Trello vs Asana vs Monday : choisissez l'outil de gestion du travail qu'il vous faut

En tant que dirigeant d'entreprise, il y a fort à parier que vous voyiez chaque jour passer une publicité pour un outil de gestion des tâches différent, chacun promettant d'être plus efficace et plus performant que les autres. Vous avez soigneusement étudié les options, compris l'intérêt d'un tel système, voire fait quelques essais.

Mais choisir une solution est plus facile à dire qu'à faire. Quand tant de plateformes offrent les mêmes fonctionnalités, comment savoir quel outil de gestion des tâches convient le mieux à vos équipes ?

Une feuille de calcul de 40 lignes peut vous renseigner sur les capacités d'une solution, mais chaque équipe travaille différemment. Ce qu'une plateforme apporte à votre équipe est plus important que ses capacités dans l'absolu.

Trello est un système de gestion des tâches conçu sur mesure pour répondre aux défis des entreprises. À ce titre, il surpasse les outils concurrents là où cela compte. C'est également une solution rentable, dotée des fonctionnalités, des intégrations et des automatisations robustes dont les équipes d'entreprises ont besoin pour prospérer sans se ruiner.

À la recherche du meilleur gestionnaire de tâches ? Comparez Trello à ses concurrents, et découvrez pourquoi Trello est la solution qu'il vous faut.

Trello vs Asana : des méthodes de travail flexibles 

Si vous recherchez des solutions capables de s'adapter aux besoins de vos équipes, vous avez certainement déjà pris le temps de comparer Trello et Asana. Ce dernier offre une solution produit fiable pour gérer plusieurs projets. Cependant, vous devez prendre en compte une multitude de facteurs qui contribuent à l'expérience utilisateur, à la satisfaction de vos employés et, en fin de compte, à la réussite de votre entreprise. 

Voici quelques fonctionnalités à garder en tête lorsque vous cherchez à déterminer quelle plateforme convient le mieux à vos équipes : celles qui auront un impact sur la capacité de vos employés à gérer leurs flux de travail, à collaborer plus efficacement et à gagner en productivité. Et c'est là que Trello révèle tout son potentiel.

Une automatisation des flux de travail qui répond aux besoins uniques de chaque équipe

Si vous souhaitez que vos équipes atteignent leur plein potentiel, vous devez leur fournir des systèmes qui favorisent la productivité. Autrement dit, vous devez leur donner accès à des outils qui facilitent l'automatisation des flux de travail et éliminent les tâches manuelles, sans friction. Trello simplifie les processus grâce à des automatisations sans code accessibles à toutes les équipes, sans aucune compétence technique.

Bien que la capacité d'automatisation puisse ne pas sembler décisive, il est essentiel de la prendre en compte lorsque vous choisissez une solution de gestion des tâches. En automatisant leurs flux de travail, vos employés peuvent gagner beaucoup de temps, ce qui se traduit par des économies nettes pour l'ensemble de l'organisation, sans nuire à la productivité.

Selon une étude réalisée en 2020 par Automation Anywhere, l'employé moyen consacre 3 heures par jour à des tâches manuelles répétitives qui pourraient facilement être automatisées. Cela représente un pourcentage élevé de temps perdu sur des tâches ne nécessitant pas forcément de qualification, ou une charge particulièrement importante pour l'entreprise. Par un simple calcul, on constate qu'une entreprise de 500 employés peut gagner jusqu'à 7 500 heures par semaine, simplement en automatisant ces tâches grâce à Trello.

Bien qu'Asana propose des règles personnalisées qui permettent aux utilisateurs d'automatiser les tâches courantes, vous devez tout de même déterminer les tâches les plus judicieuses à automatiser (ce qui est plus facile à dire qu'à faire) et comment configurer ces automatisations à l'aide du générateur de règles. L'outil d'automatisation sans code de Trello, Butler, peut suggérer des règles d'automatisation en fonction des tâches que vos employés réalisent le plus fréquemment. 

Les équipes d'entreprise peuvent créer un nombre illimité de commandes et des boutons personnalisés pour réaliser des tâches fastidieuses et répétitives. Elles sont ainsi en mesure d'utiliser leur temps et leur énergie de manière plus judicieuse. Des cartes récurrentes ? Pas de souci. Envoyer un e-mail automatique à un client lorsqu'un projet est prêt pour vérification ? Du gâteau. Approuvez l'automatisation en un seul clic, puis détendez-vous et observez la productivité de votre équipe grimper en flèche !

Des tableaux flexibles qui vont plus loin que la simple gestion des tâches

L'un des principaux avantages de Trello ? Il permet à vos équipes de transformer un tableau selon leurs besoins. Le fait de pouvoir en faire plus avec un seul outil peut aider votre entreprise à limiter les redondances et à offrir à vos employés un espace central où tisser des liens et collaborer.

Des solutions comme Asana visent à aider les équipes à aller plus loin que la simple gestion de projet, mais leurs structures rigides ne se prêtent pas aussi facilement à d'autres utilisations. Grâce à Trello, votre entreprise et vos équipes peuvent façonner leurs tableaux pour les adapter à de nombreux cas différents :

• Base de connaissances. Près de la moitié des employés déclarent passer jusqu'à deux heures par jour à essayer de trouver les informations dont ils ont besoin pour réaliser leur travail. Et 57 % affirment que leur productivité en pâtit parce qu'ils perdent trop de temps à rechercher les bonnes informations. En centralisant les ressources importantes, vous ne devez plus parcourir vos boîtes de réception, vos multiples outils de collaboration ni votre réseau d'entreprise pour trouver le calendrier de lancement de produit du dernier trimestre. Grâce à une base de connaissances interne dédiée, les employés peuvent accéder aux fichiers et aux ressources dont ils ont besoin, partout.
• Répertoire des collaborateurs et des équipes. À l'heure où le travail est toujours plus hybride, les équipes et les employés peuvent facilement se sentir déconnectés. En utilisant les couvertures de cartes de Trello, les employés peuvent partager leur photo préférée et inclure des informations importantes sur leur carte, notamment leur rôle, leurs responsabilités, leur(s) méthode(s) de contact préférée(s) et des anecdotes amusantes.
• Hub de communication. Les équipes peuvent utiliser les hubs Trello pour centraliser les communications importantes, comme les lettres du PDG et les annonces à l'échelle de l'entreprise. Ainsi, les employés sauront toujours où trouver les dernières informations. Un hub de communication robuste inclut la documentation indispensable pour les employés de tous les services, comme les recrutements en cours, les politiques de l'entreprise et les calendriers de vacances.
• Calendrier de lancement public. La transparence est essentielle dans une entreprise en pleine croissance, et les calendriers de lancement publics ou les notes de version peuvent définitivement y contribuer. Grâce aux fonctionnalités de collaboration visuelle de Trello, vous pouvez remplacer les listes à puces ennuyeuses pour créer une expérience plus captivante. Les cartes Trello peuvent contenir des captures d'écran et des GIF qui montrent aux clients de nouvelles améliorations ou des corrections de bugs détaillées. À titre d'exemple, consultez le tableau de calendrier de lancement public de Buffer ici.
• Commentaires des clients. Impliquez vos clients grâce à un tableau de demandes d'amélioration public. Le Power-Up Vote leur donne l'occasion d'évaluer les fonctionnalités ou les améliorations potentielles, et permet à vos équipes produit et de développement de mieux organiser les prochains sprints.

Grâce à sa configuration flexible, Trello permet aux équipes de choisir leurs propres méthodes de travail et d'utiliser les tableaux de la manière qui leur convient le mieux. Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez des exemples et des modèles inspirants qui montrent comment d'autres équipes d'entreprise utilisent Trello.

Des tarifs tout compris, mais raisonnables

Si vous investissez dans un outil de gestion des tâches, vous méritez de savoir pour quoi vous payez et d'avoir la certitude d'en avoir pour votre argent. Trello donne la priorité aux tarifs transparents, grâce à une structure tarifaire clairement définie qui montre exactement quelles fonctionnalités vos équipes auront à portée de main (et spoiler : elles sont nombreuses).

Les tarifs par tier abordables de Trello sont tout compris, ce qui permet aux entreprises de trouver facilement leur solution idéale de gestion des tâches sans se ruiner. Notre tarif de base par utilisateur pour les offres Enterprise est inférieur à celui de nos concurrents et diminue inversement au nombre d'utilisateurs, afin que les équipes puissent continuer à évoluer à mesure que leur entreprise se développe.

Trello vs Microsoft Planner : intégrations et collaboration pour tous

Microsoft Planner s'est imposé comme une option de gestion des tâches compétitive pour les entreprises. Certains utilisateurs peuvent cependant trouver la solution contraignante, tant au niveau des fonctionnalités disponibles que des outils avec lesquels elle fonctionne. Trello propose des intégrations robustes (plus de 200, et ce n'est qu'un début) qui limitent les changements de contexte et garantissent une collaboration à l'échelle de l'entreprise.

Intégrations parfaites avec d'autres apps

Trello fonctionne bien avec d'autres apps, connectant les outils les plus utilisés par vos équipes sur une seule et même plateforme afin d'assurer une expérience fluide. Vous avez besoin de récupérer des prospects dans Salesforce ? Aussitôt dit, aussitôt fait. Vous souhaitez garder un œil sur un sprint dans Jira ? Nous avons un Power-Up pour cela. Ces intégrations changent la donne pour les entreprises, car les employés sont régulièrement appelés à utiliser diverses apps tout au long de leur journée.

En fait, selon les estimations, la plupart des employés basculent entre 10 apps 25 fois par jour, et ce changement de contexte pèse lourdement sur la productivité. Plus d'un quart des employés affirment que ces basculements leur font « manquer des actions et des messages », entraînant un dépassement des dates limites manquées et de la frustration chez les clients.

Bien que Microsoft Planner s'intègre parfaitement aux autres apps Microsoft, il reste limité à l'écosystème Office 365. Autrement dit, pas de chance pour les équipes qui utilisent régulièrement d'autres apps que celles d'Office pour leurs tâches quotidiennes… et si elles souhaitent malgré tout s'en servir, elles perdront un temps précieux à basculer d'une plateforme à l'autre.

Trello propose plus de 200 intégrations (y compris Microsoft Teams) immédiatement disponibles pour les équipes, sans aucune installation.

En choisissant une solution de gestion des tâches qui s'intègre au reste de votre stack technique, vous pouvez réduire les changements de contexte et faire gagner un temps précieux à vos équipes.

Des capacités de collaboration sans limites

Toutes les équipes ont besoin d'outils de collaboration efficaces, qui aident les employés à communiquer, à suivre l'avancement et à partager leurs commentaires les uns avec les autres, partout. Trello a été conçu dans un souci de collaboration, et ses fonctionnalités permettent aux employés de travailler sur des projets avec les membres de leur équipe les plus proches aussi bien qu'avec des employés d'autres services. Pas besoin de se plier en quatre !

Une récente enquête de Gartner a révélé que 82 % des dirigeants d'entreprise avaient l'intention d'autoriser le télétravail partiel après la pandémie de COVID. Alors que les entreprises se préparent à pérenniser les modèles hybrides, il est essentiel qu'elles relèvent les défis de la collaboration et permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets, partout.

Ce n'est pas si évident si vous comptez sur Microsoft Planner pour la collaboration au sein de votre équipe. Sur la plateforme, les commentaires sont limités à 1 000 caractères : il est donc difficile pour les employés de fournir le contexte requis pour un travail hybride sur des projets ou de laisser des commentaires complets aux membres de l'équipe.

Trello, quant à lui, a été conçu pour optimiser la communication entre les équipes. Les utilisateurs disposent d'un nombre illimité de caractères, n'ont aucune restriction de communication et peuvent tenir les membres de l'équipe informés en les mentionnant (p. ex. @nicolas) partout où c'est nécessaire. Ajoutez plusieurs membres de l'équipe à la même carte, partagez des projets entre des tableaux pour collaborer avec des collègues d'autres services, et même des clients externes lorsque vous devez obtenir des approbations.

Grâce à Trello, les équipes peuvent organiser la collaboration comme elles l'entendent, déterminer des méthodes pour se soutenir mutuellement et améliorer ensemble leurs processus internes pour plus d'efficacité et de collaboration.

Trello vs Monday : une expérience utilisateur simple pour votre équipe

Vos équipes doivent jongler avec des délais serrés, former de nouvelles recrues, intégrer des clients et développer l'entreprise. Elles veulent pouvoir se concentrer sur leur travail et pas sur la configuration d'un outil compliqué (aussi utile soit-il).

Les équipes peuvent facilement se lancer sur Trello, tandis que la courbe d'apprentissage de Monday est plus abrupte. De plus, l'expérience mobile de Monday rend la solution plus difficile à adopter au sein des équipes aux connaissances techniques ou aux niveaux de compétences hétérogènes. Lorsque vous comparez Trello à Monday, réfléchissez à l'impact de tels facteurs sur la valeur globale du produit, pour vos équipes et votre entreprise.

Un design intuitif qui garantit une utilisation simple

Trello est l'outil de collaboration le plus visuel du marché. Il permet aux équipes de tous niveaux de compétences de se lancer rapidement avec peu d'assistance. Sa plateforme est intuitive et facile à utiliser, un avantage considérable puisque le design a un impact direct sur la vitesse à laquelle les employés sont capables d'apprendre à utiliser (et d'adopter) un nouvel outil.

La plupart des gens apprennent essentiellement en visualisant, et bien que cela puisse sembler trivial, un design intuitif peut faire la différence entre une adoption rapide par l'ensemble de votre entreprise et une perte d'intérêt.

Bien que Monday offre une solide expérience de gestion des tâches, sa courbe d'apprentissage est plus abrupte. Ainsi, le nombre impressionnant de modèles, de vues et de dispositions de projet que les employés doivent assimiler peut entraver son adoption. Son design complexe peut également compliquer la navigation sur la plateforme, frustrant les utilisateurs et retardant leur adoption de l'outil. En fin de compte, cela compromet la vitesse à laquelle une entreprise peut constater la valeur de la solution.

Dès le début, Trello a privilégié l'expérience utilisateur, cherchant à concevoir un outil qui semble naturel et facile à utiliser, avec la plus petite courbe d'apprentissage possible. Les utilisateurs apprennent à maîtriser les tableaux, les listes et les cartes à mesure qu'ils les utilisent. En une journée seulement, ils découvrent directement la valeur que Trello apporte en termes de visualisation, de gestion et de travail collaboratif.

Nos champs avec fonction de glisser-déposer rendent l'interface digeste pour les équipes de tous niveaux techniques, et Trello propose une vaste bibliothèque de supports de formation et de ressources pour tous ceux qui ont besoin d'aide pour maîtriser le système.

Les accessoires et les gadgets, c'est très bien, mais en fin de compte, une courbe d'apprentissage abrupte peut avoir un impact négatif sur la livraison des projets, les budgets et le moral des employés.

« Ce que nous aimons le plus dans Trello, c'est sa simplicité. Le marché regorge de solutions de gestion de projet intéressantes, mais nous avons constaté que beaucoup d'entre elles proposent tant d'options et de fonctionnalités qu'elles entraînent une complexité inutile. Avec Trello, c'est tout le contraire : l'outil nous aide à décomplexifier nos systèmes et processus, à simplifier notre flux de travail et à le présenter visuellement, tout en fournissant suffisamment de fonctionnalités pour faire avancer les choses. » – R.J. Weiss, fondateur de The Ways to Wealth

Une expérience mobile que les équipes adorent

L'expérience utilisateur mobile a gagné en importance dans un monde où les employés travaillent quotidiennement depuis leur téléphone. Les équipes doivent pouvoir importer des fichiers, accéder aux informations et communiquer avec leurs collègues en un rien de temps, même si elles ne sont pas devant un ordinateur.

Selon le rapport « State Of The Digital Workplace » d'Igloo, un employé sur cinq accède régulièrement à des apps professionnelles à partir de son téléphone mobile. Ce chiffre a explosé ces dernières années et montre à quel point la compatibilité mobile est importante dans un outil de gestion des tâches.

L'expérience mobile de Monday peut être condensée ou développée. La plupart des vues de projets sont difficiles à afficher sur un téléphone, ce qui oblige à passer plus de temps à balayer de gauche à droite pour avoir une idée de la chronologie de chaque projet. A contrario, Trello fournit une perspective quelle que soit la taille de l'écran. Nos mises à jour en temps réel permettent aux équipes de basculer facilement entre les plateformes, sur ordinateur, sur téléphone ou sur tout autre dispositif.

Trello vs Shadow IT : autorisations et sécurité

Selon Forbes, une entreprise sur cinq est confrontée à un problème de cybersécurité en raison de « ressources informatiques non autorisées ». Et ces failles de sécurité ont des coûts importants : en moyenne, 9,05 millions de dollars rien qu'aux États-Unis. Les entreprises qui souhaitent éviter les violations de données embarrassantes doivent évaluer la sécurité des outils entrants et prendre des mesures afin de sécuriser l'expérience de travail des employés.

Des mesures de sécurité qui luttent contre le Shadow IT et garantissent la protection des données

Trello va au-delà de la gestion des utilisateurs de base et de l'authentification unique SAML pour offrir des fonctionnalités de sécurité robustes que votre service informatique va, lui aussi, adorer. Les administrateurs de l'espace de travail peuvent mettre à jour les permissions des utilisateurs, restreindre l'accès au partage de fichiers et même contrôler les apps avec lesquelles les employés effectuent des intégrations.

Cette dernière fonctionnalité est importante dans la mesure où 57 % des employés admettent utiliser au moins une app non approuvée chaque jour pour faire leur travail. Cette utilisation non approuvée des apps, également connue sous le nom de Shadow IT, est devenue un problème majeur pour les entreprises et entraîne des risques organisationnels.

Avec Trello, les administrateurs de l'espace de travail peuvent lutter contre le Shadow IT en spécifiant les apps pour lesquelles une intégration est autorisée, tout en s'assurant qu'aucune app non approuvée ne passe à travers les mailles du filet et en maintenant la productivité.

Grâce au tableau de bord de l'administrateur Enterprise, vos professionnels de la sécurité peuvent :

• définir des permissions de sécurité en cascade jusqu'aux espaces de travail et aux tableaux ;
• choisir les paramètres de visibilité par défaut des espaces de travail et des tableaux ;
• gérer les membres des espaces de travail (et leur accès) individuellement ou en bloc ;
• définir qui est autorisé à créer et à supprimer des tableaux ;
• approuver les demandes des espaces de travail pour rejoindre l'offre Enterprise ;
• attribuer et supprimer des licences Enterprise ;
• spécifier les options de partage de fichiers approuvées ;
• approuver les Power-Ups (c'est-à-dire les intégrations d'apps) qui répondent aux protocoles de sécurité de votre entreprise.

Trello Enterprise maintient un programme de sécurité et de conformité strict qui comprend les certifications SOC2 et SOC3, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, PCI DSS et FedRAMP, ainsi que la conformité au RGPD. La confiance que vous portez à Trello Enterprise est essentielle. C'est pourquoi Trello a centralisé tous les rapports et certifications liés à la fiabilité et à la sécurité en un seul et même endroit.

Avec Trello Enterprise, vos équipes peuvent se concentrer sur leur travail, et pas seulement sur les tâches 

Les solutions de gestion des tâches ne manquent pas, mais quand vous devez choisir celle qui convient le mieux à votre organisation, inutile de vous compliquer la vie. Combinées à sa simplicité intuitive, les fonctionnalités robustes de Trello Enterprise permettent aux équipes de votre entreprise de travailler plus efficacement. En d'autres mots, les équipes disposent des outils nécessaires pour simplifier les processus internes, améliorer la collaboration transverse et maîtriser leur expérience de travail.

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