Gestion de projets: méthode Agile et Scrum pour les nuls

Petite devinette: qu’est-ce qui peut vous aider à construire une voiture, sauver votre mariage, programmer un logiciel, écrire un livre ou même rénover votre maison?
Réponse: un tableau blanc et un bloc de post-its (réel OU virtuel!).

Bon, et un peu de savoir-faire pour les utiliser correctement, bien sur. 

Si vous travaillez dans l’informatique (ou que vous devez interagir avec des équipes d’ingénieurs), vous avez probablement déjá entendu parler de la méthode Agile et Scrum.

C’est une méthode de gestion de projet généralement présentée par les équipes techniques sous des termes élogieux, et ces derniers semblent utiliser une langue différente un peu bizarre. Des mots comme “planning poker”, “stand-ups”, “sprint agile” sont utilisés à tout va.

Cela peut intimider les non-initiés. Je le sais, parce que j’ai dû moi-même passer par là. Pendant ma première semaine de travail dans une entreprise de technologie, j’ai été introduit à la méthode Agile et Scrum par notre équipe de développement logiciel, et j’ai accroché immédiatement. C’était incroyable de voir comment ils traitaient des problèmes complexes, en les divisant en des tâches individuelles, en priorisant ces tâches et en attribuant chacune d’entre elles à la personne la plus compétente.

Mais est-ce que la méthode Agile et Scrum ne peuvent être utilisées que par des ingénieurs? Est-ce que des personnes autres que les magiciens de la programmation peuvent tirer parti de quelque chose comme Scrum et Agile? Si oui, par où commencer?Tenez-vous bien, préparez-vous à faire un “sprint” d’introduction à Scrum (à la fin de l’article, vous comprendrez cette blague, promis).

C’est quoi, la méthode Agile et Scrum?

Les choses peuvent être confuses pour les nouveaux arrivants, étant donné la complexité de la nomenclature. Au début, on dirait presque que “Scrum” et “Agile” sont des mots interchangeables, mais ce sont deux notions bien distinctes.

Agile représente un ensemble de “méthodes et pratiques basées sur les valeurs et les principes du Manifeste Agile”, qui repose entre autre sur la collaboration, l’autonomie et des équipes pluri-disciplinaires.

Scrum est un framework qui est utilisé pour implémenter la méthode Agile de développement et de gestion de projet.

On peut comparer la méthode Agile et Scrum à une recette et un régime. Un régime végétarien est un ensemble de méthodes et de pratiques basées sur des valeurs et des principes. Une recette de lasagnes aux courgettes et aux aubergines est un framework qui vous permet de suivre votre régime végétarien.

C’est la même relation qui existe entre la méthode Agile (le régime) et Scrum (la recette). La méthode Agile de gestion de projet est née à partir de méthodes de développement utilisées par des entreprises japonaises innovantes des années 70 et 80 (comme Toyota, Fuji et Honda).

Au milieu des années 90, un homme, Jeff Sutherland, frustré de voir les projets sans cesse sujets aux mêmes dérapages au niveau du budget et du non respect des échéances, a décidé de chercher une solution ailleurs.

Ses recherches l’ont mené à ces entreprises japonaises et leur méthode Agile de gestion de projet. Sutherland crée alors le framework Scrum basé sur ces méthodes. Il rencontre un franc succès auprès des équipes de développement produit du monde entier et le framework Scrum de la méthode Agile devient vite populaire.

Qui sont les utilisateurs de Scrum?

Si vous pensiez que Scrum était une méthode agile limitée aux équipes d’ingénieurs et aux développeurs, vous êtes pardonnés. Mais sachez que cette structure peut être très utile pour n’importe quelle gestion de projet.

“Scrum peut être utilisé pour n’importe quel projet complexe, et fonctionne particulièrement bien appliqué au développement d’un produit concret”, dit David Matthew, un Scrum Master certifié de l’Incentive Technology Group, “Si vous faites parti de l’équipe marketing et devez écrire un cahier des charges pour un projet, cela peut définitivement être bénéfique pour toute l’équipe."

Scrum a été largement utilisé, du FBI aux agences de publicité en passant par le génie civil. À partir du moment où un produit de n’importe quel type doit être développé, que ce soit un software ou une campagne marketing, la méthode Agile et Scrum peuvent contribuer à mieux organiser votre équipe, à produire plus et à gagner du temps.

Scrum, et ces nouveaux “métiers”

Pour mieux comprendre Scrum, certains principes du fonctionnement du framework et les nouvelles responsabilités qui naissent de son application. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez besoin de rien ni d’aucune certification pour débuter.

“Vous n’avez pas besoin de grand chose pour commencer avec Scrum”, dit Matthew. “Un simple endroit pour organiser vos pensées, ou votre backlog. Cet endroit peut tout aussi bien être un software comme Trello que n’importe quel tableau blanc. Vous avez besoin de plusieurs responsables, comme le “Product Owner” et le “Scrum Master”.”

Voyons de plus près comment agencer les pièces du puzzle Scrum:

• Scrum commence avec le “Product Owner”. Il représente les intérêts du client et à ce titre, il a l’autorité pour définir les fonctionnalités du produit final.
• Il est responsable du “Backlog”, une liste des tâches et des spécificités du produit (le cahier des charges). Un point fondamental: le backlog DOIT être priorisé. C’est la responsabilité du “Product Owner”.
• Si j’utilisais Scrum pour créer une voiture, une de mes tâches prioritaires serait “Doit avoir un moteur”, parce que la voiture ne peut pas fonctionner sans. “Doit être peinte en rouge” serait une tâche moins prioritaire; même si c’est important, ce n’est pas nécessaire pour que la voiture roule.

• Ensuite, il y a le Sprint. Dans la méthode agile de gestion de projet, Scrum utilise des sprints comme intervalles de temps pendant lesquels l’équipe va compléter un certain nombre de tâches du backlog. L’intervalle de temps dépend des besoins de l’équipe, mais deux semaines est une durée communément utilisée.

• Les équipes se rencontrent tous les jours pour le “Daily Scrum”, une réunion quotidienne où chacun fait part aux autres de son avancement. On appelle également ces réunions des “Daily Stand-Ups”.

• Chaque sprint se termine avec une Rétrospective, qui réunit toute l’équipe afin de partager les retours d’expérience et discuter des améliorations possibles du prochain sprint.

Comment vous pouvez le voir, aucun matériel ou entraînement spécifique n’est nécessaire pour débuter avec la méthode agile et Scrum. Finalement, la partie la plus difficile c’est d’apprendre le jargon, et de réussir à respecter scrupuleusement les principes et les valeurs de Scrum.

Commencer un framework Scrum basique

Votre méthodologie actuelle de gestion de projets vous fatigue? Pourquoi ne pas donner sa chance à la méthode Scrum!

Puisque vous n’avez pas besoin de suivre un entraînement spécial, c’est juste une question de mettre le pied à l’étrier. Sutherland et son co-fondateur, Ken Schwaber, ont grandement facilité cette tâche en créant le guide officiel accessible gratuitement sur ScrumGuides.org.

Apprendre les bases de Scrum, c’est du gâteau. Devenir un maître en la matière, c’est une autre paire de manche. Notre Scrum Master David Matthew nous rappelle que:

“Scrum, c’est comme le poker, vous apprenez les règles en 10 minutes, mais vous mettez du temps pour devenir vraiment bon”.

Que cela ne vous empêche pas de vous jeter à l’eau. Pas besoin d’être un maître Scrum pour être plus efficace et plus productif dans la gestion de vos projets.

Voici quelques étapes pour bien commencer:

• Téléchargez et imprimer la version officielle du PDF Guide Scrum: Lisez-le dans les transports ou pendant la pause déjeuner, avec un surligneur, et surlignez les concepts et les rôles qui ne vous sont pas encore familiers afin de les mémoriser.
• Distribuez les rôles: vous avez besoin d’un Product Owner (qui représente l’utilisateur final et ses intérêts afin de spécifier les besoins du produit), d’un Scrum Master (qui aide l’équipe à avancer en suivant les principes de Scrum et la méthodologie Agile), et d’une équipe. Rappelez-vous, chacun doit laisser de côté son égo. Scrum fonctionne suivant un modèle de “Leader au service des autres”.
• Créez le backlog du produit: le backlog contient la liste de toutes les spécificités du projet, classées par importance. Gardez en tête que le backlog n’est jamais complet. Alors que le projet prend forme, de nouveaux besoins apparaissent sans cesse, ce qui vous oblige à actualiser la liste. Le Product Owner est le principal responsable de ce processus.
• Planifiez votre sprint: à partir du backlog, choisissez les tâches qui doivent être complétées lors du premier sprint. Les sprints sont limités dans le temps. Définissez une durée qui soit compatible avec le projet et votre équipe, mais cette dernière ne doit pas excéder un mois. Lors de la planification du sprint, l’équipe définit les tâches et leur responsable.
• Au boulot! C’est le moment de mettre la main à la pâte. Chacun progresse sur ses tâches et rend compte de son avancement lors des Daily Scrum Meeting quotidiens. Ces réunions ne prennent pas plus de 15 minutes et doivent se concentrer sur trois questions: qu’avez-vous fait hier? Qu’allez-vous faire aujourd’hui? Est-ce que vous avez besoin d’aide pour débloquer quelque chose?
• Rétrospective du travail: au terme du sprint, l’équipe présente les tâches réalisées et revient sur le travail accompli.
• Rétrospective du processus: la réunion de rétrospective va permettre de revoir le processus de gestion de projet Scrum afin de détecter des leviers possibles d’optimisation, pour gagner en efficience lors du prochain sprint.
• On prend les mêmes et on recommence! Votre premier sprint s’est déroulé sans accrocs? Choisissez de nouvelles tâches depuis le backlog et commencez un nouveau sprint.

Management visuel des tâches

Le framework agile Scrum repose entre autres sur le principe de “transparence”. Certaines informations doivent donc être accessibles par tous, comme la tâche en cours de chacun, son état d’avancement, et l’objectif actuel de l’équipe.

D’où l’importance que ces informations soient visibles en permanence.

C’est le tableau Scrum qui va jouer ce rôle. Il va vous permettre d’organiser votre backlog, les tâches du sprint en cours et leur état d’avancement. Les tableaux Scrum peuvent être aussi simple qu’un tableau blanc et des posts-its, ou peuvent revêtir un format plus élaboré avec des logiciels spécialisés disposant de graphiques et de fonctionnalités de gestion des tâches plus avancées.

Pour mon tableau Scrum, j’utilise Trello. Mon tableau est divisé en 7 listes (comme expliqué dans cet article), qui correspondent au flux de travail des tâches:

• Ressources: dans cette liste, je place toutes les tâches récurrentes. Comme ça, pas besoin de créer une nouvelle carte à chaque fois qu’une nouvelle landing page doit être créée pour le lancement d’un webinar. Je déplace simplement la carte depuis cette liste.
• Backlog: c’est mon répertoire des tâches en cours. Si mon chef a une requête, je l’ajoute à cette liste.
• To do: quand je planifie mon sprint, je déplace les tâches du backlog vers cette liste.
• En cours: quand je commence à travailler sur une tâche je la déplace dans cette liste.
• Contrôle de Qualité: lorsque les tâches sont complétées, elles sont déplacées dans la liste “CQ”. A la fin de la semaine, je vérifie chaque élément pour m’assurer que tout est nickel.
• Fait: une fois le contrôle de qualité réussi, c’est prêt pour la livraison! A partir de là, il n’y a plus de modifications.
• Bloqué: j’utilise cette liste lorsque la finalisation d’une tâche dépend d’un facteur externe (par exemple, je dois réaliser un achat et obtenir l’aval de mon chef), en spécifiant les raisons du blocage dans un commentaire.

Trello est parfaitement adapté pour ce type d’implémentation Scrum de la méthode agile, parce que je peux afficher mon tableau sur un écran visible par tous, partager son accès avec toute l’équipe et spécifier le moindre détail de chaque tâche à l’aide de checklists, commentaires, échéances, pièces-jointes, etc.

Je peux attribuer une tâche à un membre de mon équipe et intégrer le tableau avec notre canal de communication marketing sur Slack.

Lorsque quelqu’un déplace une tâche de “En cours” vers “CQ”, je sais qu’ils vont pouvoir se concentrer sur la prochaine tâche.

Mon objectif est que les cartes contiennent toutes les informations nécessaires pour que les personnes attribuées puissent compléter les tâches sans intervention ni aide de ma part. Lorsque les tâches sont clairement définies avant l’attribution, l’avancement du projet est beaucoup plus rapide.

Copiez ce tableau et utilisez le comme template pour vos projets

L’importance des itérations et des améliorations

L’un des principes au coeur de la méthodologie Scrum de gestion de projet, c’est l’idée d’itération et d’amélioration. Cela concerne non seulement le produit en cours de développement, mais aussi l’efficience de l’équipe elle-même. À la fin d’un sprint, le délivrable doit être prêt à être livré au client. Ce qui ne signifie pas que le projet est finalisé et complété, loin de là. L’idée est plutôt que le projet doit avoir atteint un stade d’avancement suffisamment complet pour pouvoir montrer quelque chose au client, ce qu’on appelle le Produit Minimum Viable (MVP).

Si c’était une voiture, ce serait la possibilité de la conduire. Peut-être qu’elle n’aurait pas encore de radio ni de climatisation, mais on pourrait la conduire.

Pourquoi est-ce si important?

Parce que cela permet de collecter des retours d’expérience utilisateur plus tôt, ce qui contribue à guider le développement du produit dans un second temps afin d’augmenter les chances d’une excellente adoption par les utilisateurs.

J’imagine que tout le monde a déjà travaillé sur un projet avec acharnement, avant de se rendre compte que le commanditaire du projet avait en tête quelque chose de totalement différent, je me trompe?

Imaginez dépenser des milliers d’euros et plusieurs moins de développement sur un produit, avant de vous rendre compte que cela ne résoud pas vraiment le problème de l’utilisateur.

Pas bien.

Pour en revenir à notre analogie avec la voiture, si on délivre la voiture à l’utilisateur petit à petit, à l’aide de petites itérations, ce n’est pas tant problématique lorsqu’il va dire “Au fait, vous savez quoi? Après avoir un peu roulé, je préfèrerais qu’elle soit décapotable.” Si vous recevez ce retour une fois le produit final livré, ce serait bien plus problématique.

La méthode agile de gestion de projet et le framework Scrum est basé sur une méthode itérative de livrables du produit. Au lieu d’attendre que le projet soit 100% finalisé pour le livrer au client, vous délivrez des tronçons “utilisables” du projet au cours du temps. Vous éviterez ainsi de gaspiller des efforts en cas de nécessité de changement ou de problème de communication. Au-delà de l’importance des itérations et des améliorations pour le produit, Scrum s’attache également à améliorer le processus à chaque nouveau cycle.

Pendant la réunion de rétrospective, les membres de l’équipe discutent afin de déterminer les améliorations possibles qui pourraient faire gagner l’équipe en efficience. Cela peut concerner une limitation technique par exemple. Ou alors, l’un des collaborateurs est surchargé de tâches. L’équipe décide comment résoudre ces problèmes, en gardant comme objectif l’amélioration de l’efficience du prochain sprint. Normalement, l’équipe devrait être plus efficiente et produite plus à chaque nouveau cycle.

Attends… ENCORE PLUS DE BOULOT!?

Lorsque j’ai commencé à m’intéresser à Scrum, quelque chose m’effrayait un peu: cette idée selon laquelle vous travaillerez plus.

Comment ça, travailler plus? Je suis déjà surbooké!!

Mais l’idée derrière Agile et la méthode de développement Scrum n’est pas de “travailler plus”, c’est de travailler plus intelligemment de manière à être plus efficace et donc abattre une plus grande charge de travail.

Voici une citation très juste de Sutherland dans son livre Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time:

“Réfléchissez à votre travail. Combien de temps est gaspillé à attendre que quelqu’un d’autre finisse son travail, une information, ou parce que vous essayez de faire trop de choses à la fois? Peut-être que vous aimez travailler du matin au soir - Pour ma part, je préfère aller surfer.”

Scrum ne mesure pas votre temps passé devant votre ordinateur, mais les tâches que vous accomplissez. Qui se soucie de savoir combien de temps une tâche a nécessité, si le résultat est le même?

Avec Scrum, vous n’allez pas vous surcharger de travail: vous allez travailler plus efficacement et mieux gérer votre temps de manière à passer moins de temps au bureau et plus de temps avec vos proches.

Qu’en pensez-vous?

Lectures complémentaires

La méthode de gestion de projet Agile et son framework Scrum ne tiennent pas dans un seul article. Je vous suggère de poursuivre votre découverte de cette méthodologie avec quelques lectures complémentaires:

• Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half The Time, Jeff Sutherland - Ce livre a été ma première immersion dans Scrum. Tous les concepts sont expliqués de manière ludique, avec des exemples qui permettent de mieux cerner chaque aspect du framework Scrum. Une excellente lecture.

• Our Agency’s Epic 200% Productivity Secret, Adam Steele - J’ai découvert ce blog après avoir observé des développeurs de mon entreprise travailler avec Scrum qui se demandaient si des équipes marketing l’utilisaient. La réponse? Oui, et pas qu’un peu.

• Le Guide Scrum, Jeff Sutherland et Ken Schwaber - le guide “pour les nuls”, parfait pour commencer.

• Le Glossaire Scrum, de Scrum Alliance - Définition des personnes et des éléments de Scrum.
• Les Certifications Scrum, de Scrum Alliance - Pour une immersion encore plus profonde dans la méthode Scrum, jetez un coup d’oeil sur ces certifications..