Im Jahr 2011 schrieben Justin Gallagher und Bobby Grace einen Prototyp einer Web App, der mithilfe einer Bildperspektive darstellte, womit Menschen sich beschäftigen. Diese App wurde Trello genannt. Hier kommt Justins Einblick darüber, wie er heute die App nutzt.
Wenn du so wie ich bist, hast du jede Menge Sachen sowohl auf der Arbeit als auch zu Hause zu erledigen. Und, was noch schlimmer ist, ist der Fakt, dass all diese Aufgaben, Termine, Projekte und alle Dinge, an die man denken muss, in zahlreichen Apps und Diensten wie E-Mails, Kalender, Chat, Browser Tabs, Trello Board, Notizen, Erinnerungen und anderen gespeichert und gelagert sind.
Ich kann euch sagen, wie oft ich:
- Abgelenkt wurde, weil ich eine E-Mail beantwortete oder chattete anstatt an einem wichtigen Projekt zu arbeiten.
- Mich endlich zur Arbeit an diesem Projekt hinsetzte und gleich feststellte, dass die Besprechung bereits in 10 Minuten losgeht.
- Abends nach Hause kam und vergaß, einen Zahnarzttermin zu vereinbaren, oder dem Auftragnehmer zu schreiben, oder jemandem aus der Familie telefonisch zum Geburtstag zu gratulieren.
Aus diesen Gründen wollte ich Methoden finden, die mir bei der Produktivitätssteigerung helfen könnten.
Mise-en-place
Ich las mal Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind. Dabei stellte ich fest, dass ich alles so zusammenpacken muss, dass ich meine Zeit am besten nutzen kann. Außerdem muss ich darauf achten, dass mir wichtige Dinge nicht entkommen. Für diejenigen, die das Buch nicht gelesen haben: der Ausdruck “Mise-en-place” kommt aus dem Französischen, wird von Küchenchefs verwendet und meint (sehr) allgemein so viel wie „alles auf seinem Platz“. Das Buch geht sehr in Details und präsentiert jede Menge von Geschichten, die beim Verstehen der Prinzipien helfen, aber ich versuche mich hier lieber ganz kurz zu fassen.
Das Prinzip von mise-en-place ist, alle Zutaten (gewaschen, geschnitten, geschält, gerieben, abgemessen) und alle Utensilien (Töpfe, Pfannen, Löffel, Messer) schon parat zu haben, bevor man mit dem Kochen startet. Das ermöglicht den Küchenchefs das Erkennen fehlender Zutaten oder Utensilien und den Start komplexer Vorbereitungen zur richtigen Zeit, sodass das Gericht rechtzeitig fertig ist. Außerdem hilft es, die Zutaten und Utensilien, die zusammen genutzt werden, so zu sortieren, dass die Vorbereitungen effizienter erfolgen und dabei weniger Unordnung verursacht wird. Es geht noch weiter. Manche sprechen dabei von einem Geisteszustand oder von einem Lebensweg. Ich bin an dieser Stelle soweit fertig, aber im Buch wird gezeigt, wie man die gleichen Prinzipien innerhalb und außerhalb der Küche anwenden kann.
Ich war sicher, dass wenn ich alles auf einmal: meine Meetings, Projekte, Ideen und Aufgaben sehen kann, wäre ich in der Lage, meinen Tag besser zu planen und meine Produktivität zu steigern. Ich bin an der Stelle ein bisschen voreingenommen, aber die visuellen und räumlichen Aspekte der Trellos Boards, Listen und Karten kommen mir wie eine perfekte Lösung vor.
Board-Einrichtung und die Priorität
Bevor ich zur Gestaltung meines Boards komme, gehe ich zuerst auf seine Grundstruktur ein. So sieht mein Board (in Details, natürlich) aus:
Die Listen sind ziemlich selbsterklärend, aber lasst uns die trotzdem wirklich schnell durchgehen:
Heute (Today)
Ich lebe in den Wäldern nördlich von New York und ich nehme fast jeden Tag den Zug, um in die Stadt zu kommen. Ich verbringe 10-15 Minuten jeden Morgen fürs Planen meines Tages mit der Today Liste. Ich verschiebe die Karten aus den Listen Morgen, Bald, Kann Warten und Posteingangsordner. Zuerst nehme ich alle Karten, die für eine Besprechung stehen und teile die ein: von am frühesten bis zu am spätesten.
Die Karten lassen sich gut erkennen und sortieren, weil der Name solcher Karte ein „M“ vorne hat. Es gibt auch ein Fälligkeitsdatum, das für die Uhrzeit der Besprechung steht. Als Nächstes schaue ich mir die Termine, die ich außerhalb der Besprechungen, habe und ordne diese nach ihrer Wichtigkeit und danach, ob sie in der verfügbaren Zeit wahrgenommen werden können.
Morgen (Tomorrow)
Hier ist es ziemlich klar. Auf dieser Liste stehen Dinge, die auf die Heute-Liste nicht passen, sollen aber trotzdem bald erledigt werden. Karten, die Kalenderereignisse darstellen, werden 24 Stunden vorher automatisch auf dieser Liste platziert, sodass ich anfangen kann, zu sehen, wie sich der morgige Tag gestaltet, je nachdem wie weit ich heute voran komme. Später werde ich kurz erklären, wie das funktioniert und wie das zur Steigerung meiner Produktivität bei der Arbeit beiträgt.
Diese Woche (This week)
Diese Dinge werden weder heute noch morgen erledigt. Ich möchte jedoch gern auf diese Karten zum Ende der Woche zugreifen. Mit dem Voranschreiten der Woche sollte diese Liste immer kürzer werden. Wenn es nicht der Fall ist, frage ich mich, ob ich übermäßig Dinge vorziehe, die unerwartet auftauchen.
Kann warten (Waiting)
Hier geht es um Aufgaben, die eventuell erledigt werden sollen, aber die ich noch nicht geplant habe.
Posteingangsordner (Inbox)
Das ist der Platz, wo die Karten landen, bevor ich die Chance habe, diese auf andere Listen zu setzen.
Viele der Karten aus dieser Liste werden automatisch aus E-Mails und Chats generiert.
Erledigt (Done)
Das hier ist mein Trophäenplatz. Hier landen all die Dinge, die erledigt wurden, oder die, die ich mir angeschaut, oder an die ich gedacht habe. Ich markiere gern mein Board mit „*“, sodass die Zahlen am Anfang jeder Liste erscheinen. Es fühlt sich gut an, zu sehen, dass Hunderte oder sogar Tausende von Aufgaben erledigt wurden. Regelmäßig archiviere ich die Karten in der „Erledigt-Liste“ mit dem Ziel den Zähler neu zu starten. Das geschieht meistens, nachdem ich mehr als 1000 Karten in der „Erledigt-Liste“ gespeichert habe.
Ansicht
Die „Ansicht-Liste“ gehört nicht zu dem Workflow wie der Rest der Listen. Stattdessen ist es mein Platz, wo ich meine Inspiration und wichtige Dinge, an die ich denken muss, aufbewahre.
Es kommt vor, dass ich Karten für einen Blogbeitrag habe, den ich gelesen habe, und den ich bei der Arbeit im Hinterkopf behalten möchte. Es kommt aber auch vor, dass es die vierteljährlichen oder jährlichen Ziele sind, die wir gesetzt haben, um sicherzustellen, dass sie im Kopf bleiben. Hin und wieder ist es einfach nur ein cooles Bild als Kartencover. Im Allgemeinen verändert sich der Inhalt dieser Liste ziemlich oft – ich würde schätzen, dass ich hier normalerweise 3 bis 6 Karten habe. Ich zeige euch, wie das gerade aussieht:
Automatisierung
Um die Produktivitätssteigerung zu erreichen, wollte ich unbedingt einen getrennten Platz haben, den ich mir ansehen kann, um zu wissen, was ich als Nächstes tun muss. Um das zu schaffen, musste ich alles auf dem Board zusammenfassen. Ich versinke in bevorstehenden Besprechungen, E-Mails, die gelesen und beantwortet werden müssen, Projekte, nötige Telefonate, spontane Ideen, Dokumente, die überprüft werden müssen, und alles andere, das ich im Auge behalten muss.
Das wäre ärgerlich und eine Zeitverschwendung, Karten für all diese Sachen per Hand zu erstellen. Ich wusste, dass ich nicht genug diszipliniert wäre, um das zu machen (zumindest gebe ich es zu…). Damit ich selbst auf dem richtigen Weg bleibe, wollte ich möglichst viel von Datenimport automatisieren.
Zapier ist ein Service, der es vereinfacht, Apps zu verbinden und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Ich habe es in der Vergangenheit genutzt, um einige kleine Prozesse zu automatisieren, und besonders angesichts der Tatsache, dass es in Trello eine Zapier Power-Up gibt, dachte ich, es wäre hier eine große Hilfe.
Ich habe eine „Zaps“ Konfiguration, um E-Mails, Kalender Ereignisse und Nachrichten zu importieren.
Der hilft mir meine Produktivität folgendermaßen zu steigern:
Ok, dazu eine kleine Bemerkung….Ich habe meine eigene Art und Weise, auf die ich gern meine E-Mails verwalte. In meinem Fall klappt es wirklich gut, deshalb werde ich es gleich kurz beschreiben, falls du es auch ausprobieren wolltest. Es kann jedoch auch sein, dass du ein anderes System hast, mit dem ihr zufrieden seid. Du solltest in der Lage sein, dieses Zap ziemlich einfach an deine Art des Umgangs mit E-Mails anzupassen.
Ich greife meistens auf meine E-Mails mithilfe von Apps. Auf meinem MacBook Pro habe ich Airmail 3 und auf iOS benutze ich nur einfache alte Mail. Es kommt vor, dass ich auf die Gmail Web App greife, wenn ich aus irgendwelchem Grund einen anderen Rechner nutze. Ich habe alle Apps grundsätzlich gleich konfiguriert.
Zuallererst wende ich es für die Apps, die einen einheitlichen Posteingang unterstützen, an. Das ermöglicht mir, all meine E-Mail Accounts gleichzeitig zu sehen (2 Arbeits- und 2 persönliche Accounts).
Als nächstes habe ich einen Bereich für ungelesene Nachrichten. Jedes Mal, wenn ich meine E-Mails checke (was ich versuche, nicht zu oft am Tag zu machen), wähle ich schnell die ungelesenen Nachrichten aus (nochmal, ich nutze einen einheitlichen Posteingang, sodass das für alle Accounts gilt). Ich bin auf keinen Fall daran interessiert, meine E-Mails zu markieren, zu gruppieren, einzuordnen oder zu sortieren. Wenn ich die ausgewählt habe, ist es mir lieber, die Nachrichten, die mehr als 30 Sekunden von meiner Aufmerksamkeit brauchen, beiseite zu legen und mich mit diesen zu beschäftigen, wenn es Sinn macht (das passiert normalerweise nicht sofort). Wenn ich Marketing Nachrichten kriege, die ich nicht will, bestelle ich diese ab oder verschiebe die in den Spam Ordner. Ich beantworte schnell Nachrichten, die nur eine kurze Antwort verlangen. Alles, was mehr als 30 Sekunden Aufmerksamkeit braucht, kennzeichne ich mit einem Stern (ich nenne es auch manchmal „markiere“) für später.
Dann habe ich einen Bereich für markierte Nachrichten. Nochmal, es gibt Nachrichten, die in irgendeiner Form beachtet werden müssen. Es kann sich um lange E-Mails handeln, die in Ruhe gelesen werden müssen, oder auch um solche, die Anhänge haben, die gesichtet werden müssen. Es können aber auch welche sein, die nur eine wohl überlegte Antwort verlangen. Ich versuche mich mit 10 oder weniger markierten Nachrichten zu beschäftigen. Gelegentlich kann ich auch auf 25 markierte E-Mails kommen. Das passiert meistens, wenn ich super viel mit anderen wichtigen Projekten zu tun habe, oder wenn ich gerade aus dem Urlaub zurückgekommen bin. Wenn das der Fall ist, nehme ich mir die Zeit, um diese zu erledigen.
Schließlich habe ich einen Bereich, wo ich all die E-Mails ablege, die als gelesen markiert wurden. Ich schaue mir diese nie an. Ich kümmere mich nicht um das Archivieren dieser Nachrichten. Stattdessen behalte ich diesen Bereich als zusammengebrochen. Ich denke, dass ich selten auf die E-Mails zurückgreifen muss, die ich bereits erledigt habe. In den seltenen Fällen, wenn ich es tun muss, geht es mit der Suche nach ihnen ganz einfach.
Ok, lasst uns zum Trellos Board zurückkommen. Ich habe ein Zap konfiguriert, das eine Karte zur Liste Posteingang verschiebt, jeden Mal, wenn ich eine Nachricht markiert habe. Ich habe jede solche Karte mit dem Buchstaben „E“ versehen, sodass es einfach ist, E-Mails von anderen Aufgaben zu unterscheiden. Das zieht den E-Mail-Betreff, einen Link zurück zu Gmail, den Text und alle Anhänge ein. Und das funktioniert so:
Meetings
Ich betrachtete Meetings nicht als Aufgaben auf meiner To-Do-Liste bis ich zu diesem System gewechselt habe – und das war ein Fehler. Es war sehr schwierig, meine Zeit effizient zu nutzen, ohne ein ganzheitliches Bild von allem zu haben, was noch gemacht werden musste.
Um mit Besprechungen klar zu kommen, griff ich wieder auf Zapier zurück. Ich richtete Zaps ein, sodass Karten in der „Morgen-Liste“ für alle Kalender Ergebnisse rund um die Uhr erstellt werden. Das ergibt in Karten für Besprechungen, 1:1s, etc. Damit diese Karten einfach zu erkennen sind, versehe ich diese mit einem „M“. Hier ist ein Screenshot von dem Zap, sodass ihr sehen könnt, wie ich den Veranstaltungsnamen, Ortsbeschreibung, Beginn und einen Link zum Videoanruf, wenn beigefügt, einziehe.
Chat Nachrichten
Ich hatte diese Funktion, als wir Slack bei Trello benutzten. Ich dachte, dass die Leute mich mit Fragen und Ideen überschütten würden, und ich würde eine Nachricht zu der Zeit bekommen, zu der ich die nicht beantworten könnte. Vielleicht war ich gerade mitten in einem Gespräch oder unterwegs. Bedauerlicherweise wurden diese Nachrichten sofort als gelesen markiert und ich vergaß sehr oft, auf die nochmal zurückzukommen. Zum Glück kann man die Nachrichten in Slack mit einem Stern kennzeichnen, und ich habe diese Funktion genutzt, um Karten in meiner Inbox-Liste zu erstellen.
Sonstiges
Bis jetzt war die Rede davon, wie ich meine Aufgaben und Besprechungen von anderen Tools trenne. Natürlich kommen ständig Dinge auf, die in keinem der Tools sind. Für mich war es wichtig, es möglichst einfach zu machen, diese Ideen, Fragen und Aufgaben auf das Board zu bringen. Es gibt dafür zwei Wege:
Erstellen einer Quick Card auf iOS durch 3D Touch
Berühren der Trello App in 3D auf iOS lässt eine Option erscheinen, eine neue Karten zu erstellen.
Die Kartenerstellungsansicht merkt sich die zuletzt verwendete Karte und Liste, sodass es ganz einfach ist, die Karten der Posteingang-Liste hinzufügen. Das funktioniert sogar, wenn ich offline bin!
Anwenden von Siri
Wenn ich eine Karte erstellen möchte, und zwar ohne zu tippen, wende ich Siri an. Ich habe das dieses Mal mit IFTTT anstelle von Zapier getakelt, weil es mithilfe von IFTTT einfacher ist, auf SMS zu zugreifen. Nachdem ich es eingerichtet habe, füge ich die Telefonnummer, die mir durch IFTTT zugewiesen wurde, einem Kontakt namens „Trello“ in meinem Telefon hinzu. Sehr praktisch!
Und so sieht das IFTTT Rezept aus:
Power-Ups
Ich nutze 7 (!) Power-Ups auf meinem Board: Automatisierung durch Zapier, Kalender, Karte wiederholen, Karte zurückstellen, Dropbox, Google Drive und Sendungsverfolgung.
Wiederkehrende Aufgaben
Ich nutze die Power-Up für Karte wiederholen, damit Karten für Aufgaben, die in festgelegten Intervallen aufkommen, automatisch erstellt werden können. Hier sind Karten, die ich bis jetzt eingerichtet habe…
Snooze (Schlummern)
Manchmal im Laufe der Woche wird es klar, dass bestimmte Karten in der „Diese Woche-Liste“ nicht adressiert werden. Ist das der Fall, nutze ich oft die Power Up für Card Snooze, um diese Karten bis nächste Woche zurückzustellen.
Kalenderansicht
Die Kalenderansicht ist eine tolle Sache, um einen Sinn dafür zu bekommen, wie es quer durch die Woche bis in die kommende Woche aussieht. Ich nutze nicht Mengen von fälligen Daten auf den Non-Meetings-Karten, deshalb sind die meisten Karten, die im Kalender angezeigt werden, für Meetings. Ich finde es weiterhin nützlich zu sehen, wie voll bzw. wie leer die anstehenden Tage aussehen werden. Fällige Daten können auch durchs Ziehen der Karten zwischen Zellen verändert werden, obwohl es wichtig ist, zu beachten, dass das nicht das Datum der Veranstaltung in eurer Kalender-App verändern wird.
Steigerung persönlicher Produktivität, fertig!
Fertig.
Das war länger als ich erwartet hatte. Die Produktivität bei der Arbeit zu steigern mag kompliziert klingen, aber einmal gemacht, dann gibt es wirklich nicht viel, woran ihr denken müsst, als nur daran, euer Board zu checken.
Im Allgemeinen war dieses System bis jetzt für mich sehr hilfreich. Wenn jemand sich entscheiden sollte, es auszuprobieren, etwas Ähnliches zu machen, oder einen Weg zur Verbesserung dieses Systems zu finden, würde ich mich sehr freuen, darüber zu hören!
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