Est-ce que vos réunions d'équipe commencent souvent par cette question :
Alors, sur quoi travaillez-vous déjà ?
Vous levez les yeux au ciel 🙄
Mas tranquillisez-vous. Chaque conversation ou réunion avec votre équipe n'est pas forcément vouée à être ennuyeuse et peu productive. Tout le monde devrait déjà savoir exactement qui travaille sur quoi, à tout moment.
Si pour vous, cela est synonyme de paradis organisationnel, il est temps que votre équipe adopte la méthode kanban.
Kanban est une méthode visuelle pour gérer et traiter votre travail. Selon Atlassian, une entreprise leader en méthodologie agile, «Kanban consiste à visualiser vos projets, à limiter le nombre de tâches en cours de traitement et à maximiser l'efficacité (ou le flux). Les équipes qui utilisent le système Kanban se concentrent sur la réduction du temps nécessaire à la réalisation d'un projet (ou user story) du début à la fin. »
La méthode kanban est née dans une usine Toyota et a été rendue populaire par les équipes de développement de logiciel agile grâce à sa flexibilité et sa capacité à permettre aux équipes de travailler plus rapidement et plus efficacement.
Les principes de base du kanban sont applicables à presque tous les domaines. Il est donc logique que la méthode gagne en popularité parmi les équipes agiles telles que les équipes marketing, commerciales, RH chargé du recrutement et même les équipes opérationnelles.
Examinons de plus près cette méthode de travail novatrice et voyons comment votre équipe peut l'appliquer à ses projets pour moins de questions redondantes et plus de productivité pour tout le monde !
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Qu'est-ce que la méthode Kanban?
Alors que le système kanban est aujourd'hui une méthode très populaire, sa genèse remonte aux années 40.
Le système a été créé par Taiichi Ohno, ingénieur et homme d'affaires pour Toyota au Japon. Il a puisé son inspiration dans une autre industrie (très différente) : les supermarchés, pour analyser comment ils approvisionnaient leurs rayons.
Les supermarchés gèrent leurs inventaires pour avoir en stock suffisamment de produits pour répondre à la demande des consommateurs. Toyota avait un problème similaire avec la gestion des stocks. Ohno a alors développé le «kanban» afin d'aligner les niveaux de stock avec l'utilisation réelle des matériaux pour la fabrication des automobiles.
Voici comment cela s'est passé :
- Les ouvriers de l'usine ont communiqué leur capacité de production en temps réel en passant une carte entre les équipes.
- Lorsqu'il n'y avait plus de matériaux sur la ligne de production, un kanban était transmis à l'entrepôt pour informer des besoins.
- L'entrepôt signalerait alors ce besoin au fournisseur qui pourrait expédier l'inventaire à l'entrepôt, qui à son tour le renvoie au fournisseur.
Depuis ses origines en usine, la méthode kanban de management de projet a été adoptée par les équipes de développement de logiciel lorsqu'elle a été popularisée par David J. Anderson dans son livre "Kanban: Successful Evolutionary Change For Your Technology Business". Il y explique comment les équipes peuvent mettre en place la méthode kanban dans leur gestion de projets existants afin de devenir plus agiles.
Étant donné l'imprévisibilité autour du développement de logiciels et de produits, car ce sont des process qui demandent des changements constants et qui comporte de nombreuses itérations, la méthodologie agile sert de guide pour les systèmes kanban et scrum.
La méthodologie agile est un ensemble d'idéaux et de principes qui utilisent une approche structurée de la gestion et du développement. Selon Agile Alliance, être agile c'est avoir un état d'esprit empreint des 12 principes du Manifeste Agile :
«Être agile c'est la capacité de créer et de répondre au changement. C’est une façon de faire face à un environnement incertain et turbulent et de parvenir à y prospérer.»
La méthodologie agile est mise en pratique à travers les systèmes scrum et kanban. Les principes de ces deux systèmes sont les mêmes, mais leur fonctionnement réel est différent :
- Kanban consiste à visualiser le travail, à limiter le travail en cours et à maximiser l'efficacité. C’est un processus d’amélioration constante du flux et de la qualité du travail.
- Scrum est la méthodologie qui consiste à travailler sur des intervalles fixes, également appelés «sprints», dans le but de recueillir rapidement des informations et des feedbacks et de les mettre en œuvre dans le travail.
Ce tableau puisé dans le guide pratique Agile Coach d'Atlassian définit clairement les différences des méthodes de travail entre le kanban et le scrum :
Pour plus de détails, jetez un œil au guide Développement Agile d'Atlassian.
Le système Kanban et la gestion de projet
Le kanban étant un processus visuel de travail, il utilise un tableau physique ou numérique afin de planifier et de suivre les tâches. Un tableau kanban utilise des cartes, des colonnes et le concept d'amélioration continue pour contrôler et engager une équipe dans le travail qui doit être effectué en continu.
David Anderson, l'un des grands-pères de cette méthodologie, a défini la structure du tableau kanban. Il comprend cinq volets :
- Signaux visuels (généralement des cartes)
- Colonnes ou listes
- Limites des travaux en cours
- Un point d'engagement
- Un point de livraison
L'un des flux de travail kanban les plus courants et l'un des plus simples à mettre en place consiste à créer des listes de tâches: «À faire», «En cours» et «Terminé». Vous pouvez ajouter des listes en fonction de la complexité du projet. Utilisons ce tableau Trello pour explorer chaque élément d'un tableau kanban.
- Backlog : cette liste est l'endroit où les tâches du projet sont divisées en cartes individuelles. Elle contient également des tâches sur lesquelles l’équipe voudra peut-être travailler ou devra travailler à l’avenir, mais qui ne doivent pas encore être déplacées dans la liste «À faire».
- Conception: les cartes sont déplacées dans cette liste lorsqu'il est temps de définir plus précisemment le cahier des charge de la tâche ou du projet en question. À ce moment-là, l'équipe doit approfondir son travail de recherche ou de conception avant de la déplacer dans la prochaine liste.
- À faire : une fois la tâche entièrement spécifiée, elle est déplacée ici pour signaler à l'équipe qu'elle est prête pour être traitée! À ce stade, un membre de l'équipe est affecté comme propriétaire de la tâche et les dates limites sont définies.
- En cours : pendant que l'équipe travaille sur ses tâches, elle déplace les cartes vers cette liste. Toute l'équipe peut voir en un coup d'œil qui travaille sur quoi. Les cartes Trello facilitent le travail en collaboration et permettent que chacun pose des questions sur les projets via la fonctionnalité Commentaire.
- Révision / Test : lorsque la tâche est presque terminée, elle est déplacée vers cette liste pour une révision ou pour faire appel à une deuxième paire d'yeux. (Dans le modèle ci-dessus, l'exemple utilisé est «Révision du code» mais il peut s'agir d'une étape de révision pour n'importe quel travail!)
- Terminé : une fois la tâche terminée et approuvée, déplacez-la dans cette liste ! Lancez les confettis, votre équipe fait du bon boulot.🎉
N'oubliez pas que l'objectif principal de la méthode kanban est de contrôler le travail en cours. Cela signifie que l'équipe ne doit travailler que sur quelques tâches à la fois pour un projet donné. En limitant la quantité de travail en cours, toute l'équipe peut facilement identifier les tâches qui ont besoin de soutien ou de temps supplémentaire pour les accomplir. Le coach Agile d'Atlassian explique :
«Les limites imposées sur la quantité de travail en cours (ou WIP - Work-In-Progress) améliorent la rapidité des livrables et réduisent la quantité de travail «presque accompli», en obligeant l'équipe à se concentrer sur un ensemble de tâches plus restreint. En résumé, les limites du WIP encouragent une culture du travail «accompli». Plus important encore, les limites du WIP rendent les blocages et les goulots d'étranglement visibles. »
Pour vous assurer que les tâches, les projets et l'équipe sont dans un état de flux constant (un peu comme lorsque vous faites votre yoga du dimanche matin), votre équipe peut utiliser les power-ups Trello suivants :
- Power-up Limites de liste: ce power-up vous permet de définir une limite au nombre de cartes pouvant être dans une liste donnée. Lorsque trop de cartes sont ajoutées à une liste, la liste est automatiquement mise en évidence pour donner à chacun une indication visuelle qu'une partie du flux de travail est bloqué par des goulots d'étranglement.
- Power-Up Carte inactive : vous avez trop d'idées dans votre liste Backlog ? Utilisez le Power-Up Carte inactive pour repérer facilement les cartes sans activité. Les cartes plus anciennes commencent à changer visuellement leur apparence pour vous faire savoir qu'il est temps de les dépoussiérer.
- Power-up Approbation : une fois que les cartes sont déplacées dans l'une des listes de révision, vous pouvez activer ce power-up pour que les gestionnaires puissent approuver les tâches en cliquant simplement sur un bouton (et tout le monde reçoit le signal indiquant quand ils peuvent déplacer cette tâche vers «Terminé»). ”).
Peu importe où et quand les membres de l'équipe travaillent, un tableau kanban numérique permet à quiconque d'accéder facilement à une vue partagée de l'ensemble du travail, de collaborer avec d'autres collègues et de fournir des mises à jour précieuses. Un tableau kanban Trello permet de disposer d'un QG où se trouvent toutes les informations stratégiques grâce à la possibilité de commenter les cartes, de joindre des fichiers, etc.
La méthode kanban est l'un des moyens les plus efficaces de travailler ensemble, offrant à la fois flexibilité et transparence.
5 façons (non techniques) d'utiliser Kanban
La méthode kanban est un workflow puissant pour son adaptabilité. Ce n'est pas parce qu'il a été conçu dans une usine puis rendu populaire par des équipes de développement de logiciels que seuls certains types d'équipes ou de projets peuvent l'utiliser pour organiser les tâches et accomplir leur travail. Kanban est pour tout le monde ! Il est même populaire pour le suivi des projets et tâches personnels!
Voici quelques façons d'utiliser la méthode kanban au travail ou à la maison.
1. Pour publier des articles en ligne
L'équipe de The Telegraph utilise Trello pour gérer son calendrier éditorial numérique. C'est un workflow qui leur permet de développer chaque article à travers les étapes de planification, de production et de publication. Les listes n'ont pas les mêmes titres que la structure typique "À faire", "En cours" et "Terminé", mais c'est un excellent exemple de la façon dont le flux de travail kanban est adaptable à la façon dont votre équipe travaille.
Les articles sont créés sous forme de cartes sur un tableau et parcourent chaque liste au fur et à mesure des phases de recherche, de rédaction, d'approbation et de publication. Par exemple, lorsqu'une carte est déplacée vers la liste «Contenu créé», l'équipe juridique est avertie que l'article est prêt à être révisé.
Ce tableau fournit un emplacement unique où les producteurs de contenu, le personnel de production et les éditeurs du Telegraph peuvent voir l'état de tout le contenu numérique dans le pipeline de publication. Il permet au personnel de voir clairement les tâches qui lui sont assignées et d'être averti lorsque de nouveaux jobs arrivent dans le pipeline.
2. Pour planifier des projets
Ce tableau de gestion de projet est un endroit idéal pour les gourous de l'organisation. Il peuvent ainsi se pencher sur la planification des projets actuels et à venir.
Les deux premières listes du tableau ne servent pas de backlog mais constituent une référence pour les ressources des projets et les questions des membres de l'équipe. Le tableau se déroule ensuite suivant un flux de travail kanban typique afin qu'un chef de projet puisse facilement créer des tâches et comprendre qui travaille sur quoi à tout moment pour n'importe quel projet.
Les chefs de projet peuvent utiliser ce tableau pour suivre un ou plusieurs projets afin de s'assurer que l'équipe se concentre sur les tâches les plus adéquates et en respectant les dates butoirs.
3. Pour gérer un pipeline de vente
Les tableaux Kanban peuvent prendre en charge des processus en dehors de la sphère de gestion de projet. De nombreuses organisations utilisent cette méthode (ainsi que Trello) pour gérer leur pipeline de ventes. Par exemple, Mike’s Bikes assure le suivi de leur cycle de vente du début à la fin avec un tableau kanban dans Trello.
Les clients sont automatiquement ajoutés sous forme de cartes à la liste «Nouvelle demande» grâce à une intégration avec Jotform. Lorsqu'un membre de l'équipe rentre en contact avec le client, ce dernier est ensuite déplacé dans le pipeline en fonction de son statut. Les différentes listes montrent en un coup d'œil à l'équipe si un client est dans l'attente d'une commande ou a besoin d'un suivi. Une fois la livraison correctement effectuée, la carte client est déplacée vers la liste «Clôturé».
Puisqu'il est facile de renommer des listes, les équipes peuvent s'amuser à personnaliser leurs noms de liste et leurs flux de travail en fonction de leur langue ou des particularités de leur culture d'entreprise, tout comme le tableau Trello de Mike's Bikes!
4. Pour planifier un voyage
Combien de fois avez-vous oublié d'emballer votre brosse à dents ou de faire une réservation dans ce restaurant à ne pas manquer pour votre prochain voyage?
Il est facile d'oublier ces petits et grands détails lorsque vous tracez l'itinéraire pour votre prochain voyage ou vacances. Utilisez ce tableau de planification de voyage pour gérer tout ce que vous avez à faire pour préparer votre voyage en ajoutant des tâches aux listes «À faire» et en les déplaçant dans le flux de travail au fur et à mesure que vous les terminez.
Si vous ne voulez pas encombrer le tableau avec trop de cartes, vous pouvez créer des «checklists» dans une seule carte. Par exemple, vous pourriez créer une checklist pour la carte dédiée aux valises pour vous assurer que vous n'oubliez pas les articles nécessaires (comme cette chemise que vous n'avez jamais portée mais que vous voulez absolument amener).
5. Pour apprendre une nouvelle langue pour votre voyage à l'étranger
Apprendre une nouvelle langue demande du temps et de la pratique. Vous voudrez peut-être parler couramment le portugais le plus vite possible, mais, soyons honnêtes, é difícil ! Le tableau "Apprendre une langue" vous encourage à diviser cet objectif en petites tâches réalisables.
Ce tableau inspiré de Duolingo suit la méthode kanban pour suivre vos progrès. Les listes «À faire», «En cours» et «Terminé» vous aident à planifier votre immersion dans la langue et la culture. Les listes «Apprendre» et «Appris» sont un moyen efficace de garder une trace de ce que vous avez réellement appris, par exemple en terme de leçons. Avec ce tableau, vous pouvez suivre vos progrès et même commencer à identifier les accents régionaux en un rien de temps lorsque toutes les cartes sont déplacées vers «Terminé» et «Appris».
La méthode Kanban pour maintenir sa productivité au top
L'objectif de la méthode kanban est que les individus et les équipes travaillent de manière plus fluide. Il est difficile d'atteindre le même niveau de transparence et de communication si votre équipe ne peut pas voir la situation dans son ensemble et n'échange les informations qu'au travers de moyens peu collaboratifs tels que des e-mails et des documents.
En subdivisant les projets en tâches et en limitant le travail en cours, les équipes sont en mesure de comprendre rapidement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans un projet. Si des tâches souffrent de goulots d'étranglement ou si certains membres de l'équipe ont besoin d'aide, la nature visuelle du tableau permet à chacun de voir clairement quels domaines du processus ou du projet doivent être améliorés.
De plus, c'est vraiment amusant de déplacer ces cartes d'un bout à l'autre du tableau et, à chaque fois qu'une tâche est terminée, pouvoir fêter ça. 🍾
Si vous cherchez une nouvelle façon de pulvériser les niveaux d'efficacité de votre équipe, ou si vous voulez simplement mieux organiser vos propres projets personnels, avec kanban, Yes you kan.
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