Hacer reuniones toma tiempo. El tiempo es dinero. Aunque en realidad, el tiempo es más importante que el dinero. Es energía invaluable que estás gastando y que no podrás recuperar nunca.
Pero no nos malentiendas. Soñar despierto, escribir poesía, meditar, recordar la letra de una canción, esbozar un personaje para una caricatura, todo esto amerita el tiempo que decidas dedicarle. Pero no en una reunión—a menos que justamente ese sea el propósito de esta reunión súper interesante (¡por favor agréganos a esa invitación en el calendario!).
Imagina que sales de la reunión sintiéndote empoderado. Ahora tienes una perspectiva más amplia y una visión clara de cómo y en dónde encaja tu trabajo. Ahora sabes lo que tienes que hacer de ahora en adelante y también lo sabe el resto del equipo.
¿Crees que es imposible? Para nada. Muchos de nosotros estamos predispuestos a pensar que las reuniones son un mal necesario en el trabajo. Y es por esto que no hacemos el esfuerzo necesario para hacerlas más efectivas.
Según este estudio de Atlassian, el 50% de las juntas se consideran improductivas. Esto significa que no tienen una meta clara y no se menciona el camino a seguir. Aunque el tiempo que duran las reuniones suele considerarse como colaborativo y productivo, no siempre se invierte en hacer cosas del trabajo. Este mismo estudio descubrió que los negocios en E.U. gastan $37 mil millones en costos salariales en reuniones innecesarias. Literalmente, el dinero se está yendo por el escusado.
Así que si estás viendo un calendario lleno de reuniones, tal vez es tiempo de meter el freno y hacer un programa más atractivo—sin tener que tomar una clase o asistir a otro seminario para mejorar tus habilidades de convocatoria.
Puedes dejar de suspirar porque la solución para organizar reuniones efectivas está aquí. (Y es fácil de implementar.)
Remodelando las reuniones de equipo para que sean más efectivas
Hemos desarrollado guías eficaces, aprobadas y efectivas y un tablero de Trello para reuniones de trabajo eficaces gratuito que puedes copiar para que puedas disfrutar de un futuro maravilloso en el que tus compañeros participen con confianza y sin frustraciones en las reuniones de trabajo.
Vamos a ver los detalles de cómo puedes transformar tus reuniones de equipo semanales de una vez por todas.
Conoce tu nuevo tablero favorito
Antes de sentarte en la mesa de conferencias, échale un ojo al tablero de las reuniones de equipo semanales. Antes que nada: ¿ves la lista titulada "plantilla de la reunión"? ⬇️ Adelante, puedes copiar esta lista para preparar tu próxima reunión.
Si sueles preparar las juntas unos minutos antes de empezar la reunión, vas a tener que cambiar eso. Una reunión de equipo efectiva requiere de algunos días de preparación para que tu equipo también tenga tiempo para prepararse. En Trello, organizamos reuniones de equipo semanales y quincenales y nos gusta recordarles a todos los involucrados que deben empezar a añadir las tarjetas, que serán los tema de discusión, 4 o 5 días antes de la reunión.
Normalmente avisamos esto por el chat o ponemos recordatorios para todos. Una vez que la lista de la reunión se compartió, todos pueden agregar tarjetas a la lista siempre y cuando los temas que se quieren discutir afecten por lo menos a un cuarto del equipo.
Coloca tarjetas debajo del marcador "Discutir en la siguiente reunión" con los elementos que se quieren discutir en la siguiente reunión. Sugiere a las personas de tu equipo que se agreguen a las tarjetas para que se puedan asociar los temas de discusión al autor del tema.
¿Qué tipo de tarjetas tiene sentido agregar para una reunión de trabajo efectiva?
Tal vez te gustaría mencionar que haz enviado algo nuevo. ¿Por qué no ofrecer un resumen de las experiencias clave y aprendizajes a los otros miembros del equipo, incluyendo los errores?
Agrega imágenes, archivos y checklists en las tarjetas de la reunión para poner a todos en contexto y promover la participación de todos desde antes de empezar la reunión.
¿Te gustaría escuchar la opinión de otros miembros del equipo sobre algo en lo que has estado trabajando? Aunque pidas retroalimentación o ideas fuera de tiempo, utilizar el tiempo de la reunión para darle un contexto puede ser muy útil.
¿Aprendiste algo nuevo en una conferencia a la que asististe? La transferencia de conocimiento es la clave para la innovación y es algo que todos van a apreciar.
Los compañeros pueden agregar comentarios, preguntas, o sugerencias en las tarjetas antes de la reunión para que el dueño de la tarjeta pueda preparar su parte con anticipación.
Si sigues un protocolo particular o repites procedimientos cada semana, debes escribirlos en la plantilla de la lista de la reunión, de esta manera se quedarán en la lista todas las semanas. Por ejemplo, puede haber actualizaciones de equipo generales o ¡incluso reconocimientos por los esfuerzos del equipo! (En Trello los llamamos "Bravo equipo".)
¡Todos tienen su papel en la junta!
Está bien, tal vez no en todas las reuniones. ¿Pero que te parece asignar un líder de la reunión que se vaya rotando, o una persona que tome notas dentro del mismo equipo, para mantener la información al corriente? Así es cómo funciona:
Líder de la reunión
En cada reunión, se colocará una foto de la cara de alguna persona en la tarjeta "líder de la reunión". Esta persona será la encargada de llamarle la atención a las personas que lleguen tarde (mandarles mensaje si no han llegado), dirigir la reunión, revisar que todos los temas de las tarjetas se hayan cubierto, y proponer temas de conversación para reuniones auxiliares y/o de seguimiento si se alargan mucho.
Asigna un líder diferente en cada reunión para que todo se mantenga nuevo.
⭐️Consejo de pro: Escoge por orden alfabético. Después, el líder debe etiquetar a la siguiente persona para la siguiente reunión semanal.
El secretario
El secretario es la persona que toma notas durante la reunión. Agrega las notas en la sección de comentarios de la tarjeta para que el equipo pueda revisar las ideas, decisiones o resultados después.
También se agregará la foto de la persona en la tarjeta "secretario". El secretario puede ser un voluntario o puede ser la última persona en llegar (eso alentará a todos para llegar a tiempo 😉). Esto tiene que definirse antes de que empiece la reunión. Conforme se van tocando los temas de conversación de las tarjetas, el secretario tiene que ir agregando comentarios que resuman estas conversaciones.
Organizando la reunión de trabajo efectiva perfecta
!Es hora de empezar esta reunión de trabajo efectiva!
Si empiezan a tiempo y logran hacer que cada punto de discusión sea claro y conciso, algo entre 2 a 5 minutos por punto, ayudarán a que todos se mantengan interesados y concentrados. Deja los últimos minutos de cada reunión para discutir los siguientes pasos a tomar. Este paso debería involucrar crear una lista con puntos de acción, fechas de vencimiento y los dueños de cada tarea.
Si el tema se extiende demasiado (es el tiempo de todos el que se está usando), corta la reunión respetuosamente y haz la sugerencia de continuar en la próxima reunión. Acabar a tiempo significa que todos acabarán con energía.
Recuerda que idealmente tendrías que acabar la reunión en 45-60 minutos máximo. Una de las mayores dificultades de organizar una reunión es tener participantes que no están para nada entusiasmados o que están distraídos—y entre más larga sea la reunión más probable es que esto suceda.
Después de la reunión, arrastra la lista completa de la reunión a la sección de las reuniones anteriores del tablero de Trello. Esto te ayudará a llevar un historial de todas las reuniones y le facilitará el acceso a los temas que se discutieron a las personas que no pudieron asistir.
No tengas miedo de cambiar la estructura de la reunión en la plantilla conforme vas avanzando. Después de un trimestre más o menos, pide retroalimentación a los miembros de tu equipo sobre la estructura de la reunión, sobre lo que sí funciona y lo que no. Su opinión es una fuente invaluable para seguir mejorando. Con un tablero que mantiene el registro de las reuniones anteriores, podrás fácilmente ver cómo han ido evolucionando.
¡Por favor, ve y prueba el flujo de trabajo y dinos cómo te fue!
Para conseguir una copia de nuestro flujo de trabajo para planeación de reuniones de trabajo efectivas, y flujos de trabajo más efectivos que ayudarán a tu equipo a trabajar mejor juntos, checa nuestro nuevo (y gratuito) toolkit para equipos de Trello:
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