine Eröffnungsanekdote dieser heiklen und schief gelaufenen Brunch-Vorbereitung war hoffentlich ausreichend, um die Bedeutung von Projektmanagement-Methoden zu veranschaulichen. Lass es uns auf den Punkt bringen und einige der Hauptvorteile des Projektmanagements beleuchten.

1. Projektmanagement fördert Koordinierung

Du denkst möglicherweise, dass die Ziele deines Projekts oder sogar deines gesamten Unternehmens glasklar für alle seien, aber du wirst überrascht sein, wie undurchsichtig die Dinge tatsächlich liegen. Untersuchungen der MIT Sloan School of Management in Cambridge ergaben, dass ein Drittel der Führungskräfte, die mit der Umsetzung der Unternehmensstrategie beauftragt waren, nicht einmal eine der strategischen Prioritäten ihres Unternehmens auflisten konnten. 

Es gibt keine schnelle Lösung. Aber Projektmanagement-Methoden sind Schritte in die richtige Richtung. Zu Beginn sollte das gesamte Projektteam nicht nur das Ziel des spezifischen Projekts diskutieren und verstehen, sondern auch, wie eine Projektplanung umfassende Business-Ziele unterstützen kann.

2. Projektmanagement verbessert Zusammenarbeit

Projekte kommen zum Stillstand, wenn das Team nicht weiß, wofür es verantwortlich ist, oder wenn die individuellen Aufgaben nicht einem Konzept unterliegen. Projektmanagement umfasst die Ausarbeitung einer detaillierten Projektplanung: der Klärung des Projektumfangs, der Rollenverteilung, der Aktionselemente und der Zeitleiste. 

Dies ermöglicht es einem Projektteam weitaus effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten. Nur die Ärmel hochzukrempeln und sich ohne ein dringend benötigtes Projektcontrolling in ein Projekt zu stürzen, setzt eine Kursabweichung aufs Spiel.

3. Projektmanagement vermeidet Risiken und Fallstricke

Kennst du den Literaturklassiker des Nobelpreisträgers John Steinbeck "Von Mäusen und Menschen"? Hier wird anschaulich erlebt, "dass selbst die best durchdachten Pläne nicht so funktionieren wie beabsichtigt." Pläne können durchkreuzt oder vereitelt werden. Selbst wenn dein Team eine durchdachte und detaillierte Projektplanung hat, wird dennoch gelegentlich etwas schief laufen. Möglicherweise erhältst du nicht die benötigten Ressourcen oder die erforderliche Genehmigung wird verzögert.

Die Erfolgsfaktoren einer Projektmanagement-Methode umfasst nicht nur den Projektplanungsprozess, sondern auch die Identifizierung und das Kalkül aller Risiken. Auf diese Weise können Hürden umgangen und Schwierigkeiten überwunden werden.

4. Projektmanagement reduziert Überforderung

In einer Umfrage unter mehr als 2.000 US-Mitarbeitern gaben über 60% der Befragten an, dass sie sich an drei oder mehreren Arbeitstagen der Woche gestresst fühlen. Eine der Ursachen für diese Empfindungen ist zu viel angehäufte Arbeit in den To-Do-Listen. 

Wenn du nicht genau im Bilde bist, wer für was eingesetzt wurde, vereinfacht es nicht, die Teamaufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Effektive Projektmanagement-Methoden erleichtern die Kapazitäts-Verwaltung der einzelnen Mitarbeiter und stellt sicher, dass projektübergreifend eine angemessene Zuteilung der Arbeitsbelastung stattfindet.

5. Projektmanagement führt zu erfolgreichen Projekten 

Das ist eindeutig der größte Vorteil: Projektmanagement bedeutet mehr Erfolgsfaktoren und mehr erfolgreich durchgeführte Projekte. 

Wenn du eine solide Projektplanung hast und den Fortschritt sorgfältig überwachst, ist es weitaus wahrscheinlicher, dass dein Projekt die gewünschten Ziele und Anforderungen erfüllt und Budget, sowie Zeitplan eingehalten werden. 

Darüber hinaus bietet die Projektmanagement-Methode dem Projektteam häufigere Möglichkeiten im Rahmen des Projektcontrollings, Bewertungen durchzuführen und Kurskorrekturen vorzunehmen. Wenn festgestellt wird, dass etwas nicht wie geplant funktioniert, können Anpassungen vorgenommen werden, bevor noch mehr Zeit und Energie in die falsche Richtung investiert werden.

Die 5 Stufen des Projektmanagement-Konzepts 

Du hast erkannt, wie wichtig eine Projektmanagement-Methode ist. Aber wie ist sie durchführbar?

Das "Project Management Institute (PMI)" unterteilt Projektmanagement in 5 Prozessgruppen mit seinem "PMBOK - Project Management Body of Knowledge". Dieses Handbuch zeigt 5 Phasen, die allerdings nicht in chronologischer Reihenfolge ausgeführt werden müssen: 

• Initiierung
• Projektplanung
• Durchführung
• Projektcontrolling
• Abschluss

Das von dir und deinem Team initiierte Projekt durchläuft jede dieser Phasen. Lass uns jeden einzelnen dieser Schritte genauer untersuchen.

1. Initiierung

Man könnte annehmen, dass euer Projekt mit einer Planungssitzung beginnt. Das stimmt nicht ganz. Bevor ihr euch mit den Details befasst, muss das Projekt zunächst genehmigt, definiert und finanziert werden.

Dies geschieht in der Phase der "Initiierung“. Das Projekt wird auf übergeordneter, organisatorischer Ebene untersucht, ob ein Geschäftsbedarf vorliegt. Ebenso wird begutachtet, welcher Nutzen erfüllt und welche Ergebnisse erzielt werden müssen. Wenn festgestellt wurde, dass es sich um ein lohnendes Projekt handelt, geht die Projektplanung in die nächste Phase. 

Beispiel: Du möchtest mit deinem Team ein Demonstrationsvideo aufnehmen, das die Hauptfunktionen eures Produkts zeigen soll. Dies soll eurem Kunden-Support-Team viel Zeit ersparen und wird euch helfen, euren Kundenstamm auszubauen.

2. Projektplanung

Hier passiert die Planungsmagie. Eine effektive Projektplanung kann dir und deinem Team helfen, schon in dieser Phase viele Hauptursachen für mögliche Projektfehler zu identifizieren und zu vermeiden. Ein Projektmanagementplan zielt auf gute Team-Kommunikation, genaue Zeitschätzung und auf adäquate Ziele. 

Der erste Schritt im Projektplanungs-Prozess besteht darin, ein Ziel zu statuieren. Verwende das SMART-Framework, um deine Ziele zu identifizieren: 

• Spezifisch
• Messbar
• Aktivierend
• Realistisch
• Terminiert

Beispiel eines Projektziels: Erstelle ein Demonstrationsvideo zu den Kernfunktionen unseres Produkts. Zum einen, die Anzahl der Kundensupport-Tickets um 12% zu reduzieren, zum anderen, die Anzahl der Kundenanmeldungen um 15% zu erhöhen. Dieses Video sollte bis zum 05. April 2021 veröffentlicht werden.

Sobald du den Produktpreis im Auge hast, kannst du mit deinem Team die Vor- und Nachteile des Projekts besprechen, einschließlich Umfang, Budget, Risiken, Teammitglieder, Erfolgsfaktoren, Meilensteine etc.

Dies hört sich eventuell schwierig an. Ein sogenannter Projektstrukturplan (PSP) unterstützt dich jedoch. Dadurch wird dein gesamtes Projekt in einzelne Aufgaben gegliedert, die in einem Grafikformat angezeigt werden. 

Beispielsweise kann dein Videoprojekt in folgende Einzelaufgaben unterteilt werden:

• Verfassen des Videoskripts
• Aufzeichnen des Produktdurchlaufs
• Videobearbeitung und Markeneinführung
• Veröffentlichung des Videos auf der Verkaufs-Page

Mit diesen Projektmanagement-Methoden bist du gerüstet für die Auswahl der Teammitglieder, die einbezogen werden sollen, und für das Erstellen eines realistischen Zeitplans der Aufgabenerledigung.

Task Beispiele:

Task: Verfassen des Videoskripts

Task Inhaber: Ben

Frist: 28. Februar 2021

Task:Aufzeichnen des Produktdurchlaufs

Task Inhaberin: Svenja

Frist: 12. März 2021

Task: Video-Bearbeitung und Markeneinführung

Task Inhaber: Peter

Frist: 22. März 2021

Task: Veröffentlichung des Videos auf der Verkaufs-Page

Task Inhaberin: Marga

Frist: 05. April 2021

3. Durchführung

Diese Phase ist am einfachsten zu verstehen, aber hier wirst du und dein Team am meisten gefordert. In dieser Ausführungsphase werden die Projektaufgaben realisiert und die Ergebnisse des Projekts produziert.

4. Projektcontrolling

Die Überwachungsphase erfolgt gleichzeitig mit der Ausführung. Der Projektmanager stellt sicher, dass die Arbeiten gemäß des Plans ausgeführt werden und verfolgt Abweichungen mithilfe der Leistungswertanalyse.

Wichtig ist, während der Ausführungsphase den Projektplan ständig im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden. Durch das Projektcontrolling werden die Kosten, die Kommunikation der Lieferanten und alle weiteren Elemente beobachtet, damit alles gemäß Plan verläuft. 

Bei Abweichungen müssen zeitnahe Änderungen vorgenommen werden.

Beispiel: Bei der Überprüfung der Meilensteine / Entwicklungsstufen wird festgestellt, dass die Aufzeichnung des Videos zu spät erfolgt. Die Aufgabeninhaberin (Svenja) wird beauftragt, den genauen Abgabetermin herauszufinden. Aufgrund dessen wird die Videobearbeitung um einige Tage verschoben. So wird die Verzögerung berücksichtigt und ausgeglichen.

5. Abschluss

Du und dein Team haben es geschafft — das Video wird gestartet und euer Projekt ist fertig. Der nächste Schritt: Das Projekt muss offiziell abgeschlossen werden.

Wie das durchgeführt wird, darum geht es in der Abschlussphase. Eventuell noch offene Fragen müssen jetzt geklärt werden. Dies kann Folgendes umfassen:

• Hosting einer Retrospektive. Jetzt ist der Zeitpunkt, Erfolgsfaktoren des Projektmanagements festzuhalten: Was ist bei eurem Projekt gut gelaufen und was würdet ihr beim nächsten Mal verbessern?
• Erstellung eines Projektabschlussberichts
• Ablegen und Speichern der Projektdokumentation, damit in Zukunft darauf zugegriffen oder verwiesen werden kann

Projektstarts erhalten häufig die gesamte Aufmerksamkeit eines Projekts. Aber auch diese entscheidende Endphase benötigt Anerkennung und Zuwendung. Ein Marathon-Lauf endet ja auch nicht, sobald du deinen Zeh über die Ziellinie bekommst. Ebenso verdient dein Projekt einen glorreichen Sprint durch die Zielbänder.

3 Tipps für ein effektives Projektmanagement

Um deine Projekte von der Idee bis zum Start zu begleiten, nutze nun diese Vorteile und Projektphasen als eine Art "Projektmanagement-Handbuch". Auch diese 3 Tipps der Best-Practices sollten von dir und deinem Team im Auge behalten werden.

1. Macht euch mit den wichtigsten Begriffen vertraut

Projektmanagement-Methoden sind komplex und benutzen eine eigene Sprache. Du wirst eine Reihe verschiedener Begriffe kennenlernen — wie Abhängigkeiten / Anordnungsbeziehungen und die Methode des kritischen Pfads.

Keine Sorge. Betrachte das folgende einfach als Einsteiger-Glossar für einige der häufigsten Begriffe des Projektmanagements.

• Die Methode des kritischer Pfads hilft, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und während des gesamten Projektes zu verfolgen. Als kritischer Pfad gilt die längste Abfolge von abhängigen Projektaktivitäten, von aufeinander aufbauenden Aufgaben mit fester Deadline.
  
• Abhängigkeiten / Anordnungsbeziehungen sind Elemente eines Projekts, die miteinander verbunden sind — das bedeutet, dass eine Aufgabe vom Abschluss einer anderen Aufgabe abhängig ist. Es gibt sowohl Aufgabenabhängigkeiten als auch Ressourcenabhängigkeiten.
  
• Kick-Off-Meeting ist der Startschuss eines Projektes, das erste Treffen des Teams, um Projektziele, Anforderungen und das Projektmanagement-Konzept zu besprechen.
  
• Produkt-Lebenszyklus-Management PLM bezeichnet die Phasen, durch die sich das Projekt von Anfang bis Ende bewegt. Es ist ein Konzept zur nahtlosen Integration sämtlicher Informationen, die im Verlauf des Lebenszyklus eines Produktes anfallen.
  
• Meilensteine teilen den Projektverlauf in Etappen mit überprüfbaren Zwischenzielen und erleichtern damit sowohl die Projektplanung als auch die Kontrolle des Projektfortschritts.
  
• Ressourcen sind der vorhandene Bestand und die zu Verfügung stehenden Mittel eines Projektes. Zu den Ressourcen gehören Personen, Budget, Materialien, Ausrüstung, Software, Räumlichkeiten, etc.
• "Scope" — Inhalts - und Umfangsmanagement dient der Sicherstellung, dass im Projekt genau die Aufgaben durchgeführt werden, die zum erfolgreichen Abschluss notwendig sind. Äußerungen wie "außerhalb oder innerhalb des Scopes" hört man im Projektmanagement häufig. Es bedeutet beispielsweise "nicht im Leistungsumfang enthalten". 
• Stakeholder werden alle Personen, Gruppen oder Institutionen bezeichnet, die von den Aktivitäten eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen sind oder die irgendein Interesse an diesen Aktivitäten haben (z.B. Aktionäre, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten).

2. Verfolge Abhängigkeiten

Wie oben erwähnt, kann es innerhalb eines Projekts sowohl Aufgaben- als auch Ressourcenabhängigkeiten geben.

Beispielsweise kann euer Produktvideo erst bearbeitet werden, wenn es aufgezeichnet wurde. Das ist eine Aufgabenabhängigkeit. Eine Ressourcenabhängigkeit wäre zum Beispiel, wenn die von dir benötigte Videoaufzeichnungs-Software von einem anderen Team verwendet wird und sie dir erst wieder im Februar zur Verfügung steht.

Es ist wichtig, dass dein Team diese Abhängigkeiten während des Projektplanungsprozesses identifiziert und berücksichtigt. Dies wird dazu beitragen, eine realistische Projekt-Zeitleiste festzulegen, und somit wird die Visualisierung der Zusammenhänge aller Elemente deines Projektes deutlich.

3. Zentralisiere die Kommunikation

Der gesamte Fachjargon des Projektmanagements und die sorgfältige Planung sind keine großen Hilfen, wenn die Projektkommunikation auf verschiedenen Tools verzettelt stattfindet. Endlose E-Mail-Threads, Instant-Messages und zufällige Besprechungsnotizen auf verschiedenen Plattformen verteilt helfen der Kommunikation nicht.

Effiziente Projektmanagement-Methoden sind einfacher durchzuführen mit einem speziellen Projektmanagement-Tool oder einer Projektmanagement-Software. Trello eignet sich hervorragend dafür. Trello-Projektmanagement-Online-Vorlagen sind für dich sofort einsatzbereit. 

Dies gibt deinem Team ein Projektplanungs-Tool: "SSOT-Single Source of Truth", eine gemeinsam für alle Mitarbeiter zugängliche Datenplattform für den geplanten Projekt-Fortschritt, für alle Dateien, Ressourcen und Konversationen — so kann jeder im Team sofort den Kontext und die Informationen und erhalten, die er benötigt.

Projektmanagement steht für weniger Stress und weniger Chaos

Erinnerst du dich an das Brunch-Szenario vom Anfang? Stell dir vor, wie viel weniger stressig diese Vorbereitung gewesen wäre, wenn du einige Projektmanagementprinzipien angewendet hättest. 

Du hättest die richtigen Zutaten parat, alles für deine ausgewählten Rezepte wäre nach “Mise-en-Place-Technik" bereitgestellt, dein Zeitplan und alle Kochzeiten hättest du im Kopf und die Brunch-Ergebnisse zusammen mit dem gekühlten Prosecco stünden, wie geplant, fristgerecht auf dem Tisch.