¿Qué tan a menudo las reuniones con tu equipo comienzan con esta pregunta:
Entonces, ¿nuevamente en qué estás trabajando?
(Pones cara de fastidiado) 🙄
¡Pero no desesperes! No hay razón para que las reuniones con tu equipo empiecen siempre con un aburrido resumen de actualizaciones. Más bien, para el día de la reunión todos ya deberían saber exactamente en qué están trabajando los demás.
Si esto te suena a algo imposible, entonces ya es tiempo de que pruebes el método kanban.
Kanban es un método visual para gestionar y procesar el trabajo. Según Atlassian, líder en metodología ágil, "el objetivo del método kanban es poder visualizar tu trabajo, limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo). Los equipos que trabajan con kanban se enfocan en reducir la duración de un proyecto (o la intervención de cada miembro) de comienzo a fin."
La estructura kanban tiene sus orígenes en una fábrica de Toyota y fue popularizada luego por los equipos de desarrollo de software gracias a su flexibilidad y agilidad para permitir acelerar el ritmo y eficiencia del trabajo.
Los principios del método kanban se pueden aplicar a casi cualquier industria, lo que ha permitido que esta metodología siga ganando popularidad entre todo tipo de equipos ágiles como en marketing, ventas, reclutamiento e incluso operaciones.
Vamos a ver más a detalle esta innovadora manera de trabajar y cómo tu equipo la puede aplicar en sus proyectos. ¡Prepárate para preguntas más interesantes y mayor productividad para tu equipo!
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¿Qué es kanban?
Hoy en día, kanban es una metodología bastante popular, pero sus inicios datan de los años 40s.
El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario, que trabajaba para Toyota en Japón. Su metodología está inspirada en una industria (muy) distinta a la automotriz: la de los supermercados y cómo rellenan sus estantes.
Los supermercados gestionan su inventario surtiendo los productos de acuerdo a la demanda del consumidor. Toyota se enfrentaba a un problema similar en cuanto la gestión de su inventario, así que Ohno decidió desarrollar "kanban", un sistema que le permitiera igualar la cantidad de productos en el inventario con el material que realmente se estaba utilizando en la manufactura de los coches.
Así funcionaba el sistema:
- Los trabajadores que estaban en la fábrica debían ir informando a los otros equipos sobre sus niveles de capacidad (de material) en tiempo real mediante el uso de una tarjeta.
- Cuando los materiales en la línea de producción se acababan, mandaban un kanban (letrero en japonés) al equipo del almacén para informarle del material que necesitaban.
- Luego, el almacén le avisaba al proveedor, que era el encargado de entregar el inventario al almacén.
El método kanban tiene sus raíces en la manufactura pero ahora, los equipos de desarrollo de software también lo utilizan desde que David J. Anderson lo hizo famoso en su libro Kanban: una evolución exitosa para tu negocio de tecnología (Successful Evolutionary Change For Your Technology Business). En el libro, Anderson explica cómo los equipos pueden adaptar el método kanban a los procesos que ya utilizan para ser más ágiles.
Dado que el desarrollo de software y de productos puede ser volátil y requiere un cambio constante con múltiples iteraciones, la metodología ágil funciona como guía para kanban y para las estructuras de scrum.
La metodología ágil es un conjunto de ideas y principios que utilizan un enfoque estructurado para gestionar y desarrollar. Según Agile Alliance, ser ágil es actuar de acuerdo a los valores del Manifiesto Ágil y sus 12 principios:
"Ser ágil es la habilidad de crear y responder al cambio. Es una manera de lidiar con un entorno turbulento e incierto y tener éxito al final".
La metodología ágil se puede llevar a la practica con scrum y kanban. Los principios para estas dos estructuras son los mismos pero sus funciones son diferentes:
- La metodología kanban sirve para visualizar el trabajo, evitar la acumulación de trabajo pendiente y maximizar la eficiencia. Es un proceso que permite mejorar constantemente el flujo y la calidad del trabajo.
- Scrum es la práctica de trabajar en intervalos, conocidos como "sprints", con el objetivo de colectar información y retroalimentación rápidamente para implementarlas en el trabajo.
Esta gráfica (de la guía del tutor ágil de Atlassian), define las diferencias entre las metodologías de kanban y scrum:
Para más detalles, revisa la guía de Atlassian para el desarrollo ágil.
Cómo organizar proyectos y tareas con el método kanban
Kanban es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un tablero físico o digital para planear y hacer el seguimiento de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas, columnas y lo más importante, el concepto de progreso constante. Esto permite cierto control sobre el equipo y lo obliga a comprometerse a terminar el trabajo de manera continua.
David Anderson, uno de los creadores de esta metodología, fue el que construyó la base de la estructura de un tablero kanban. Tiene cinco componentes:
- Señales visuales (normalmente son tarjetas)
- Columnas o listas
- Límites de tiempo para los trabajos pendientes
- Un compromiso final de entrega
- Una entrega final
Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples se compone de las listas: "Por hacer", "Hecho" y alguna que otra lista adicional dependiendo de la complejidad del proyecto. Vamos a usar este tablero de Trello para estudiar los elementos de un tablero kanban.
- Bitácora (Backlog): en esta lista se desglosa el proyecto y las partes se colocan en tarjetas individuales. También se pueden agregar tareas en las que el equipo piensa trabajar en un futuro o en las que se tendrán que trabajar eventualmente pero que todavía no se pueden colocar en la lista "Por hacer".
- Diseño: esta lista sirve para colocar las tarjetas de la bitácora que necesitan complementarse aún más. Cuando sucede esto, el equipo debe investigar o diseñar antes de moverla a la lista "En progreso".
- Por hacer: cuando la información de la tarea se ha complementado, la tarjeta se mueve a esta lista. Esta es la señal para que el equipo empiece en trabajar en ella. En este punto, se asigna a un miembro del equipo como encargado de esa tarea y se fijan las fechas de entrega.
- Haciendo: cuando se mueven las tarjetas a esta lista significa que se está trabajando en ellas. Así, todo el equipo puede ver quién está trabajando en qué. Las tarjetas de Trello también facilitan la colaboración gracias a la función "Comentario", que permite hacer preguntas sobre las tareas.
- Revisar/probar: cuando una tarea está casi terminada, se mueve a esta lista para que alguien más la revise. (En el ejemplo anterior, se usó como plantilla la lista "Revisión de Código", pero puede ser una revisión de cualquier trabajo)
- Hecho: cuando la tarea se ha revisado y aprobado, se puede mover a esta lista. Es tiempo de celebrar porque tu equipo va hecho una bala con sus tareas! 🎉
Recuerda, el objetivo principal del método kanban es gestionar las tareas en las que se está trabajando. Esto significa que el equipo solamente debe trabajar en un número definido de tareas a la vez, para cada proyecto. Cuando se limita la cantidad de tareas en las que se está trabajando, es mucho más fácil identificar las tareas que requieren más atención o más tiempo. El tutor ágil de Atlassian explica:
"Los límites de WIP ("Work In Progress") o Trabajo en progreso, en español, sirven para mejorar el rendimiento y reducir la cantidad de trabajo "incompleto" porque obligan al equipo a enfocarse en tareas más pequeñas. Básicamente, los límites de WIP están para que sea fácil terminar las tareas. Y lo más importante, los límites de WIP le dan visibilidad a los obstáculos y a los problemas."
Si quieres coordinar a tu equipo, las tareas y los proyectos, les ayudaría utilizar estos Power-Ups de Trello:
- Power-Up "Límites de lista": este Power-Up permite delimitar el número máximo de tarjetas que pueden estar en una lista. Si se agregan demasiadas tarjetas en la lista, esta se resaltará automáticamente para que todos vean que esta parte del flujo de trabajo se está atrasando.
- Power-Up "Envejecimiento de tarjetas": ¿tienes demasiadas ideas en tu bitácora? Puedes usar el Power-Up Envejecimiento de tarjetas para detectar rápidamente las tarjetas que no han estado activas en un buen rato. Esas tarjetas cambian su apariencia para indicarte que es hora de que les eches un ojo.
- Power-Up Approvals: puedes activar este Power-Up cuando muevas las tarjetas a cualquiera de las listas de revisión. Así los managers pueden darle el visto bueno a las tareas con un sólo clic (todos reciben la señal de que la tarea se puede mover a la lista "Hecho").
Con un tablero kanban digital todos tienen acceso a todo el trabajo sin importar en dónde te encuentres o en donde se encuentre tu equipo. Además fomenta la colaboración con los demás y permite estar al tanto con las actualizaciones. Un tablero kanban también funciona como una "fuente de datos" porque puedes comentar las tarjetas, adjuntar documentos y más.
El método kanban es una manera muy efectiva para lograr que los equipos sean más productivos, flexibles y claros.
5 maneras de implementar la metodología kanban
El método kanban es un flujo de trabajo efectivo porque es verdaderamente flexible. No creas que porque se diseñó en una fábrica, sólo cierto tipo de equipos o de proyectos lo pueden utilizar para organizar sus tareas y terminar el trabajo. Todos pueden usar el método kanban, ¡incluso se puede usar gestionar proyectos y tareas personales!
Estas son algunas maneras en las que se puede aplicar el método kanban en el trabajo y en casa.
1. Para publicar artículos en línea
El equipo del The Telegraph UK utiliza Trello para procesar su contenido digital. El flujo de trabajo que utilizan para desarrollar sus artículos en Trello consta de las etapas de planeación, producción y publicación. Sus listas no son las típicas listas de "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho", pero es un excelente ejemplo de cómo un flujo de trabajo kanban se puede adaptar a la manera en la que trabaja tu equipo.
Cada artículo es una tarjeta en el tablero y se mueven a través de las listas conforme se avanza en la investigación y escritura para finalmente ser aprobados y publicados. Por ejemplo, cuando se coloca una tarjeta en la lista "Contenido creado", el equipo de jurídicos sabe que el artículo está listo para revisarse.
El tablero "Proceso de Publicación" es el espacio donde los productores de contenido del Telégrafo, el equipo de producción y los editores, pueden ver el estado de todo el contenido digital del embudo de publicación. Le permite al personal saber cuáles son sus tareas asignadas y notificarles cuando haya trabajo en el embudo.
2. Para planear proyectos
El tablero para gestión de proyectos es el lugar ideal para que las mentes maestras piensen en la visión y planeación de los proyectos actuales y futuros.
Las primeras dos listas del tablero no tienen la típica función de bitácoras, más bien son fuentes de recursos y preguntas para y por el equipo. Luego, el tablero hace la transición a un típico flujo de trabajo kanban para que un manager de proyecto pueda crear fácilmente las tareas y saber quién está trabajando en qué parte del proyecto en todo momento.
Los managers de proyecto pueden usar este tablero para supervisar sus proyectos y controlar que el equipo esté trabajando en las tareas para terminar en la fecha prevista.
3. Para gestionar un embudo de ventas
Los tableros kanban se pueden utilizar para procesos distintos a la gestión de proyectos. Muchas organizaciones utilizan este método (y Trello) para gestionar sus embudos de ventas. Por ejemplo, el negocio Las bicicletas de Mike (Mike's Bikes) supervisa su ciclo de ventas de principio a fin con un tablero kanban en Trello.
En este tablero, los clientes se agregan automáticamente como tarjetas en la lista "Nueva consulta" mediante una integración con Jotform. Cuando una persona del equipo atiende a este cliente, las tarjetas van avanzando a través del flujo de trabajo según su estado en el embudo. El equipo puede ver rápidamente a través de las distintas listas si un cliente está esperando una orden o requiere un seguimiento. Cuando el cliente ya no tiene pendientes con su orden, su tarjeta correspondiente se mueve a la lista "Terminado" (también conocida como "ve y disfruta tu nueva bicicleta").
Como es muy fácil cambiar los nombres de las listas, te puedes divertir usando un lenguaje que sólo tú y tu equipo entienden. Un ejemplo es el tablero de Trello de las Bicicletas de Mike.
4. Planear un viaje
¿Cuántas veces has olvidado tu cepillo de dientes o hacer la reservación en ese restaurante que querías conocer para tu próximo viaje?
Es fácil olvidar esos detalles cuando estás planeando el itinerario de tu próximo viaje o de tus próximas vacaciones. Utiliza este tablero de "Planeando un viaje" para preparar tu viaje. Puedes agregar tareas en la lista "Por hacer" y luego moverlas a través del flujo de trabajo conforme las vas completando.
Si no quieres llenar el tablero con demasiadas tarjetas, puedes crear checklists en las tarjetas. Por ejemplo, puedes hacer una checklist en la tarjeta para el equipaje con todas las cosas importantes para el viaje (ya sabes, como esa playera que te gusta mucho pero que nunca te animas a usar).
5. Aprender un idioma para cuando hagas un viaje al extranjero
Para aprender un nuevo idioma necesitas tiempo y práctica. Te gustaría hablar portugués de manera fluida lo más pronto posible pero seamos honestos, ¡é difícil! Este tablero de "Aprende un idioma" te permite desglosar tu meta de hablar con fluidez un idioma, en tareas más pequeñas y viables.
El tablero inspirado por Duolingo, utiliza el método kanban para supervisar los avances. Las listas "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho" te permiten diseñar un plan para adentrarte en el lenguaje y su cultura. Las listas "Por aprender" y "Aprendido" te permiten monitorear las lecciones y lo que has estudiado. Con este tablero avanzarás tan rápido que te será posible identificar los acentos regionales para cuando muevas las tarjetas a la lista de "Hecho" y "Aprendido".
Aplicando la metodología kanban para mantener tu productividad al máximo
El objetivo de la metodología kanban es lograr que el trabajo sea menos estresante para las personas y para los equipos. Cuando tu equipo no sabe cuál es el objetivo final y trabajan aislados por medio del correo o documentos (¡qué aburrido!), va a ser difícil alcanzar ese nivel de claridad y de comunicación.
Pero si se desglosan los proyectos en tareas más pequeñas y se limita la acumulación de trabajo pendiente, será mucho más fácil para el equipo entender lo que funciona y lo que no funciona para un proyecto. Cuando las tareas se atrasan o algunos miembros del equipo necesitan ayuda, la misma construcción del tablero permite a todos ver cuáles son las áreas del proyecto o proceso que deben mejorarse.
Además es divertido mover las tarjetas en el tablero y celebrar cada ves que terminas una tarea 🍾
Si lo que buscas es una nueva manera de aumentar la productividad de tu equipo o quieres organizar mejor tus proyectos personales, tu gran opción es el método kanban.
Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello)
Lee también: Cómo implementar la metodología ágil Scrum en Trello para tu equipo de desarrollo
