La guía más completa sobre la gerencia de proyectos

Supongamos que quieres preparar un desayuno especial. Planeas preparar un quiche casero con tocino, panques, parfait de frutas y mimosas. ¡Lo mejor de lo mejor!

Es mucho trabajo y suena complicado, pero seguro te va a salir delicioso. De eso se trata la creatividad a final de cuentas, ¿no?

Apenas vas empezando el proyecto culinario y ya las cosas no pintan muy bien. Buscas frenéticamente los ingredientes en todas las alacenas y gabinetes. Te das cuenta de que se te olvidó precalentar el horno. Cocinaste el tocino primero y estará listo una hora antes que todo lo demás. 

¿Suena estresante? Definitivamente. Y es una prueba de la importancia de saber cómo hacer gestión de proyectos (o gerencia de proyectos).

¿Qué es la gerencia de proyectos?

La gerencia de proyectos es el proceso que involucra la planeación, ejecución y monitoreo de un proyecto para que se lleve a cabo de manera exitosa. 

Esto significa que, en vez de ir decidiendo sobre la marcha, es preferible planear las etapas del proyecto para que se puedan cumplir todos los objetivos y requerimientos a tiempo, además de cumplir con el presupuesto proyectado.

En general, la gerencia de proyectos está a cargo de un jefe de proyecto que posee las habilidades y la experiencia para sacar adelante el trabajo.

Sin embargo, a veces no es posible, particularmente para los equipos de trabajo pequeños. En estos casos, otro miembro del equipo debe proponerse como líder. 

Para evitar confusiones, es mejor que sólo haya una persona responsable de dirigir el proyecto y monitorear el progreso.

La gerencia de proyectos es importante

La introducción sobre el desastroso intento de desayuno seguramente les dio una idea de la importancia de la gestión de proyectos. Pero para que no queden dudas, veamos los principales beneficios de la gestión de proyectos.

1. La gerencia de proyectos mejora el alineamiento organizacional

Solemos pensar que los objetivos del proyecto, o incluso de la organización, son muy claros para todos; pero te sorprenderá saber cómo este tipo de cosas crean confusión. Una investigación de la escuela de gestión Sloan del MIT, encontró que un tercio de los líderes encargados de ejecutar la estrategia de la compañía no podían nombrar ni siquiera una de las prioridades estratégicas de su organización. 

Ups. No existe solución rápida, pero al menos la gerencia de proyectos te pone en la dirección correcta. Al inicio del proyecto, todo el equipo involucrado debe discutir y entender, no sólo el objetivo específico del proyecto, sino que esos objetivos son la base de metas empresariales más amplias.

2. La gerencia de proyectos mejora la colaboración

Los proyectos se paralizan cuando las personas no saben cuáles son sus responsabilidades o cuándo deben entregar sus tareas individuales. Es por esto que en la gerencia de proyectos se plantean las etapas del proyecto, lo que significa entender el alcance del proyecto, asignar funciones, elementos de acción y un cronograma. 

Al contrario de lo que sucedería con un equipo que sólo se lanza a hacer las cosas sin dirección, con la gestión de proyectos, el equipo puede colaborar mucho más eficientemente y efectivamente.

3. La gerencia de proyectos ayuda a reducir riesgos y evadir obstáculos

Hasta los mejores planes pueden salir mal. Las cosas a veces no salen de acuerdo a lo planeado. Aún cuando tu equipo planeó meticulosamente las etapas del proyecto, a veces, las cosas no se desarrollan como te gustaría. Tal vez no pudiste conseguir recursos suficientes o la autorización que necesitabas se retrasó.

En la gerencia de proyectos se contemplan con anticipación este tipo de riesgos para crear un plan de respaldo. Gracias a la planeación, podrás afrontar este tipo de problemas en el momento en el que se presenten sin tener que parar todo el proyecto.

4. La gerencia de proyectos reduce el estrés

En una encuesta con más de 2000 empleados estadounidenses, más del 60% de los encuestados admitieron sentirse estresados tres o más días por semana. ¿Y qué es lo que les está provocando este estrés? Demasiado trabajo acumulado. 

Cuando no llevas el control sobre quién hace qué en tu proyecto, puedes terminar por sobrecargar de trabajo a algunos miembros del equipo. Una gerencia de proyectos efectiva te permite gestionar fácilmente la carga de trabajo de acuerdo a la capacidad de cada trabajador y según los proyectos en los que están involucrados.

5. La gerencia de proyectos conduce a proyectos más exitosos 

Este es el mayor beneficio de todos: la gerencia de proyectos genera más proyectos ganadores. 

Plantear claramente las etapas de un proyecto y darle un seguimiento meticuloso eleva enormemente la probabilidad de entregar un proyecto que haya cumplido con los objetivos, con los requisitos, el presupuesto y los plazos de entrega.  

El proceso de gestión de proyectos abre muchas más ventanas de oportunidad para evaluar y corregir el curso de acción cuando es necesario. Esto es porque cuando notan que algo no va de acuerdo a lo planeado, se pueden hacer ajustes antes de seguir invirtiendo energía y dinero.

Las 5 etapas de la gerencia de proyectos 

Ok, ya entendimos. La gerencia de proyectos es importante. Pero, ¿funciona? 

El instituto para la gestión de proyectos (PMI por sus siglas en inglés) que claramente se especializa en este tema, publicó una guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK por sus siglas en inglés). Este manual establece que la gestión de proyectos se divide en 5 etapas: 

• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Monitoreo
• Cierre

Para cada proyecto, tu equipo y tú van avanzando por cada etapa en ese orden. Veamos con más detalle cada etapa.

1. Iniciación

¿Creíste que tu proyecto iba a empezar con una sesión de planificación a la antigua? No exactamente. Antes de meterse en los detalles del proyecto, tu equipo y tú tienen que evaluar si el proyecto vale la pena.

En eso consiste la etapa de "Iniciación". En esta etapa, defines el proyecto de manera general, identificando el caso de negocio, el beneficio y los productos. Si finalmente determinan que es un proyecto que vale la pena para tu equipo, entonces consigues la aprobación (de ser necesaria) y continúas al siguiente paso. 

Ejemplo: tu equipo y tú quieren grabar un video demo que muestre las características principales de tu producto. Crees que esto le ahorrará mucho tiempo a tu equipo de soporte además de ayudar a convertir más visitas en clientes.

2. Planeación

En esta etapa sucede la magia. Planear eficazmente les ayuda a no caer en errores comunes que suelen provocar el fracaso de los proyectos. Esto incluye, una comunicación deficiente, estimación de tiempo poco exacta o metas inadecuadas. 

El primer paso de la planeación es plantear una meta para el proyecto. Puedes utilizar la herramienta de gestión de proyectos SMART , un esquema de objetivos cuyas siglas significan lo siguiente:

• eSpecífico
• Medible
• Alcanzable
• Relevante
• Temporal

Ejemplo: crear un video demo donde se muestren las características principales del producto para reducir el número de tickets de soporte al cliente en un 12% y aumentar el número de inscripciones de clientes en un 15%. Este video debe ser lanzado el 15 de marzo del 2021. 

Sabiendo cuáles son los objetivos, no tendrás problema en resolver los pormenores que se vayan presentando, incluyendo el alcance, el presupuesto, los riesgos, el equipo, hitos y mucho más.

Tal vez no parece muy alentador, pero crear una estructura de desglose del trabajo (WBS por sus siglas en inglés) te facilitará mucho las cosas. Esta estructura divide tu proyecto en tareas individuales que se pueden visualizar en una gráfica. 

Por ejemplo, el video para el proyecto se puede desglosar en las siguientes tareas individuales:

• Escribir el guión del video
• Grabar el tutorial del producto
• Editar el video y agregar los logos de tu empresa
• Publicar el video en la pagina de ventas

Con esta información estás mucho mejor preparado para elegir a los miembros del equipo que van a participar en el proyecto y planear un cronograma realista para terminar a tiempo el trabajo.

Ejemplo de tareas:

Tarea: Escribir el guión del video 

Encargado: Carolina

Plazo de entrega: 29 de enero del 2021

Tarea: Grabar el tutorial del producto

Encargado: Iván 

Plazo de entrega: 12 de febrero del 2021

Tarea: Editar el video y agregar marca

Encargado: Pedro

Plazo de entrega: 22 de febrero del 2021

Tarea: Publicar el video en la página de ventas

Encargado: Margarita

Plazo de entrega: 5 de marzo del 2021

3. Ejecución

Esta fase es la más fácil de entender, aunque la más pesada de implementar. En esta fase, tu equipo y tú se ponen manos a la obra con las tareas del proyecto y se organizan con eficacia.

4. Monitoreo

Esta etapa del proyecto ocurre simultáneamente con la etapa de ejecución. Algo que quieres evitar es concentrarte demasiado en las tareas que olvidaste tomarte el tiempo de verificar para garantizar que el proyecto esté yendo de acuerdo al plan.

En esta fase tendrás que distanciarte de las tareas específicas para ver el panorama general, es decir, reexaminar la planeación del proyecto, verificar que los plazos de entrega se estén cumpliendo, que el presupuesto se esté siguiendo y que los objetivos más grandes se estén llevando a cabo. 

¿Y si no? Bueno, tu equipo sabe qué cambios hacer para que las cosas vuelvan a encarrilarse.

Ejemplo: revisas los hitos y te das cuenta que la grabación del demo se está retrasando. Lo consultas con el encargado de la tarea, Iván, para saber cuando podrá terminarla y así retrasar la fecha de entrega para la edición del video.

5. Cierre 

Lo lograron—el video se lanzó y el proyecto se terminó. ¿Ahora qué sigue? ¿Sigues inmediatamente con otros proyectos? 

Todavía no. La manera en la que concluyes un proyecto importa y justo de eso se trata esta etapa. Este es el momento de atar cabos sueltos y concluir oficialmente el proyecto. Esto puede incluir:

• Organizar una retrospectiva para platicar sobre las cosas que salieron bien en el proyecto y sobre lo que se puede mejorar.
• Preparar un reporte final del proyecto 
• Archivar y almacenar los documentos del proyecto para que puedas consultarlos en el futuro.

Todo el entusiasmo parece reservado para el inicio de un proyecto mientras que las conclusiones suelen olvidarse. Sin embargo, saltarse el cierre es como correr un maratón y parar justo enfrente de la línea de meta. Tu proyecto merece ese último glorioso paso de cruzar la meta junto con su debido festejo.

3 tips para hacer una gestión de proyectos efectiva

Ahora ya sabes cuáles son las etapas que debes seguir para llevar a la realidad tu proyecto, pero créeme, la gerencia de proyectos es mucho más que 5 etapas. Una buena gerencia de proyectos involucra buenas prácticas, a continuación te mostramos algunas:

1. Familiarizate con los términos clave

La gerencia de proyectos es compleja y a veces parece que tiene un lenguaje propio. Es común ver términos como dependencias y ruta crítica, cuyo significado no queda claro.

Pero no te preocupes. Estos son algunos de los términos más comunes en gerencia de proyectos.

• Ruta crítica: el camino más largo de las actividades dependientes en un proyecto. Si se produce un retraso en tu ruta crítica, el proyecto corre el riesgo de retrasarse.
  
• Dependencias: los elementos de un proyecto que están ligados entre sí, esto significa que uno no sucede sin el otro. Existen las dependencias de tarea y las de recursos.
  
• Kickoff (comienzo): es la primera reunión del equipo involucrado en el proyecto que se lleva a cabo para discutir los objetivos del proyecto, los requisitos y más.
  
• Ciclo de vida: el conjunto de etapas por las cuales atraviesa el proyecto. Las etapas que describimos anteriormente componen un ciclo de vida.
  
• Hito: una meta específica en cuanto al progreso del proyecto.
  
• Recursos: lo que necesita el equipo para terminar el proyecto. Los recursos pueden incluir gente, presupuesto, materiales, equipos o software, espacio y más.
• Alcance: los detalles específicos de lo que se incluye en el proyecto. Es común escuchar "dentro del alcance" o "fuera del alcance". 
• Persona interesada o stakeholder: cualquier persona que tenga interés o se vea afectado por el proyecto.

2. Toma en cuenta las dependencias

La planeación del proyecto no está completa si no tomas en cuenta la dependencias. Como se mencionó anteriormente, en un proyecto existen las dependencias de recursos y las de tarea.

Por ejemplo, el video del producto no puede editarse hasta que lo hayan grabado. Eso es una dependencia de tarea. O el software de edición de videos que requieres lo está usando otro equipo y lo dejarán de utilizar hasta febrero. Eso es una dependencia de recursos.

Es importante que tu equipo identifique y tome en cuenta estas dependencias durante la planeación del proyecto. Gracias a esto podrán establecer un cronograma más realista y evitar todas las complicaciones que se generan debido a las dependencias.

3. Centraliza la comunicación

La jerga de la gestión de proyectos y la planificación meticulosa no servirán de mucho si la comunicación con tu equipo no tiene pies ni cabeza, porque cada quién utiliza sus propias herramientas, siguen usando cadenas de correos, mensajes y notas.

Las herramientas y software para la gestión de proyectos facilita mucho el trabajo. Trello por ejemplo, es una herramienta muy utilizada y práctica para la gerencia de proyectos. Incluso tenemos una plantilla de tablero para esto, listo para que lo utilices. 

Con un tablero de Trello, el equipo tiene una única fuente de recursos y puede mantener los archivos, las conversaciones y los avances centralizados. Esto significa que todos los miembros del equipo pueden obtener la información y el contexto que requieren de manera inmediata.

Gerencia de proyectos = menos estrés y menos desorden

¿Recuerdas la situación hipotética del desayuno con la que empezamos? Sólo imagina cómo se habría desarrollado el desayuno si hubieras seguido los principios de la gerencia de proyectos, hipotéticamente. 

Primero hubieras confirmado que tenías los ingredientes adecuados, leído las recetas y hecho un horario para saber cuando empezar cada platillo.