Presentamos una forma nueva de seguir el trabajo con el Power-Up de Dashcards

Como las mareas que suben y bajan, los cambios y las fluctuaciones en nuestra vida laboral son constantes y variados. A menudo, las tareas diarias son uniformes y predecibles como las mareas, pero lo desconocido siempre está en el horizonte, impulsando los vientos de cambio que ponen a los negocios en riesgo de incumplir plazos y objetivos. 

El no poder ver todas las partes en movimiento que componen el panorama general, o los datos en tiempo real para actuar con base a los cambios rápidos, puede generar cuellos de botella, demoras y agotamiento. Por otro lado, cuando el trabajo transcurre en tantos lugares dentro de una organización, si se pierde de vista el crecimiento positivo y las victorias de la empresa, se dejan pasar las oportunidades para celebrar los éxitos que unen a los equipos. 

¿Pero qué pasaría si pudieras organizar toda esta información importante para la misión, dejar que Trello haga el seguimiento de los cambios en tiempo real y recibir alertas cuando haya algo que debas controlar? Lo mejor de todo, ¿qué pasaría si pudieras hacerlo todo desde una tarjeta de Trello en los tableros en los que ya usas a diario?

Por eso, nos entusiasma anunciar el lanzamiento de las Dashcards, disponibles para todos los usuarios. Es una forma visual e innovadora que permite seguir el trabajo en tus tableros del Espacio de trabajo y controlar los cambios en tiempo real. Crea filtros a partir de conjuntos personalizados de datos, como “tarjetas asignadas a mí en todos los tableros del Espacio de trabajo”, “tarjetas con vencimiento esta semana” o “tarjetas con etiquetas rojas”, y controla todas las tarjetas que cumplan esos criterios en el tablero de Trello.

Las Dashcards muestran de un vistazo la cantidad de tarjetas que coinciden con el filtro en la portada de la tarjeta, y puedes hacer clic en ellas para explorar las tarjetas y las métricas específicas dentro del conjunto. Además, como mucho del trabajo se realiza en colaboración con compañeros de equipo y otras personas, las Dashcards actúan igual que cualquier otra tarjeta en tu tablero. Esto hace posible nuevas formas de analizar e informar los objetivos y los proyectos de forma más general que nunca. Eso significa que se pueden priorizar y mover entre distintas listas, tener fechas de vencimiento, miembros, comentarios y más. 

Como ejemplo, presentamos algunas formas de incorporar las Dashcards en tu flujo de trabajo:

• Crea un tablero de vista general de la empresa con todas las iniciativas para tener una vista general de lo que se está haciendo y qué podría bloquear el progreso.
• Haz el seguimiento de las cargas de trabajo entre tableros, ya sea para ver tus pendientes o garantizar que la carga de trabajo del equipo sea manejable.
• Suma todas las oportunidades de ventas almacenadas en Campos personalizados numéricos para vigilar el estado de un pipeline de ventas.
• Controla las tendencias de las solicitudes de funciones, los informes de errores y los casos de soporte para mantener el éxito del cliente mejor que nunca. 

Hay mucho potencial y posibilidades en las Dashcards. Así que veamos los detalles que te ayudarán a ponerte en marcha y controlar todo hoy mismo.

Cómo empezar a trabajar con las Dashcards

No me gusta usar la frase “es fácil hacer…” a la ligera, ¡pero realmente es muy fácil crear tu primera Dashcard! Básicamente, es como seguir una receta: una pizca de esto, una pizca de aquello ¡y listo! Tendrás un festín rebosante de datos para deleitar los ojos. Por supuesto, no a todos les gusta cocinar. Por eso, incluimos la "versión de microondas" de las Dashcards, con plantillas para algunos de nuestros casos de uso más populares. 

Si vemos el gif de ejemplo a continuación, en mi tablero de reunión semanal de equipo, quiero tener una vista general rápida de la carga de trabajo futura de todos para planificar en consecuencia y garantizar que todo esté encaminado. Entonces, creo una Dashcard para cada miembro del equipo que sigue sus tarjetas asignadas con fechas de vencimiento futuras en todos nuestros tableros del Espacio de trabajo.

Cómo activar el Power-Up de las Dashcards y crear tu primera Dashcard:

1. Agrega el Power-Up de las Dashcards desde el directorio de Power-Ups en tu tablero o desde este enlace.
2. Ahora verás un botón nuevo de “Seguimiento” en el encabezado de tu tablero. (Si no lo encuentras, ve al menú de Power-Ups en el encabezado de tu tablero y haz clic en el botón “...” junto a “Seguimiento”. Luego, asegúrate de que “Mostrar en el tablero” esté marcado).
3. Haz clic en el botón “Seguimiento” en el encabezado de tu tablero para abrir el menú de las Dashcards.
4. Elige una de las ocho plantillas de las Dashcards o haz clic en “Personalizar” para crear la tuya.

Consejo de profesional: Haz clic en los tres puntos arriba de cualquier lista y selecciona “Supervisa con Dashcard” para crear rápidamente una Dashcard que cuente las tarjetas en una lista.

Cómo crear una Dashcard personalizada:

1. En el menú de Dashcards, selecciona el mosaico “Personalizar” o haz clic en el botón “Personalizar” de una plantilla de Dashcard.
2. Nombra la Dashcard según lo que quieras controlar y elige un color significativo o una imagen de fondo para la Dashcard, igual que lo haces en el tablero de Trello.
3. En los menús desplegables de filtros, elige los criterios que te gustaría seguir, incluidos los Campos personalizados. 
4. Haz clic en “Empezar seguimiento” para agregar la Dashcard a tu tablero. 
5. Al igual que cualquier otra tarjeta, las Dashcards se pueden mover y organizar como quieras.

Haz clic en una Dashcard para explorar más

Mientras que la portada de la tarjeta Dashcard tabula las tarjetas y los datos coincidentes, con un clic en la Dashcard podrás explorar las tarjetas en profundidad. En el reverso de la tarjeta, verás una sección nueva de Dashcard que tiene tres funciones clave:

• Un selector que le permite al creador de la Dashcard dejar que otros miembros del tablero que pueden ver la Dashcard también puedan explorar todas las tarjetas que coinciden con los filtros de la Dashcard, incluso si no tienen acceso a los tableros originales donde están esas tarjetas. (Nota: Los permisos habituales de Trello aplican en lo que respecta a la edición de tarjetas y el acceso a los tableros que las contienen).
• Una lista de las primeras 10 tarjetas coincidentes. Podrás hacer clic en cualquiera de ellas para abrirlas.
• Un botón para “Explorar” que te permite filtrar y ordenar todas las tarjetas coincidentes, ver las métricas y el historial de cambios y crear alertas. Además, el creador puede editar la Dashcard.

Cómo analizar los datos

Haz clic en el botón “Explorar y editar” en el reverso de la tarjeta y llegarás a una tabla con las tarjetas coincidentes. ¡Para todos los fanáticos de los datos, la diversión acaba de empezar! 

Dentro de la tabla de Dashcards, puedes ocultar, ordenar, modificar y visualizar columnas a fin de profundizar en la información más relevante para ti. Haz clic en cualquier parte de cualquier visualización y tu tabla se actualizará de forma automática, lo que te permitirá realizar acciones robustas.

Por ejemplo, si quisiera ver tendencias en el trabajo entrante del año pasado para identificar patrones de temporadas más activas, podría visualizar la columna “Creado” y ver los puntos mensuales con más actividad, cuando se crean tarjetas con más frecuencia. Haz clic en un día ajetreado para que la tabla se actualice solo con las tarjetas creadas en ese día (o mes). Si aún tienes muchas tarjetas, visualiza un subconjunto según quién está asignado. Ahora puedes interactuar con eso, además de gestionar la distribución de la carga de trabajo.

Esto me permite planificar a futuro para asegurarme de que el equipo esté listo en los meses más ajetreados a fin de minimizar el agotamiento y encontrar oportunidades para aceptar proyectos nuevos en los momentos más tranquilos.

Métricas, historial y alertas

Para los equipos que usan Campos personalizados en sus tarjetas a fin de organizar puntos de datos específicos y relevantes para el tablero, las Dashcards pueden mostrar los recuentos de tarjetas además de información de cualquier Campo personalizado numérico. Esto se puede seleccionar dentro de la pestaña Métricas en una Dashcard. Allí, puedes elegir cualquier campo numérico para mostrar el total, el máximo, el mínimo, la media o la mediana.

Da un vistazo al pasado y observa los cambios históricos en la cantidad de tarjetas controladas el mes pasado en la pestaña Historial. Haz clic en un día para ver los cambios en las tarjetas que se controlan, como las tarjetas que se empiezan a seguir, que se dejan de seguir o que aún se siguen. (Esta función solo está disponible para los clientes Premium y Enterprise).

Por último, aunque tus Dashcards nuevas son hermosos repositorios de datos, entendemos que el trabajo ocurre fuera de Trello y probablemente no puedes mirarlas todo el día a la espera de que los números cambien. Por eso, creamos alertas que pueden notificarte a ti o a otros los cambios en las tarjetas que sigues, por ejemplo, cuando la cantidad de tarjetas supera cierto límite, mediante la publicación de una alerta en un canal de Slack o por correo electrónico. Solo el creador de la Dashcard puede crear alertas en la pestaña Alertas, pero pueden enviarse por cualquier canal de Slack, mensaje directo, correo electrónico o una mezcla de esas opciones. (Esta función solo está disponible para los clientes Premium y Enterprise).

Esperamos que estés tan emocionado como nosotros de incorporar las Dashcards en tus flujos de trabajo para seguir el trabajo como nunca.