Com que frequência suas reuniões de equipe começam com a seguinte pergunta:
Então, no que você está trabalhando, mesmo?
As pessoas começam a suar frio e revirar os olhos... 😰
Mas calma, não precisa fugir! Nem toda conversa ou reunião com o seu time precisa começar com atualizações chatas. Todo mundo já deveria saber em que cada pessoa do time está trabalhando a qualquer momento.
Se isso parece um sonho para a sua empresa, então está na hora de seu time adotar o método kanban.
O Kanban é um método visual para gerenciar e conduzir o trabalho. De acordo com Atlassian, empresa líder em metodologia ágil, "aplicar o Kanban significa visualizar seu trabalho, limitar as atividades em andamento e maximizar a eficiência do fluxo atual. Equipes que usam o método kanban focam em reduzir o tempo para executar um projeto ou criar uma funcionalidade.
O método kanban nasceu em uma fábrica da Toyota e se popularizou por times ágeis de desenvolvimento de software graças a sua flexibilidade, velocidade e eficiência.
As premissas do método kanban são aplicáveis a praticamente qualquer indústria, o que justifica a metodologia ganhar popularidade entre todos os tipos de times como marketing, vendas, recrutamento e até mesmo operações.
Vamos olhar mais a fundo para esse jeito incrível de trabalhar e como seu time pode aplicar o kanban nos seus projetos — ou seja, menos questões redundantes, mais motivação e produtividade para todo mundo!
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O que é kanban?
Embora o método kanban seja bem popular hoje, ele nasceu nos anos 1940.
O sistema foi criado por Taiichi Ohno, um engenheiro e homem de negócios da Toyota no Japão. Ele tirou a inspiração para a metodologia ágil do kanban a partir da forma como os supermercados organizavam suas prateleiras.
Os supermercados gerenciam o seu fluxo de estoque simplesmente estocando produtos suficientes para atingir a demanda do consumidor. A Toyota tinha uma processo parecido no gerenciamento de inventário, então Ohno desenvolveu o cartão "kanban" para alinhar os níveis de estoque com o uso real dos materiais para fazer os automóveis.
Funcionou da seguinte maneira:
- Os trabalhadores do chão de fábrica comunicavam os níveis de material em tempo real passando um cartão entre os times.
- Quando os materiais na linha de produção estavam vazios, um kanban era passado ao depósito para informar o que estava faltando.
- Então, o depósito sinalizava essa necessidade ao fornecedor para enviar o estoque ao depósito.
Após a sua origem nas fábricas, o método kanban foi adotado por times de desenvolvimento de software, ao ser popularizado por David J. Anderson no livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia. A obra explica como as equipes podem implementar o kanban dentro dos seus processos atuais para se tornarem mais ágeis.
Uma vez que o desenvolvimento de software é bem volátil no sentido de exigir mudanças constantes e ter múltiplas iterações, a metodologia ágil serve como um guia tanto para aplicar o método kanban, quanto o modelo scrum - que vamos explicar mais a frente.
A metodologia ágil é um conjunto de ideais e princípios para o gerenciamento e desenvolvimento de software. De acordo com a Agile Alliance, "ágil" é uma mentalidade baseada nos valores do Manifesto Ágil e seus 12 princípios:
"Ágil é a habilidade de criar e responder às mudanças. É uma forma de lidar com a incerteza e o ambiente turbulento e, por fim, ter sucesso."
A metodologia ágil é colocada em prática com scrum e kanban. Os princípios desses 2 modelos são os mesmos, mas a forma como eles funcionam é diferente:
- Kanban serve para visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência. É um processo para a melhoria constante no fluxo e qualidade do trabalho.
- Scrum é a prática de trabalhar em intervalos determinados, também chamados de "sprints", com o objetivo de reunir informações e feedbacks com rapidez e implementá-los no trabalho.
Esse quadro da Atlassian define claramente as diferenças de metodologias de trabalho entre scrum e o kanban:
Confira o guia da Atlassian de desenvolvimento ágil para mais detalhes.
Como usar o kanban?
Como o kanban é um fluxo de trabalho visual, ele usa um quadro (físico ou digital) para planejar e acompanhar as tarefas. Um quadro kanban usa cartões, colunas e o conceito de melhoria contínua para controlar e engajar a equipe no trabalho que precisa ser finalizado regularmente.
David Anderson, um dos avôs dessa metodologia, definiu um modelo para o quadro do kanban. Ele tem 5 componentes:
- Sinais visuais (geralmente cartões)
- Colunas ou listas
- Limite de trabalho em andamento
- Comprometimento
- Prazo de Entrega
Um dos fluxos de trabalho kanban mais simples e comum é: "A fazer," "Fazendo" e "Feito", e quaisquer outras listas adicionais dependendo da complexidade do projeto. Vamos usar esse quadro do Trello para entender a fundo cada elemento do quadro kanban.
Crie um Quadro a partir do Modelo
- Backlog: Essa lista é onde as tarefas de projetos são alocadas em cartões individuais. A lista também reúne tarefas que o time pode querer trabalhar ou nas quais precisará trabalhar no futuro, mas que ainda estão sendo avaliadas e não devem ser movida para a lista "A Fazer".
- Elaboração: Essa lista serve como um espaço no qual os cartões do backlog são aprofundados. É nesse momento que o time precisa pesquisar ou planejar mais antes de mover um cartão para a próxima etapa.
- A Fazer: Uma vez que a tarefa foi completamente aprofundada, ela é movida a essa lista para mostrar à equipe que a tarefa já está pronta para ser executada. A essa altura, um membro da equipe é designado para ser o dono da tarefa e as datas de entrega são estabelecidas.
- Em andamento: à medida que o time começa a trabalhar nas tarefas, os cartões são movidos para essa lista. Rapidamente, todo o time pode ver as tarefas atuais de cada membro. Os cartões do Trello também permitem que os times conversem e façam perguntas uns aos outros sobre uma certa tarefa com a funcionalidade de comentários.
- Revisão/Teste: Quando a tarefa está quase concluída, é o momento de movê-la para esta lista para que seja revisada ou que alguém dê uma segunda olhada. (No modelo acima, o exemplo usado é "Revisão de Código", mas pode ser uma fase de revisão qualquer!)
- Feito: Quando a tarefa tiver sido revisada e aprovada, ela é movida para cá! Pode comemorar! Seu time está arrasando na conclusão das tarefas. 🎉
Lembrete — O principal objetivo do método kanban é controlar o trabalho em andamento. Isso significa que a equipe deve executar apenas algumas tarefas por vez em um determinado projeto. Ao limitar a quantidade de trabalho em andamento, o time inteiro pode identificar facilmente quais tarefas precisam de ajuda extra ou de tempo adicional para serem concluídas. O coach ágil da Atlassian explica:
"O limite para o trabalho em andamento melhora a produtividade e reduz a quantidade de trabalho 'quase feito' ao forçar a equipe a focar em um grupo menor de tarefas. Em um nível fundamental, o limite de trabalho em andamento incentiva a cultura do 'feito.' Mais do que isso, esse limite torna visíveis os obstáculos e gargalos."
Para garantir que tarefas, projetos e equipes estejam em constante estado de flow (tipo fazer yoga numa manhã de domingo, só que no estilo trabalho), seu time pode usar estes Power-Ups do Trello:
- Power-Up de limite de lista: Esse Power-Up permite que você limite o número de cartões em uma lista. Quando muitos cartões são adicionados a uma lista, ela será automaticamente destacada para que todos visualizem qual parte do fluxo de trabalho está mais travado.
- Power-Up de Envelhecimento de Cartões: Você tem muitas ideias na sua lista de Backlog? Use o Power-Up de Envelhecimento de Cartões para identificar rapidamente quais cartões no quadro estão inativos. Com ele, os cartões mais antigos vão mudando de aparência para que você saiba que é hora de limpar a poeira e dar uma olhada neles.
- Power-Up de Aprovações: Quando os cartões são movidos para qualquer uma das listas de revisão, você pode habilitar esse Power-Up para que gerentes possam aprovar tarefas com apenas um clique (e todas as pessoas recebem um aviso de que podem mudar a tarefa para "Concluído").
Independente de quem, quando ou de onde alguém esteja trabalhando, um kanban digital compartilha todo o processo, além facilitar a conversa e troca de atualizações. Um quadro kanban no Trello também serve como um repositório de informações confiável graças à possibilidade de comentar nos cartões, anexar arquivos, entre outras funções.
Em suma, a metodologia kanban é uma das formas mais produtivas, flexíveis e transparentes de trabalhar em equipe!
5 formas diferentes de usar o kanban
O método kanban é um fluxo de trabalho incrível porque é muito flexível. Só porque ele foi criado em uma fábrica e foi popularizado por times de software, isso não significa que apenas alguns tipos de equipes ou projetos possam utilizá-lo para organizar tarefas e executar o trabalho. O kanban é para todo mundo — e serve inclusive para acompanhar seus projetos e tarefas pessoais!
Aqui vão alguns exemplos de como indivíduos e equipes usam a metodologia kanban para suas metas e objetivos pessoais (e profissionais também).
1. Para publicar artigos online
A equipe do The Telegraph usa o Trello para gerenciar seu processo de produção de conteúdo digital. Assim, eles desenvolvem cada um dos artigos através de um fluxo de trabalho de planejamento, produção e publicação. As listas não têm os nomes usuais como "A Fazer," "Fazendo," e "Feito", mas é um ótimo exemplo de como o fluxo kanban é adaptável para a maneira como cada time trabalha.
Os artigos são criados na forma de cartões no quadro e movidos por cada lista à medida que são rascunhados, escritos, aprovados e publicados. Por exemplo, quando um cartão é movido para a lista "Conteúdo criado", a equipe jurídica recebe um alerta de que o artigo está pronto para revisão.
Esse quadro de processo de publicação permite que, em um só lugar, os produtores de conteúdo, a equipe de produção e os editores do The Telegraph visualizem o status de todo o conteúdo digital do fluxo de publicações. O quadro permite que cada pessoa veja claramente quais tarefas estão atribuídas a ela, além de serem notificadas quando um novo trabalho surge na lista de afazeres.
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2. Para planejamento de projetos
Esse quadro de gerenciamento de projeto é ótimo para que gerentes quebrem a cabeça nos objetivos e planejamentos de projetos atuais e futuros.
As 2 primeiras listas do quadro não servem como um backlog tradicional, mas são ótimos pontos de referência para recursos e perguntas da equipe. O quadro, então, passa a ser um típico fluxo de trabalho kanban para que gerentes possam criar tarefas e saber os responsáveis de cada tarefa com facilidade e independente do momento ou do projeto.
Gerentes de projeto podem usar esse quadro para acompanhar um ou mais projetos e garantir que o time está trabalhando nas tarefas e cumprindo os prazos.
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3. Para gerenciar um fluxo de vendas
Os quadros kanban também podem apoiar processos fora da esfera de gestão de projetos. Muitas organizações usam esse método (e o Trello) para administrar seus processos de venda. Por exemplo, a Mike's Bikes acompanha o seu ciclo de vendas do início até o final com um quadro kanban no Trello.
Os clientes são inclusos como cartões em uma lista chamada "Novos pedidos" que é gerada automaticamente por meio de uma integração com o Jotform. Quando um membro da equipe atende essa pessoa, ele é movido pelo fluxo com base no seu status dentro do processo de venda. As listas mostram à equipe de forma rápida se um cliente está com um pedido pendente ou precisa de um acompanhamento. Uma vez que eles recebem o pedido, o cartão do cliente é movido para a lista de "Concluído"(também conhecida como "Passeando com a sua nova bike").
Como é fácil renomear as listas, as equipes podem se divertir um pouco personalizando seus fluxos de trabalho para casar com a sua linguagem e cultura internas — tal como o quadro do Trello da Mike's Bikes!
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4. Para planejar uma viagem
Quantas vezes você esqueceu de colocar a sua escova de dentes na mala ou de fazer uma reserva naquele restaurante imperdível antes de uma viagem?
É fácil se esquecer desses detalhes quando você está no processo de criar seu roteiro de viagem online. Então, use este quadro de Planejamento de Viagem para gerenciar tudo relacionado aos preparativos de uma viagem. Nele você inclui as tarefas na lista "A Fazer" e as move pelo fluxo à medida que vai completando uma a uma.
Se você não quiser encher o quadro de cartões, você pode criar Checklists dentro de um único cartão. Por exemplo, um cartão sobre fazer as malas pode ter um checklist para garantir que você não se esqueça de nenhum item necessário (tipo aquela blusa que você nunca usa, mas que tem certeza de que, dessa vez, vai precisar).
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5. Para aprender um novo idioma antes de uma viagem internacional
Aprender uma nova língua leva tempo e prática. Você pode querer ser fluente em Inglês o mais rápido possível mas, convenhamos, it's not easy! Esse quadro de línguas faz com que você divida o objetivo de ser fluente em um idioma em tarefas atingíveis.
Esse quadro inspirado no Duolingo segue o método kanban para acompanhar o progresso. As listas "A fazer", "Fazendo" e "Feito" lhe ajudam a fazer um plano de imersão na língua e na cultura. As listas adicionais "Para aprender" e "Aprendido" são boas formas de acompanhar seu estudo e quais as tarefas do momento. Com esse quadro, você pode ver o seu progresso e mandar bem nos sotaques assim que todos os cartões forem movidos para "Concluído" e "Aprendido."
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A metodogia ágil kanban mantendo a produtividade alta
O objetivo da metodologia kanban é que pessoas e equipes trabalhem sem sobrecarga... É difícil distribuir as responsabilidades de forma equilibrada e transparente se o seu time não tem uma visão geral de todo o processo e está isolado em bolhas de comunicação como e-mails e documentos.
Ao quebrar os projetos em pequenas tarefas e limitar o trabalho em andamento, as equipes rapidamente entendem o que está funcionando ou não em um determinado projeto. Se as tarefas estão travando o processo ou certos membros do time precisam de ajuda, o lado visual do quadro permite que todos enxerguem quais áreas do processo ou do projeto precisam de melhoria.
Além disso, é bem divertido mover os cartões pelo quadro e ter pequenas comemorações toda vez que uma tarefa é concluída. 🍾
Se você está procurando uma nova forma de elevar os níveis de produtividade da sua equipe, ou se simplesmente quer um jeito melhor de organizar seus projetos pessoais, vai fundo, o kanban é para você!
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Leia mais: Agilidade do Trello no fluxo de trabalho mantém flexibilidade das tarefas
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