¿Qué es un flujo de trabajo y para qué se usa?

¡Hoy es el día! Estás organizando tus asuntos. Por fin vas a acabar todos tus pendientes. Vas a terminar todo y además lo vas a hacer en el orden correcto para así maximizar tu tiempo. También vas a poder recordar todas las cosas que no pusiste en tu lista.

Así que te pones cómodo frente a tu escritorio y empiezas tu búsqueda exhaustiva sobre los mejores métodos de productividad. No importa cuál sea el método—lo vas a HACER. Sólo un detalle, todos te repiten lo mismo: "Implementa tu flujo de trabajo".

¿Cómo? ¿Qué es un flujo de trabajo?

No temas. Vamos a tomarnos unos minutos para entender lo básico sobre flujos de trabajo ("workflow" en inglés) y porqué los necesitas. Luego veremos algunos ejemplos que te permitirán decidir qué es lo que funciona mejor para ti:

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo espues, "la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su inicio hasta su finalización." Para ponerlo fácil, es el método que estableces para lograr terminar tus actividades.

Tus "actividades" puede ser lo que sea: desde una lista de quehaceres semanales hasta un proyecto más exhaustivo como la escritura de un libro, o la configuración de un sistema de facturas para tus clientes.

De hecho, probablemente aplicas flujos de trabajo en tu vida cotidiana sin darte cuenta. Por ejemplo, supongamos que la lavandería queda de paso hacia la práctica de fútbol de tu hijo, que también resulta ser la ruta que pasa por tu tienda de dulces favorita. Así que cada miércoles, cuando tu hijo tiene práctica de fútbol, pasas a dejar la ropa a la lavandería y luego de regreso a cas, le alegras el día a todos con los dulces que compraste en la dulcería. La optimización que hiciste de la ruta para tener esa experiencia, es esencialmente un ejemplo de flujo de trabajo en su forma más simple.

Cuando se trata de la productividad día con día, tu vida sería mucho más fácil si tuvieras un flujo de trabajo. Buscar entre tus correos electrónicos o entre tus papeles para encontrar información, es una pérdida de tiempo. ¡Existe una manera más fácil!

Ejemplos de flujos de trabajo más utilizados que debes conocer

Productividad personal y lista de pendientes

Este es uno de los ejemplos de flujos de trabajo más fundamentales, en forma de tablero de Trello: por hacer, haciendo y hecho. Las tarjetas se mueven entre estas listas mientras se va trabajando en ellas.

Puedes cambiar el nombre de tus listas con un título que a tí te guste. Además de estas listas por hacer, haciendo y hecho, algunas personas agregan listas como "tareas a largo plazo" o "en espera", en las que guardan iniciativas en las que actualmente no están trabajando pero que no quieren olvidar.

Si quieres un flujo de trabajo sobre productividad personal más avanzado que reúna todo en un mismo lugar, revisa este detallado flujo de trabajo hecho por una fuente muy confiable: nuestros propios fundadores de Trello.

Flujos de trabajo para Scrum y metodología ágil

Muchos equipos de trabajo usan un método para flujo de trabajo que se llama ágil, que básicamente estructura las tareas de un proyecto en tareas más cortas y rápidas (de una o dos semanas). A estas tareas cortas se les llama "sprints". Antes de llegar al periodo de sprint, todas las tarjetas se colocan en un "área de espera" que se llama lista "backlog".

Conforme va progresando el proyecto, las tarjetas se mueven del backlog a la lista de sprints. Aquí, se trabaja en ellas hasta que se agota el tiempo asignado.

Cuando el sprint se acaba, se guarda y revisa todo lo que se hizo. Todo el equipo reflexiona sobre lo que salió bien y sobre lo que se puede mejorar (a este ejercicio se le llama retrospectiva). Después se implementan las ideas de las retrospectivas y el proceso vuelve a empezar con un nuevo sprint.

Este ejemplo de workflow funciona muy bien para grupos de personas (dónde cada quien tiene asignadas tareas diferentes) porque les permite mantenerse enfocados en la meta y además integrarse para que el proceso siga fluyendo.

Revisa este texto sobre cómo lograr que tu equipo trabaje con Scrum y Trello.

Gestionando los flujos de trabajo de solicitudes entrantes

Otro flujo de trabajo popular tiene que ver con mantenerse a flote con todas las peticiones frecuentes que necesitan ser filtradas hacia otras personas o que se tienen que manejar en un orden determinado.

Por ejemplo, digamos que tienes una florería muy popular y que llegan más pedidos de los que puedes atender. La mejor manera de manejar esta situación es hacer que todos los pedidos lleguen al mismo lugar para después moverlos hacia el lugar donde se supone tienen que estar.

No importa si las solicitudes son correos electrónicos, formatos de pedidos en línea o mensajes de voz, todos se convierten automáticamente en una tarjeta en la primera lista a la izquierda de un tablero Trello. A partir de ahí y dependiendo del pedido, se canaliza a una lista diferente.

Los flujos de trabajo para solicitudes entrantes se pueden aplicar para muchos casos como: gestionar el inbox de tu correo electrónico, generar clientes potenciales, encargarse de las preguntas de los administradores y de otros equipos o también se puede aplicar en sistemas de tickets.

Revisa este texto sobre cómo mandar automáticamente todo tipo de tareas a un tablero de Trello.

Ejemplo de flujo de trabajo de transferencia (hand-off)

En este ejemplo de flujo de trabajo colaborativo, una vez que has terminado tu parte del trabajo, le asignas la siguiente parte a alguien más. Cuando esa persona acaba su parte, se lo pasa a la siguiente persona, y así sucesivamente.

Entonces, digamos que tú y tu equipo están trabajando en el sitio web de la empresa. La primera persona está a cargo de escribir el texto para el sitio, luego se lo pasa a la siguiente persona para que corrija la gramática y los errores de dedo, esa persona se lo manda al diseñador para que haga un prototipo, y así sucesivamente.

Cada uno de estas tareas se puede desglosar en varias listas en un tablero de Trello. De esta manera, cuando la tarjeta se transfiere a una lista de la que tú eres responsable, haces lo que tienes que hacer, comentas y adjuntas alguna información importante, y después la arrastras al siguiente paso para la siguiente persona.

Para estar seguro de que la siguiente persona sabe que es su turno, puedes eliminarte como miembro de la tarjeta y agregar a esa persona. Cuando agregas a la siguiente persona a la tarjeta, esta persona recibe una notificación. También le puedes escribir un comentario que diga algo así, "Oye @ericasu, agregué mis cambios. ¡La tarjeta está lista para que le des tu toque mágico!", así no queda duda.

Los flujos de trabajo de transferencia funcionan muy bien para la gestión de proyectos simples. Así te evitas tener a una persona que esté supervisando todo el flujo de trabajo y además ayuda a evitar confusiones o a que dos personas trabajen en la misma tarea. Un flujo de trabajo popular es la gestión de calendarios editoriales. 

Esperamos que este curso rápido te haya dado una referencia sobre el tipo de flujo de trabajo que funcionaría mejor para lo que tu necesitas. Y recuerda: todos los flujos de trabajo deben ser flexibles y se deben ir adaptando a tus necesidades. La característica más importante que debe cumplir un flujo de trabajo es qué tan efectivo es para lo que tú necesitas. ¡Buena suerte!

Lee también: Cómo implementar la metodología ágil Scrum en Trello para tu equipo de desarrollo