Como líder empresarial, seguramente ves el anuncio de una herramienta de gestión del trabajo diferente todos los días, cada una de las cuales promete ser más grande y mejor que todas las demás. Ya analizaste las opciones, entendiste los beneficios de implementar un sistema de gestión del trabajo e, incluso, es probable que hayas incursionado en algunas pruebas.
Pero elegir una solución es más difícil de lo que parece. Con tantas plataformas que ofrecen las mismas funciones, ¿cómo sabes qué herramienta de gestión del trabajo es la más adecuada para tus equipos?
Una hoja de cálculo de 40 filas puede explicar de qué es capaz una solución, pero cada equipo trabaja de manera diferente. Lo que la plataforma pueda ayudar a tu equipo a lograr es más importante de lo que puede hacer en papel.
Al ser un sistema de gestión del trabajo hecho a la medida para abordar los desafíos empresariales, Trello supera a la competencia en lo que importa. Además, es una solución rentable, ya que cuenta con las funciones, integraciones y automatizaciones sólidas que los equipos empresariales necesitan para prosperar sin que deban agotar su presupuesto.
Cuando comparas Trello con la competencia, es fácil ver por qué Trello es simplemente la solución de gestión del trabajo adecuada para empresas como la tuya.
Comparemos entre Trello o Asana, y veamos sus pros y sus contras
Si estás investigando opciones que puedan adaptarse a las necesidades de tus equipos, lo más probable es que hayas dedicado tiempo a estudiar las similitudes y diferencias entre Trello y Asana. Este último ofrece una solución de producto sólida para gestionar varios proyectos. Sin embargo, es necesario considerar una gran cantidad de factores que contribuyen a la experiencia de los usuarios, la satisfacción de los empleados y, en última instancia, el éxito comercial.
A continuación, encontrarás algunas de las funciones que debes evaluar al analizar qué plataforma funciona mejor para tus equipos; funciones que afectarán la capacidad de tus empleados de administrar sus flujos de trabajo, colaborar de manera más eficiente y mejorar su productividad. Y ahí es donde Trello se destaca.
Automatización del flujo de trabajo que satisface las necesidades únicas de cada equipo
Si quieres que tus equipos logren su máximo potencial, debes proporcionarles sistemas que permitan que sea productivos. Eso significa darles acceso a herramientas que faciliten la automatización de los flujos de trabajo y eliminen las tareas manuales sin interponerse en su camino. Trello simplifica el proceso con automatizaciones que no requieren programación y que todos los equipos pueden aprovechar sin necesidad de conocimientos técnicos.
Si bien la capacidad de automatizar puede no parecer una función decisiva, es fundamental tenerla en cuenta al elegir una solución de gestión del trabajo. Las automatizaciones del flujo de trabajo permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo a los empleados, lo que significa ahorros en los resultados finales para toda la organización sin sacrificar la productividad.
Según un estudio de Automation Anywhere de 2020, el empleado promedio dedica tres horas por día a realizar tareas repetitivas y manuales que podrían automatizarse fácilmente. Es un porcentaje de tiempo significativo que se pierde en elementos que no necesariamente están relacionados con las habilidades o no representan una gran mejora para la empresa. Al hacer estos cálculos, una empresa con 500 empleados podría ahorrar hasta 7500 horas por semana simplemente automatizando estas tareas con Trello.
Si bien Asana ofrece reglas personalizadas que permiten a los usuarios automatizar las tareas rutinarias, el sistema depende de que sepas qué tareas tiene más sentido automatizar (lo cual es más difícil de lo que parece) y cómo configurar estas automatizaciones con el creador de reglas. La herramienta de automatización sin programación de Trello, Butler, puede ofrecer sugerencias según las tareas que tus empleados realizan con más frecuencia.
Los equipos Enterprise pueden crear comandos ilimitados y botones personalizados para abordar tareas tediosas y repetitivas, lo que les permite usar su tiempo y energía de manera más inteligente. ¿Tarjetas recurrentes? Listo. ¿Enviar un correo electrónico automático a un cliente cuando un proyecto está listo para su revisión? Pan comido. Aprueba la automatización con un solo clic en un botón y, luego, relájate y observa cómo se dispara la productividad de tu equipo.
Tableros flexibles que van más allá de la gestión del trabajo
Uno de los mayores beneficios de Trello es la capacidad de tus equipos de transformar un tablero en lo que se necesite. Poder hacer más con una herramienta puede ayudar a tu empresa a eliminar las herramientas redundantes y a centralizar el lugar en el que tus empleados se conectan y trabajan en conjunto.
Las soluciones como Asana tienen como objetivo ayudar a los equipos a llevar el trabajo más allá de la gestión de proyectos, pero sus estructuras fijas no se prestan a otros usos con la misma facilidad. Con Trello, tu empresa y tus equipos pueden modificar los tableros para ocuparse de una amplia variedad de casos:
- Base de conocimientos. Casi la mitad de los empleados afirman que dedican hasta dos horas al día a buscar la información necesaria para hacer su trabajo. Y el 57 % dicen que su productividad se ve afectada porque dedican demasiado tiempo a encontrar la información correcta. Con la centralización de los recursos importantes, puedes olvidarte de la búsqueda incesante de la hoja de ruta del producto del último trimestre en bandejas de entrada, diferentes herramientas de colaboración y la red de la empresa. La base de conocimientos interna exclusiva permite a los empleados acceder a los archivos y recursos que necesitan sin importar dónde trabajen.
- Directorio de personas y equipo. A medida que el trabajo se vuelve más híbrido, los equipos y los empleados pueden sentirse desconectados fácilmente. Con las portadas de las tarjetas de Trello, los empleados pueden compartir su foto favorita e incluir detalles importantes en su tarjeta, como su función, sus responsabilidades, sus formas de contacto preferidas y cualquier dato curioso.
- Centro de control de las comunicaciones. Los equipos pueden usar los centros de Trello para centralizar las comunicaciones importantes, como las cartas del CEO y los anuncios empresariales. De esa manera, siempre sabrán a dónde recurrir para estar al tanto de las últimas novedades. El sólido centro de comunicaciones incluye documentación a la que los empleados de todos los departamentos necesitan acceso, como información sobre inscripciones abiertas, políticas de la empresa y el calendario de vacaciones.
- Hoja de ruta pública. La transparencia en una empresa en expansión es clave y, sin dudas, las hojas de ruta públicas o las notas de la versión son de gran ayuda. Con las funciones de colaboración visual de Trello, puedes cambiar las aburridas listas de viñetas por una experiencia más atractiva. Las tarjetas de Trello pueden mostrar capturas de pantalla y GIF a los clientes con nuevas mejoras o correcciones de errores detalladas. A modo de ejemplo, echa un vistazo a la hoja de ruta pública de Buffer aquí.
- Retroalimentación de los clientes. Fomenta la participación de los clientes con un tablero público de solicitudes de mejora. Habilitar el Voting Power-Up les da la oportunidad de opinar sobre posibles funciones o mejoras y permite a tus equipos de productos y desarrollo organizar mejor los próximos sprints.
La configuración flexible de Trello permite a los equipos elegir su propio trayecto de trabajo y utilizar los tableros de la manera más conveniente para ellos. ¿No sabes por dónde empezar? Encuentra ejemplos y plantillas inspiradores de cómo otros equipos Enterprise utilizan Trello.
Precios con todo incluido sin salirte del presupuesto
Si estás invirtiendo en una herramienta de gestión del trabajo, tienes el derecho de saber qué estás pagando y debes tener la seguridad de que estás aprovechando tu dinero. Trello prioriza la transparencia de precios con una estructura de precios claramente definida que muestra de manera exacta de qué funciones dispondrán tus equipos (alerta de spoiler: un montón).
El precio por niveles y asequible de Trello es con todo incluido, lo que facilita a las empresas encontrar la solución de gestión del trabajo perfecta sin disparar su presupuesto. Nuestros precios básicos por usuario para los planes Enterprise comienzan más bajos que los de la competencia y disminuyen cuando hay más personas, lo que permite a los equipos crecer junto con la empresa.
Trello o Microsoft Planner, cuál elegir según sus integraciones
Microsoft Planner se ha convertido en una opción competitiva de gestión del trabajo para las empresas. Sin embargo, a algunos les puede parecer restrictivo, tanto por las funciones disponibles como por las herramientas con las que funciona. Trello ofrece integraciones sólidas (más de 200 y contando) que reducen el cambio de contexto y permiten la colaboración de toda la empresa.
Integraciones que funcionan con otras aplicaciones
El software de Trello funciona correctamente con otras aplicaciones, ya que conecta las herramientas que más usan tus equipos en una sola plataforma para obtener una experiencia ágil. ¿Necesitas extraer los clientes potenciales de Salesforce? Listo. ¿Llevas el control de un sprint en Jira? Existe un Power-Up para eso. Estas integraciones implican un cambio radical para las empresas, ya que se pide a los empleados que utilicen diferentes aplicaciones durante la jornada laboral.
De hecho, se calcula que la mayoría de los trabajadores alternan entre 10 aplicaciones 25 veces al día, y ese cambio de contexto conlleva enormes costos de productividad. Más de una cuarta parte de los trabajadores afirman que “las acciones y los mensajes se pierden al cambiar de aplicación”, lo que puede provocar que queden plazos sin cumplir y que los clientes se sientan frustrados.
Si bien Microsoft Planner se integra adecuadamente con otras aplicaciones de Microsoft, se limita al ecosistema de Office 365. Esto significa que los equipos que utilizan aplicaciones que no pertenecen a Office para su trabajo diario quedarán aislados o perderán un tiempo valioso al cambiar de plataforma.
Trello tiene más de 200 integraciones (incluido Microsoft Teams) que los equipos pueden usar de inmediato, sin necesidad de instalación.
Al elegir una solución de gestión del trabajo que se integre con el resto de tus recursos tecnológicos, puedes reducir el cambio de contexto y ahorrar tiempo valioso a tu equipo.
Capacidad de colaboración ilimitada
Todos los equipos necesitan herramientas de colaboración eficaces que ayuden a los empleados a comunicarse, a realizar un seguimiento del progreso y a compartir retroalimentación entre sí, independientemente de dónde trabajen. Trello se diseñó con la colaboración en mente, ya que proporciona funciones que permiten a los empleados abordar proyectos con los miembros de su equipo más cercanos y en otros departamentos. ¡Sin tener que hacer malabares!
Según una encuesta reciente de Gartner, el 82 % de los líderes empresariales desean permitir el trabajo remoto en algún momento después de la COVID. A medida que las empresas se preparan para cambiar a modelos híbridos permanentes, es fundamental que aborden los desafíos de colaboración y permitan a los empleados trabajar en conjunto en los proyectos, sin importar dónde trabajen.
Esto no se logra tan fácilmente si la colaboración del equipo depende de Microsoft Planner. La plataforma tiene un límite de 1000 caracteres para los comentarios, lo que dificulta a los empleados brindar el contexto necesario al trabajar de manera híbrida en proyectos o dejar comentarios exhaustivos a los miembros del equipo.
Trello, por el contrario, se creó para permitir la comunicación de equipo. Los usuarios tienen caracteres ilimitados, no tienen restricciones de comunicación y pueden mantener a los miembros del equipo informados al @ mencionarlos en cualquier parte del producto. Agrega varios miembros del equipo a la misma tarjeta, comparte proyectos de un tablero a otro para colaborar con compañeros de trabajo de otros departamentos e, incluso, informa a clientes externos para solicitar aprobación.
Con Trello, los equipos pueden decidir cómo colaborar, cómo apoyarse mutuamente y cómo, juntos, mejorar sus procesos internos para lograr un equipo más eficiente y colaborativo.
Trello vs Monday: una experiencia de usuario sencilla para tu equipo
Tus equipos están ocupados haciendo malabares para cumplir plazos ajustados, capacitando a los nuevos empleados, incorporando clientes y trabajando para hacer crecer la empresa. Quieren enfocarse en su trabajo, no en configurar una herramienta complicada (sin importar cuán beneficiosa pueda ser).
Es fácil para los equipos comenzar a usar Trello rápidamente, mientras que Monday tiene una curva de aprendizaje más pronunciada. Además, la experiencia móvil dificulta su adopción para los equipos con diferentes habilidades o conocimientos técnicos. Al comparar Trello con Monday, ten en cuenta cómo factores como estos afectan el valor general del producto, tanto para tus equipos como para tu empresa.
Diseño intuitivo que garantiza la facilidad de uso
Trello es la herramienta de colaboración más visual del mercado y permite el uso inmediato a equipos con diferentes habilidades con poca ayuda. La plataforma es intuitiva y tiene un diseño fácil de usar, una ventaja notable, ya que el diseño afecta directamente la rapidez con la que los empleados aprenden (y adoptan) las herramientas nuevas.
La mayoría de las personas aprenden de manera visual y, si bien esto puede parecer trivial, para una solución de gestión del trabajo, el diseño intuitivo puede marcar la diferencia entre su adopción rápida en toda la empresa y su no utilización.
Si bien Monday proporciona una sólida experiencia de gestión del trabajo, su curva de aprendizaje es más pronunciada. Además, incluye una cantidad inmensa de plantillas, vistas y diseños de proyectos que los empleados deben aprender, lo cual puede dificultar su adopción. Su complejo diseño también puede dificultar la navegación por la plataforma, lo que frustra a los usuarios y retrasa la adopción de la herramienta. En última instancia, esto pone en peligro la rapidez con la que una empresa puede aprovechar el valor de su implementación.
Desde el inicio, Trello ha priorizado la experiencia del usuario. Esto significa diseñar una herramienta con un uso natural y sencillo y con una curva de aprendizaje lo más pequeña posible. Los usuarios aprenden cómo funcionan los tableros, las listas y las tarjetas a medida que realizan su trabajo. En tan solo un día, experimentan de primera mano el valor que Trello proporciona en términos de visualización, gestión y colaboración al trabajar.
Nuestros campos de arrastrar y soltar hacen que la interfaz sea digerible para equipos de todos los niveles técnicos, y Trello dispone de una enorme biblioteca de material de capacitación y recursos para quienes necesiten ayuda para entender el sistema.
La parafernalia puede parecer emocionante, pero, al final del día, una curva de aprendizaje pronunciada puede afectar negativamente la entrega de los proyectos, las finanzas y la motivación de los empleados al interponerse en el camino.
“Lo que más nos gusta de Trello es su simplicidad. Existen muchas soluciones de gestión de proyectos excelentes en el mercado, pero hemos descubierto que muchas están tan repletas de opciones y funciones que pueden traer aparejada una complejidad innecesaria. Trello hace lo contrario; nos ayuda a reducir la complejidad de nuestros sistemas y procesos, lo que mantiene nuestro flujo de trabajo visual y optimizado, pero incluye las funciones necesarias para hacer el trabajo”. – R.J. Weiss, fundador de The Ways to Wealth
Una experiencia móvil que los equipos disfrutan
La experiencia de usuario móvil se ha vuelto cada vez más importante en un mundo en el que los empleados trabajan desde sus teléfonos a diario. Los equipos deben poder cargar archivos, acceder a información y comunicarse con sus compañeros de trabajo en un abrir y cerrar de ojos, incluso si no están frente a la computadora.
Según el informe State Of The Digital Workplace de Igloo, uno de cada cinco empleados accede regularmente a las aplicaciones de trabajo desde su teléfono celular. Ese número se ha disparado en los últimos años, lo que demuestra lo importante que es la compatibilidad móvil para una herramienta de gestión del trabajo.
La experiencia móvil de Monday puede condensarse o saturarse; muchas de las vistas de sus proyectos son difíciles de ver en un teléfono, lo que hace que pasen más tiempo deslizando el dedo hacia los costados para tener una idea del cronograma de un proyecto. Trello, por el contrario, ofrece una perspectiva independientemente del tamaño de la pantalla. Nuestras actualizaciones en tiempo real permiten a los equipos pasar de una plataforma a otra sin problemas, ya sea una computadora, un teléfono o cualquier cosa en el medio.
Trello vs Shadow IT: permisos y seguridad a nivel empresarial
Según Forbes, una de cada cinco empresas tiene problemas de seguridad cibernética debido a un “recurso de TI no autorizado”. Y esas infracciones de seguridad no son baratas; tienen un costo promedio de $9,05 millones solo en los EE. UU. Las empresas que quieren evitar las infracciones de datos problemáticas deben evaluar las funciones de seguridad de las herramientas que incorporan y adoptar medidas para mantener la seguridad laboral de los empleados.
Las medidas de seguridad que combaten la TI oculta garantizan la protección de datos
Trello va más allá de la gestión básica de usuarios y el inicio de sesión único basado en SAML (SSO por sus siglas en inglés) para ofrecer funciones de seguridad sólidas que incluso a su departamento de TI le encantarán. Los administradores del Espacio de trabajo pueden actualizar los permisos de los usuarios, restringir el acceso para compartir archivos e, incluso, controlar con qué aplicaciones se integran los empleados.
Esta última es una función importante, ya que el 57 % de los empleados admiten usar al menos una aplicación no aprobada a diario para hacer su trabajo. Este uso de aplicaciones no aprobadas, también conocido como “TI en la sombra”, se ha convertido en una gran debilidad para las empresas y representa un riesgo para toda la organización.
Con Trello, los administradores del Espacio de trabajo pueden combatir la TI en la sombra al definir con qué aplicaciones pueden integrarse los empleados, lo que garantiza que no se utilicen aplicaciones no aprobadas y, al mismo tiempo, preserva el acceso a la productividad.
Desde el Cuadro de mandos de administración de Enterprise, tus profesionales de seguridad pueden realizar lo siguiente:
- Establecer permisos de seguridad en cascada que fluyan por los Espacios de trabajo y los tableros.
- Elegir la configuración predeterminada de visibilidad del Espacio de trabajo y el tablero.
- Administrar los miembros del Espacio de trabajo (y su acceso) de manera individual o masiva.
- Definir quién tiene permiso para crear y eliminar tableros.
- Aprobar solicitudes del Espacio de trabajo para unirse a Enterprise.
- Asignar y eliminar licencias de Enterprise.
- Especificar opciones aprobadas para el uso compartido de archivos.
- Aprobar Power-Ups (es decir, integraciones de aplicaciones) que cumplan con los protocolos de seguridad de tu empresa.
Trello Enterprise mantiene un estricto programa de seguridad y cumplimiento que incluye certificaciones SOC2 y SOC3, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, PCI DSS y FedRAMP, así como el cumplimiento del RGPD. Tu confianza en Trello Enterprise es importante y es por eso que Trello ha centralizado todos los informes y certificaciones relacionados con la seguridad y la confianza en un solo lugar.
Los beneficios de elegir y usar Trello como tu gestor de tareas aliado
Existen muchas soluciones de gestión del trabajo, pero cuando se trata de elegir la mejor para tu organización, la respuesta no tiene por qué ser complicada. Las sólidas funciones de Trello Enterprise, junto con la simplicidad intuitiva, permiten a los equipos empresariales trabajar de manera más eficiente. Esto significa que los equipos cuentan con las herramientas necesarias para agilizar los procesos internos, mejorar la colaboración entre equipos y tomar el control de su trayecto laboral.
Programa una demostración hoy mismo y descubre de qué manera Trello Enterprise puede ayudar a llevar a tus equipos al siguiente nivel.
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