TrelloのButlerでワークフローの自動化が簡単に！

これまでの退屈なクリックと、終わることのないカードのドラッグとはお別れして、カスタム自動化、ルール、スケジュールされたコマンドなど、作業を効率化するための機能を活用しましょう！Butlerは、ボードやカードレベルのあらゆるタスクやワークフローのシームレスなプロセスの作成を可能にしてくれる、チームの生産性を高める強力な相棒のようなものです。

さらに、Butlerを使用するのにコーディングの知識は必要ありません。自動化は、自然言語を使用して簡単に作成できます。コマンド作成ウインドウでButlerに実行させたいことを選択するだけで、コードを一行も書かずに設定することができるのです。本当にコードは必要ありません！

すべてのTrelloユーザーが、Butlerを使用することができます。また、PremiumとEnterpriseには、さらに高度な機能や自動化の性能が含まれています。Trelloアカウントに含まれるButler機能についての詳細は、こちらのヘルプドキュメントを確認してください。

パワフルな自動化を実現するButlerをボードに追加するには、ボードメニューのButlerアイコンをクリックします。それだけで、ボードButlerの操作が開始できます。Butlerの使用方法には無限の可能性があります。いくつかの例をご紹介しましょう。 

ルールを活用しましょう

想像してみてください。あなたは直近のタスクが終わりました。額の汗をぬぐい、カードを「Done」にドラッグするとすぐに、残りのチェックリストの項目と期日に完了の印がつき、あなたはカードから除外されます。これらのことが、あなたが何もせずに完了するのです。

ルールは、魔法のように自動的にボード上のアクションに反応し、メンバー全員に対してボード全体で機能します。さらに、ルールによってたくさんの複雑なアクションを処理し、ボード上のプロセスを自動化します。

例えば、あなたが営業チームに所属していて、法務による審査が必要な契約があるとします。このような場合にルールを設定しておくと、カードが「法務審査」リストに移動するたびに、２日後が期限となる法務審査プロセスのチェックリストがカードに追加され、チームの弁護士にタスクが割り当てられます。

ルールの設定は、特定のアクションやトリガーを実行する際に何が起こって欲しいかをフィールドに入力するのと同じぐらい簡単です。例えば、先ほどの例の場合、ボード上の誰かがカードを「Done」リストに移動したときに、トリガーが設定されます。次に、そのアクションがトリガーされたときに、自動的に行われるアクションを以下のように設定します。

• 期限を完了としてマークする

• カード上のすべてのチェックリストのすべての項目にチェックをする

• カードからすべてのメンバーを削除する

トリガーは、次のようなさまざまなアクションに設定することが可能です。

• カードが追加、移動、またはアーカイブされたとき

• ラベル、添付ファイル、メンバー、および投票がカードに追加されたとき

• 期限が追加された、完了とマークされた、または、カードの名前に期限が含まれたとき

• チェックリストのアクションが実行されたか、カードがチェックリストに追加されたとき

• コメントやカードの説明が更新されたとき

• カスタムフィールドのデータが入力、更新、設定されたときなど

トリガーが有効化されたときに可能なアクションは次のとおりです。

• カードの移動、アーカイブ、またはコピー

• ラベルや添付ファイルなどの追加や削除

• 期限の設定、変更、または更新

• チェックリストの追加、完了、またはリセット

• カードにメンバーを参加、登録、追加、またはカードからメンバーを削除

• カードの名前変更、説明の編集、コメントの追加

• カスタムフィールドデータの変更、追加、または削除

• さまざまな基準によるリストの並び替え

• 関連カードとのやり取り

• メールの送信（Standard、Premium、Enterpriseで利用可能）

• URLの取得、投稿、および書き込み（Standard、Premium、Enterpriseで利用可能）

• その他にもたくさん！

ルールの使用例

• すべてのボード上で、チームが完了した作業の概要を1か所で確認することができるようにしましょう。例えば、チームの各ボードにルールを設定して、ボードの完了リストに移動されたすべてのカードのコピーを、チームの概要ボードに作成します。

• 「To Do」リストの中にカードが作成されたら、「ステップ」チェックリストを追加することにより、効率よく作業ができます。

• 誰かがカードに追加されたときに、Butlerは期限を5営業日後に自動的に設定し、「わかりました」というようなコメントを投稿します。チームで使いやすい機能ですね！

• カードの名前の最後に日付を入力した場合に、そのカードの期限がカードの名前に書かれた日付になるように設定します。これは、カードをボードにメールで送信するときに最適です。

• 誰かがチェックリストの「フェーズ1のステップ」を完了したら、そのカードをリスト「フェーズ2」に移動し、チェックリスト「フェーズ2のステップ」を追加します。これで、プロセスは完璧です。

より良い方法で作業するためにボタンを構築する

Butlerは、ボタンをクリックするだけで実行される、カードおよびボード用のカスタム自動化を作成することができます。カードボタンはカードレベルのタスクを処理し、カードの裏面に表示されます。それに対して、ボードボタンは、ボードの上部に表示され、ボード全体にわたってタスクを実行します。

さらに、複数の操作をクリック1回で実行できるボタンを作成することも可能です。

例えば、1つのカードボタンをクリックしたときに、そのカードが指定したリストに移動し、2日後の期限とボードメンバーを追加し、指定したラベルを付けることができます。または、1つのボードボタンで、期限切れのすべてのカードを指定したリストに移動し、それらのカードをラベルにより並べ替えることができます。

さらに、Butlerはチームで仕事を行うのにも適しています。ボード上の誰かが作成したカードおよびボードボタンを全員が使用することもできるのです。これによって、ワークフローの次の人に通知するときや、その週のタスクに優先順位をつけるときなど、アクションに関するプロセスを作成するときに、チーム全体が同じ考え方を持つことができます。

カスタムボタンを作成するには、まず、カードボタンまたはボードボタンのどちらを作成したいのかを選択して、ボタンに名前をつけます。また、タスクの作成は、実行したいアクションを追加したり、どのリストまたはラベルというような詳細を入力したりするようなもので、とても簡単です。

カードボタンアクションには、次のアクションを含むことが可能です。

• カードの移動またはアーカイブ

• ラベルと期限の追加や削除

• 期限を完了としてマーク

• チェックリストの項目をチェックまたはチェックを外す、チェックリストをカードに追加、チェックリストのリセット

• カードにメンバーを参加、登録、追加、またはカードからメンバーを削除

• コメントの追加、カードの名前の変更、カードの説明の修正

ボードボタンアクションは、次のことを含みます。

• 指定されたリストに説明つきの新しいカードを作成する

• リストを作成、アーカイブ、および編集する

• リストにカードを移動およびカードをアーカイブする

• リストの中でカードを日付、名前、投票、カスタムフィールド、ラベル、またはリストに追加された時間順で並び替える

ボタンの使用例

• 作業をはじめる準備はできていますか？カードが「進行中」リストに移動するタスクを開始し、期限とともにカードにあなたを追加するカードボタンを作成します。

• 過去1週間の「完了」リストをアーカイブし、新しい「完了」リストを作成するボードボタンで、毎週すっきりと作業が始められるようになります。

• 自動的にカードを「完了」に移動し、期限に完了の印をつけ、あなたをカードから削除するカードボタンを追加します。あなたが作業完了したことを上司に伝えるコメントを自動的に追加するように、Butlerを設定することも可能です。

• いつも次に何をすればいいのかわからなくなりませんか？そのようなときは、ランダムに選択されたカードを「To Do」リストから「Doing」リストに移動するボードボタンを追加します。このボタンを使用すれば、分析麻痺に陥って生産性が低下することがなくなります。

• 例えばあなたが修正するすべてのバグに緑色のラベルを付け、チームはすでに何が出荷されているか把握しているという状況なら、緑色のラベルが付いたすべてのカードを自動アーカイブするボードボタンを作成することで、クリックの回数を大幅に減らして時間を節約することが可能です。

• カスタムフィールドのストーリーポイント、期限、投票などでカードを並べ替えるボタンを作成することで無限のバックログを把握し、次のスプリントで何を優先すればいいのかを把握できます。

時間を有効に使いましょう

Standard、Premium、またはEnterpriseアカウントを使用している場合は、カレンダーの日付またはカードの期限に基づいてスケジュールされたコマンドで、Butlerが適切なスケジュールで動作するように設定することが可能です。

カレンダーコマンドは、カードの移動やアーカイブ、リストの並び替え、新しいリストをボードに追加するなど、何度も繰り返されるタスクや定期的なボードのメインテナンスに最適です。これらのコマンドは、毎日、毎週、毎月、毎年など指定した時間に実行されるように設定できます。

例えば、週毎のスプリントボードには、各週のはじまりを可能な限りスムーズにするために、次のようなカレンダーコマンドの設定が可能です。

• 毎週月曜日の午前9時

• 先週のリストにすべてのカードをアーカイブする

• 今週のリストから先週のリストにすべてのカードを移動する

• 「翌週」から「今週」にすべてのカードを移動し、期限によって並び替える

期限コマンドは、カードの期限をトリガーとして使用し、カードの期限が近づいたとき、期限が来たとき、カードの期限切れから一定の期間が経過したときなどに、一連のアクションを実行するようにプログラムすることができます。

期限コマンドを設定するのは、次のように完了していない期限切れのカードにフラグを立てることにより、重要事項が確実に抜け落ちないようにするすばらしい方法です。

• カードの期限が来る

• カードをリストの一番上に移動する

• 赤いラベルをカードに追加する

• 「@card このステータスは？」というコメントを投稿する

スケジュールされたコマンドはボードとカードを整理して維持する強力な方法を提供してくれます。そのため、（Butlerがちょうど思い出させてくれるかもしれない）先週書くはずだったブログの記事のような、人生の重要なことに集中するために、より多くの時間を費やすことができるようになります。

Butlerはさらに上を行くを提供

これだけではありません。ボードでButlerを有効にするだけで、あなたの暮らしがもっと楽なものになるアイデアが次々に生まれてくるのです。Butlerを開いて[Automation Tips（自動化のヒント）]ボタンをクリックすると、Butlerは自動的にクイックスキャンを実行し、ボードの最も一般的なアクションを分析して、クリック1つで作成できる「おすすめボタン」を提案します。プロジェクトの初日に備えておきましょう。

今すぐ、Butlerの自動化の力をボードで活用しましょう！