Como aprender a ter foco: um guia interno do Trello para produtividade pessoal

Em 2011, Justin Gallagher e Bobby Grace co-criaram um protótipo de aplicativo web que fornecia uma perspectiva visual do que as pessoas estavam trabalhando. Esse aplicativo se tornou o Trello. Aqui está a história de como o Justin o usa atualmente.

Se você é como eu, tem milhares de coisas para fazer no trabalho e em casa. E, o que é pior, todas essas tarefas, compromissos, projetos e coisas para lembrar estão salvas e arquivadas em diferentes aplicativos e serviços - e-mails, agendas, chats, abas de navegador, quadros do Trello, notas, lembretes e mais.

Eu perdi a conta de quantas vezes eu:

• Fiquei distraído respondendo um e-mail ou chat ao invés de trabalhar em um projeto de alto impacto.
• Finalmente sentei para trabalhar naquele projeto importante e percebi que tinha uma reunião em 10 minutos.
• Cheguei em casa ao final do dia sem lembrar de marcar uma consulta no dentista, enviar uma mensagem pro novo contratado ou ligar para alguém da família para desejar feliz aniversário.

Deixe tudo preparado

Depois de ler Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind, eu percebi que precisava ter tudo em um único lugar para fazer o melhor uso do meu tempo e garantir que as coisas importantes não estavam escorregando pelas minhas mãos. Se você não leu o livro, mise-en-place é uma frase francesa usada por chefes que (muito) mais ou menos significa “tudo em seu lugar”. O livro entra em vários detalhes e tem centenas de histórias que ajudam a explicar os princípios, mas eu vou tentar trazer um pequeno resumo aqui.

A essência do mise-en-place é que antes de começar a cozinhar, todos os ingredientes estejam preparados (limpos, cortados, descascados, ralados, medidos, e etc) e os equipamentos (potes, panelas, colheres, facas, etc) separados. Isso permite que o chef identifique ingredientes ou equipamentos em falta com antecedência, comece preparações complexas no tempo certo sem atrasar a refeição, além de agrupá-los para que a preparação aconteça eficientemente e com menos bagunça. Mas vai além disso também. Algumas pessoas dizem que é um estado de mente, ou um estilo de vida. De qualquer forma, estou longe da minha especialidade aqui, mas o livro mostra como aplicar esses mesmos princípios dentro e fora da cozinha.

Eu fiquei convencido que se pudesse ver minhas reuniões, projetos, ideias e tarefas tudo junto, eu seria capaz de aprender como ter foco e planejar melhor meus dias. Eu estou um pouco tendencioso aqui, mas os aspectos visuais e espaciais dos quadros do Trello e cartões pareciam a solução perfeita para mim.

Configuração e priorização do quadro

Antes de eu entrar em como realmente organizo todos meus projetos no quadro, vamos falar sobre a estrutura básica. Isso é como meu quadro se parece (detalhes alterados, obviamente):

Essas listas falam por si só, mas vamos falar delas rapidinho:

Hoje (Today)

Eu moro entre as árvores no norte de Nova Iorque e pego o trem para a cidade na maior parte dos dias. Eu gasto 10 - 15 minutos toda manhã planejando o dia na lista Hoje. Movimento os cartões de uma lista para outra entre Amanhã (Tomorrow), Em breve (Soon), Aguardando (Waiting) e Inbox (Caixa de entrada). Primeiro, eu pego cada cartão que representa uma reunião e coloco em ordem - da mais cedo para a mais tarde. Elas são fáceis de identificar e classificar porque o nome do cartão possui um “R:” no início e também uma data de vencimento que representa a hora da reunião. Em seguida, olho o tempo que tenho fora das reuniões e organizo os projetos baseados em quão importante são, e se eles se encaixam no tempo disponível.

Amanhã (Tomorrow)

Bem óbvio aqui. Essa lista tem as coisas que não vão se encaixar na lista de hoje, mas devem ser feitas em breve. Cartões que representam eventos da agenda automaticamente aparecem na lista 24 horas antes do horário, assim eu posso começar a ver o amanhã tomar forma conforme o hoje está em andamento. Eu vou explicar como isso acontece já já.

Essa semana (This Week)

Não vai acontecer hoje nem amanhã, mas eu gostaria de chegar a esses cartões até o fim da semana. Conforme a semana progride, essa lista deve ser tornar cada vez menor. Se isso não acontece, eu me pergunto se não estou priorizando e controlando mal as tarefas que aparecem de forma inesperada.

Aguardando (Waiting)

Coisas que precisam acontecer eventualmente, mas ainda não agendei.

Caixa de entrada (Inbox)

Aqui é onde os cartões ficam antes de eu ter a chance de encaixar nas listas. Muitas dos cartões nesta lista são automaticamente gerados pelo e-mail ou chat.

Feito (Done)

Essa é minha sala de troféus. Todas as coisas que foram finalizadas, revisadas ou lembradas. Eu gosto de deixar o quadro filtrado por “*”, assim a contagem é exibida no topo de cada lista. É boa a sensação de ver que centenas e até milhares de coisas foram feitas. Periodicamente, eu arquivo todos os cartões na lista Feito só para reiniciar a contagem - geralmente quando eu passo dos 1.000 cartões.

Referências (References)

A lista de referências não faz parte do workflow como o restante das listas. Em vez disso, esse é o meu lugar para manter inspirações e coisas para lembrar.

Algumas vezes eu vou ter alguns cartões para posts de blogs que eu li e quero manter em mente no trabalho. Outras vezes, é a meta mensal ou anual que nós definimos e quero garantir que ela seja lembrada com frequência. De vez em quando é só uma imagem legal como capa do cartão. Em geral, o conteúdo dessa lista não muda com bastante frequência - eu diria que geralmente tem 3 - 6 cartões. Assim que está no momento:

Automação

Meu objetivo principal era ter um único lugar para descobrir o que eu preciso fazer em seguida. Para fazer isso funcionar, eu tive que colocar tudo no quadro. Estou canalizando aqui as próximas reuniões, e-mails que precisam ser lidos ou respondidos, projetos, ligações a fazer, ideias aleatórias, documentos para revisar e tudo mais que preciso acompanhar ou lembrar.

Seria irritante e demorado criar cartões manualmente para todas essas coisas, e eu sei que não seria disciplinado suficiente para isso (pelo menos eu admito…) Para me manter no caminho certo, eu quis automatizar o máximo de importação de dados possível.

Zapier é um serviço que torna super simples conectar aplicativos e automatizar fluxos de trabalho. Eu usei ele a um tempo atrás para automatizar alguns processos, e especialmente se tivesse um Power-Up do Zapier no Trello, pensei que seria de grande ajuda.

Eu tenho automações “Zaps” para importar e-mails importantes, eventos da agenda e mensagens de chats.

Veja como funciona para cada tipo de dado:

E-mail

Tudo bem, uma informação complementar aqui… eu tenho uma forma particular de gerenciar meus e-mails. Funciona muito bem para mim, então vou descrever rapidinho para caso você queira tentar usar também. Mas, talvez você já tenha um sistema que funcione para você. É só mais uma dica para não se perder em muitas informações e aprender a ter foco. Pode também customizar esse Zap para se encaixar melhor na forma como você lida com seus e-mails.

Eu acesso mais meus e-mails através de aplicativos. Eu tenho o Airmail 3 em meu MacBook Pro e eu só uso a versão antiga de e-mail no iOS. Quando uso o Gmail pelo navegador é porque estou usando um computador diferente do meu por alguma razão. Eu configurei todos os aplicativos basicamente da mesma forma.

Primeiro, para aplicativos que oferecem suporte a uma caixa de entrada unificada, eu sempre opto por usá-lo. Isso me permite ver todas as minhas contas de e-mail de uma só vez (2 contas profissionais e 2 contas pessoais).

Em seguida, eu tenho uma seção de mensagens não lidas. Toda vez que eu checo meu e-mail (o que eu tento não fazer muito durante o dia), eu faço uma triagem rapidamente das mensagens não lidas (de novo, eu estou usando a caixa de entrada unificada, então isso é para todas as contas). Eu não tenho interesse em marcar, rotular, arquivar ou classificar meu e-mail de qualquer maneira. Quando faço a triagem, eu prefiro deixar de lado as mensagens que precisam de mais de 30 segundos da minha atenção e eu volto nelas quando fizer sentido (o que geralmente não é na mesma hora). Se eu recebo coisas de marketing que não quero, eu me descadastro ou marco como spam. Respondo rapidinho as mensagens que precisam de uma resposta simples. Qualquer coisa que precise de mais de 30 segundo de atenção, eu marco com uma estrela (às vezes chamado bandeira) para depois.

Depois disso, eu tenho uma seção para as mensagens marcadas com estrela. De novo, essas são as mensagens que precisam de algum tipo de atenção. Podem ser longos e-mails que preciso ler com profundidade, podem ter anexos que preciso avaliar ou só precisam de uma resposta mais cuidadosa. Tento me manter em 10 mensagens com estrelas ou menos. Ocasionalmente, vou acabar passando das 25 mensagens estreladas. Isso tende a acontecer se estou super ocupado com outros projetos importantes ou se acabo de voltar de férias. Quando isso acontece, eu separo um período de tempo especificamente para lidar com os e-mails.

Finalmente, tenho uma seção para todos os e-mails que foram marcados como lidos. Eu quase nunca olho eles. Não me importo de arquivá-los. Ao invés, eu só mantenho essa seção parada. Acho que raramente vou precisar me referenciar aos e-mails que eu já resolvi. Nas poucas ocasiões que eu preciso abrir uma mensagem antiga, a pesquisa funciona bem.

Ok, voltando ao quadro do Trello. Eu configurei um Zap que adiciona um cartão a lista Caixa de Entrada toda vez que eu marco um e-mail com estrela (ou bandeira). Eu tenho esse prefixo “E:” para o título do cartão, então é fácil diferenciar os e-mails das outras coisas. Ele puxa o assunto do e-mail, um link para o Gmail, o corpo e os anexo. Olha como fica:

Reuniões

Eu não pensava em reuniões como tarefas para minha to do list até mudar para esse sistema - e isso era um erro. Sem uma imagem holística de tudo que eu precisava fazer e especialmente as que precisam ser feitas em uma hora específica, era muito difícil ser eficiente organizando meu tempo.

Para lidar com as reuniões, voltei novamente ao Zapier. Configurei Zaps para criar cartões da lista “Amanhã” para todos os eventos da minha agenda 24 horas antes de acontecer. Isso resulta em cartões para reuniões, feedbacks 1 a 1, etc. Para tornar os cartões de reuniões fáceis de identificar, eu insiro o prefixo no título do cartão “R:”. A seguir um print do Zap para que você possa ver como está puxando o nome do evento, localização, descrição, horário de início e um link para a videoconferência, se tiver.

Mensagens do chat

Esse passou a funcionar quando começamos a usar o Slack para o Trello. Eu percebi que as pessoas estavam me mandando perguntas e ideias, e recebia a mensagem em um horário que não poderia responder. Talvez estivesse conversando com alguém ou em algum lugar. Infelizmente, as mensagens eram marcadas como lidas imediatamente e muitas vezes acabava esquecendo de responder a pessoa. Felizmente, você pode marcar uma estrela em mensagens no Slack e me baseei nessa funcionalidade para criar cartões na minha lista de caixa de entrada.

Outras coisas

Até agora falei sobre como eu afunilei tarefas e reuniões de outras ferramentas. É claro, as coisas surgem o tempo todo e ainda não estão em nenhuma ferramenta. Para mim, o que deveria fazer era tornar o mais fácil possível a adição dessas ideias, questões e tarefas no quadro. Eu faço isso de duas formas:

Criação de cartão rápido para iOS via 3D Touch

O aplicativo de Touch 3D do Trello para iOS mostra uma opção para criar um novo cartão. O cartão criado lembra o último quadro e lista usados, então é uma maneira fácil de adicionar cartões a lista da Caixa de Entrada. Funciona até quando estou offline!

Usar a Siri

Se eu quero criar um cartão sem digitar, uso a Siri. Eu tenho isso configurado com um IFTTT ao invés do Zapier nesse momento, porque com o IFTTT é mais fácil para interligar com o SMS. Uma vez configurado, eu tenho um número de telefone atribuído a mim pelo IFTTT e um contato com nome de “Trello” no meu telefone. Agora eu posso falar “Oi Siri, escreva para o Trello…” e vai adicionar um cartão a minha lista de Caixa de Entrada no meu quadro. Muito conveniente!

E é assim que se parece um IFTTT:

Power-Ups

Eu uso 7 (!) Power-Ups no meu quadro: Automação de tarefas por Zapier, Calendário, Cartão Recorrente, Cartão Soneca, Dropbox, Google Drive e Rastreio de Encomenda.

Tarefas repetitivas

Eu uso o Power-Up de cartões recorrentes para criar automaticamente cartões para tarefas que aparecem em intervalos periódicos. Aqui estão alguns cartões recorrentes que tenho configurado no momento...

Soneca

Algumas vezes, conforme a semana vai passando, vai ficando claro que alguns cartões da lista Essa Semana simplesmente não serão feitos. Quando isso acontece eu geralmente uso o Power-Up do Soneca para adiar o cartão até a próxima semana.

Visão do calendário

A visão do calendário é muito boa para ter uma noção de como as coisas estão durante a semana e para a próxima. Eu não uso muito datas de vencimento em cartões que não sejam de reuniões, então maior parte dos cartões que aparecem são reuniões. Mesmo assim, eu acho útil ver quão cheio ou vazio estão meus dias olhando dessa maneira.  Datas de vencimento podem ser alteradas ao mudar os cartões entre as células também, mas é importante saber que isso não mudará a data do evento no seu aplicativo de calendário.

Produtividade pessoal, feito!

É isso.

Isso acabou sendo mais longo do que eu esperava. Pode parecer complicado, mas uma vez organizado, não tem muito o que pensar a não ser checar seu quadro. Em geral, esse sistema tem sido muito útil para mim. Se alguém decidir experimentar isso, fazer algo similar ou se tiver um sistema melhor, eu vou amar saber mais!