Tipps und Tricks für deine Trello-Team-Management-Tools

Als wir Anfang dieses Jahres das Trello-Team-Management-Toolkit vorstellten, wussten wir, dass Teams überall große Dinge tun und noch größere Dinge gemeinsam erledigen. Wir wollten Teams etwas Besonderes zum Feiern in die Hand geben — und für die tagtägliche Arbeit, etwas was sie produktiver, kollaborativer macht und vor allem, was einfacher zu handhaben ist.

Diese Team-Management-App enthält kostenlose Template-Boards um Meetings besser durchzuführen, um Team-Informationen besser zu organisieren, reibungslose Projekte und höhere Ziele zu erreichen und um umfangreichere Aufgaben abzuwickeln. Über 30.000 mal wurden diese Boards von Teams eingesetzt um großartige Möglichkeiten zu erreichen besser gemeinsam zu planen, zu arbeiten und zu feiern! 

Wenn du begonnen hast die Boards für dein tägliches Team-Management-Systems auszuprobieren, findest du hier einige Top Tipps und Tricks, mit denen du sie für dich so anpassen kannst, dass sie so produktiv und nützlich wie möglich für dich einsetzbar werden.

Lass uns gemeinsam - vom Wissensaustausch bis zum Projektmanagement - die wichtigsten Tipps der einzelnen Boards durchgehen. Wenn dir das Muster-Board gefällt, kopiere es einfach als dein Team-Management-Tool für dein Team; oder nutze unser Deep-Dive-Benutzerhandbuch, um mehr über das Setup zu erfahren.

Sammel das Wissen deines Teams an einem Ort (oder in einer Datenbank)

Jetzt schau dir diese verrückte Tatsache an: Viele verbringen bis zu 20% ihrer Arbeitszeit, um nach internen Informationen zu suchen, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Gebe eine Team-Wissensdatenbank ein. Verwende das SPOT-Prinzip (SPOT Single Point of Truth), einen allgemeingültigen Datenbestand auf den man sich verlassen kann, in dem alle wichtigen Informationen, Links, Zeitpläne und vieles mehr deines Teams gespeichert ist. Ein Trello-Board ist ein großartiger Ort, um eine Wissensdatenbank aufzubauen, da alles einfach aktualisiert und geändert werden kann, sobald neue Informationen eingehen und/oder alte Informationen archiviert werden sollen. Mit einem Team-Ressourcen-Board wird das organisatorische Chaos in organisierte Ruhe verwandelt.

Hier sind die wichtigsten Tipps, um das Beste aus deinem Team-Ressourcen-Board herauszuholen.

• ℹ️ Eine aktive Liste für FAQs und für alle zu häufig gestellte Fragen, ist ein einfacher Weg um Verknüpfungen zu diesen immer wiederkehrenden Fragereien zu erstellen. Der Titel jeder Karte enthält die Frage (Wo befindet sich der Google Drive-Ordner für die Monatsberichte?) Die Antwort ist auf der Kartenrückseite — zusammen mit relevanten Links, Kontaktpersonen für weitere Fragen oder anderen wichtigen Details.
  
  
• 🌴 Vor allem in den Ferien können Urlaubspläne die Arbeit erheblich verlangsamen. Behalte deine freien Tage gut im Blick, füge in jedem Monat Karten für die Tage hinzu, an denen du nicht im Büro bist.
  
  
• 🙋🏽‍♀️Team-Karten helfen dir, herauszufinden, who’s who in deinem Team. Jeder füllt eine Karte mit seiner Rolle und seinen Verantwortlichkeiten aus und fügt ein Foto hinzu. Auch neue Mitarbeiter werden so schnell mit dem Team-Management-System und der Teamstruktur vertraut gemacht. Nicht schlecht ist es auch den Geburtstag, die Vorlieben, Abneigungen und Hobbys auf der Karte sichtbar zu machen. Dann wird es sogar super einfach, jedes Jahr das richtige Geburtstagsgeschenk für dich zu besorgen.
  
  
• ✅Auf diesem Board hast du auch einen ständigen Überblick über den Projektfortschritt. Verknüpfe am Besten die wöchentlichen Updates im Kommentarbereich jeder Projektkarte mit Slack, damit diese Aktualisierungen zum schnellen und einfachen Lesen in euren Team-Kanal geleitet werden.

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*Gääähn* Schluss mit müden Team-Meetings

Hier ist eine weitere erstaunliche (aber nicht überraschende) Tatsache: Man betrachtet mindestens 50% der Besprechungen, an denen man teilnimmt, als unproduktiv.

Und unproduktiv fühlt man sich, wenn man bei der notorischen "Zeitnot" keine klaren Ergebnisse und/oder keine nächsten Schritte zur Aufgaben-Weiterentwicklung erhält.

Wenn du deinen Teambesprechungen eine Struktur mit unterschiedlichen Besprechungsrollen und einer Agenda hinzufügst, behältst du den Überblick. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, dies zu tun, ohne den Spaß an der ganzen Sache zu verlieren. Wie? Die Kreativität hochhalten und das ewige Geleier weit von sich wegdrücken:

• 🗃Frühzeitig Inhalte erfassen. Erinnre 3 bis 5 Tage vor dem Meeting, Karten per Chat zum wöchentlichen Meeting-Kalender hinzuzufügen oder eine Erinnerung in Trello einzurichten. Es wird wärmstens empfohlen lustige Karten-Titelbilder, Lektüre, Links oder Präsentationen zu verwenden
  
  
• ❓Überprüfe im Voraus deine Diskussionspunkte. Kommentare, Fragen oder Vorschläge können von Teammitgliedern vor dem Meeting zu den Meeting-Karten hinzugefügt werden, sodass der Karteninhaber sich rechtzeitig darauf vorbereiten kann.
  
  
• 👩🏻‍💻Für jedes Meeting wird ein "Besprechungsleiter" mit seinem Profil auf der Meeting-Lead-Karte angegeben. Der jeweilige Besprechungsleiter ist verantwortlich für die Kommunikation zwischen und mit den Meeting-Teilnehmern. Er verschickt Erinnerungen, (damit die Vergesslichen nicht auf den letzten Drücker erscheinen), er leitet die Besprechung, stellt sicher, dass alles auf den Karten für dieses Meeting festgehalten wurde. Er hält uns alle auf dem Laufenden und legt hilfreiche und unterstützende Fakten für die Gespräche vor. Auch achtet er darauf, dass die Zeitfenster eingehalten werden. Wähle bei jedem Meeting einen anderen Besprechungsleiter aus deinem Team, um das Engagement hoch zu halten.

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«Wayne’s World»: Party time, excellent! das heutige YOLO. Ein Hoch auf die Blödel-Poeten der 90er

Du wirst dieses Team-Board nicht jeden Tag benutzen (wenn doch, ist das mehr als erstaunlich und wir sollten echt darüber reden). Da das Zusammenhalten des Teams genauso wichtig ist, wie das Im-Auge-Behalten der täglichen Aufgaben, solltest du einen schnellen und kollaborativen Prozess einleiten, um ein Event zu planen, und zwar so, dass richtig Staub bei der nächsten Büroparty aufgewirbelt wird.

Was hältst du von —einem Workflow, bei dem sich alle an u.A.w.g. halten, das Menü mitplanen, Aktivitäten auswählen und vieles mehr. So stoppst du die E-Mail-Threads und kannst den Party Planungsprozess mit Trello genießen:

• 📅Verwende die erste Liste, um alle wichtigen Details der Party zu speichern, von Zeit und Datum bis zum Budget, Partyvorschlägen und der Gästeliste.
  
  
• 🍕Label können eine großartige Hilfe bei der Mahlzeiten- und Getränkeplanung sein. Sicher möchtest du auf die Fleischliebhaber eingehen, aber auch deine gluten- und laktosefreien Gäste glücklich, gesund und satt machen.
  
  
• 🎶 Benutzt Checklisten damit das gesamte Team Aktivitäten und Musikideen gemeinsam bereitstellen kann. In kürzester Zeit ist damit eine Party-Playlist erstellt! Möchtest du diese Liste schnell in Trello hochladen? Kopiere einfach deine gesamte Liste und füge sie in eine Trello-Checkliste ein. Die Liste wird automatisch als separates Checklisten Element eingefügt!

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Ziel: das beste Team aller Zeiten werden

Das Setzen von Zielen kann im Brainstorming-Stadium Spaß machen, aber wenn du Zielvorgaben und vierteljährliche Initiativen aufs Papier bringen sollst, kann die Begeisterung ziemlich schnell nachlassen. Dann gibt es da noch das Problem, den Fortschritt im Auge zu behalten und dennoch deinen Vorgesetzten über das wöchentliche oder monatliche Erreichte zu informieren. Du bist bereits vollkommen ausgelastet die gesteckten Ziele zu erreichen. So ist es nicht gerade leicht, Zeit zu finden, den Arbeitsfluss zu stoppen, um Bericht über bereits erledigte Aufgaben zu erstatten.

Aus diesem Grund ist ein Trello-Board mit Zielverfolgung praktisch.

Du kannst den Aufwand des Berichterstellens verringern. Protokolliere deinen Fortschritt von Liste zu Liste und protokolliere deine wöchentlichen Updates direkt in die Kartenkommentare. Die Geschäftsführung kann das Board oder relevante Karten abonnieren, so erhält jeder die benötigten Updates. Jeder ist informiert, auch ohne langwierige TPS-Berichte.

Hier sind einige der wichtigsten Tipps, die wir durch die Trello-Verwendung selbst entdeckt haben:

• 🔆 Jeder Listentitel ist zugleich das Ziel. Auf diesen kleinen Raum beschränkt bleibt das Ziel im Visier, ist kurz und leicht zu merken, wie ein Leitstern der bei Geschäftsentscheidungen allen die Richtung weist. Der Schwerpunkt liegt eindeutig bei den Karten der einzelnen Listen, bzw. auf den Projekten und den Bemühungen, die zum Erreichen des Ziels beitragen und auf die sich das Unternehmen täglich konzentrieren sollte.
  
  
• 🖊 Um zu verhindern, dass der Aktualisierungsprozess für einzelne zur Belastung wird, sollten Ziel-Stakeholder (die Projektinhaber) die Aufgaben wechselnd verteilen, mit wöchentlichen oder monatlichen Aktualisierungen. Damit wird diese Aufgabe zur Teamleistung.
  
  
• 🏠 Verwende jede Projektkarte als zentrale Informationsstation. Lege Fälligkeitsdaten fest und füge Projektmitglieder hinzu. Erstelle weitere Trello-Boards oder Trello-Karten, sowie Strategiedokumente und Pitch-Decks für deine Präsentationen. Dies gibt den Führungskräfte den benötigten Kontext.
  
  
• 📈Verwende Labels um Fortschritt zu kennzeichnen. Behalte diese Fortschrittsperspektive stets im Blick, so wirst du immer wissen, ob du auf dem richtigen Weg bist!

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Projekt-Verwaltung wie ein Profi

Das beliebteste Team-Management-Toolkit-Board aller Zeiten ist unser Projekt-Management-Board. Wir nennen es die Argus-Augen-Position deines Teams. Hier arbeitest du an allen Details, von der Timeline und Strategie bis zu deinem Kickoff-Meeting. Bis du dann das Vollbrachte selig nach "Done" ziehen kannst. Wenn du alles an einem Ort anordnest, hast du immer einen aktuellen Überblick über den Projektfortschritt.

Hier sind einige der wichtigsten Tipps, um daraus ein dynamisches und ansprechendes Projekt-Pad zu machen:

• 🤔Führe eine Liste mit dem Namen "Fragen für das nächste Meeting" ein. Hier können Fragen vor den regelmäßigen Besprechungen gestellt werden und somit auch die Tagesordnung des jeweiligen Meetings. Auch können hier einzelne Anfragen sofort beantwortet werden. Zeit sparen, Verstand sparen.
  
  
• ⚠️Manchmal aber bleiben Dinge einfach stecken. Wenn dies der Fall ist, verschiebe diese Aufgaben erst einmal in die Liste "Gesperrt" und schalte das Card Aging Power-Up ein. Sollten Karten allerdings länger unberührt bleiben, wird eine zusätzliche visuelle Ebene hinzugefügt. Die Karten werden "gelb" oder sie verblassen. Das ist das Warnsignal: diese Elemente benötigen dann so schnell wie möglich deine Aufmerksamkeit.
  
  
• ☑️Checklisten können Karten hinzugefügt werden, wenn eine Aufgabe mehrere Unterschritte erfordert, die nicht groß genug sind, um eine eigenständige Karte anzulegen. Die aber dennoch dokumentiert werden müssen, um den Fortschritt nicht aus den Augen zu verlieren. Wenn du dieselben Checklisten-Schritte für mehrere Karten verwendest, kannst du diese Checklisten von Karte zu Karte kopieren, so erstellst du einen wiederholbaren Prozess.

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Der Allround-Trello-Toolkit-Tipp Nr. 1

Folgendes bitte beachten beim Einrichten des täglichen Trello-Teamwork-Prozesses: Keine Angst Änderungen vorzunehmen.

Bitte dein Team einmal im Quartal um Feedback zur Struktur der einzelnen Boards, und informiere dich genau darüber, was wie am Schnürchen klappt und was nicht reibungslos funktioniert. Je ehrlicher der Input, wird er im Laufe der Zeit zu einer unschätzbaren Quelle für Verbesserungen. Prozesse sollten produktiv sein, nicht permanent und endgültig!

Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

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Siehe auch: Das Trello-Team-Toolkit stellt sich vor: Feier die Produktivität deines Teams