Faites appel à Butler pour automatisez vos procédures de travail sur Trello !

Dites adieu aux clics sans fin et aux déplacements infinies de cartes. Dites bonjour aux automatisations de tâches, aux règles, aux commandes planifiées, et bien plus encore!

Considérez Butler comme le partenaire virtuel privilégié de l'efficacité de votre équipe, vous permettant de créer un processus transparent pour toute tâche ou tout flux de travail pour vos tableaux et/ou cartes.

De plus, pas besoin d’un diplôme en codage. Les automatisations sont faciles à créer, dans un langage naturel. Ouvrez simplement la fenêtre de création de commandes de Butler et sélectionnez ce que vous souhaitez qu´il fasse, sans que vous ayez à écrire une seule ligne de code.

Cerise sur le gâteau : Butler est disponible pour tous les utilisateurs de Trello. En plus, les utilisateurs Premium et Enterprise accèdent à des fonctionnalités avancées et des nouvelles possibilités d’automatisation.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Butler fournies avec votre compte Trello, consultez ce document d’aide pratique.

Pour profiter des automatisations de Butler et commencer à gagner du temps, il vous suffit de cliquer sur l'icône de Butler dans le menu du tableau, et vous n’avez plus qu’à établir des règles.

Il existe une infinité de possibilités d’utiliser les super-pouvoirs de Butler. En voici quelques exemples:

Respectez les règles (faites-nous confiance!)

Imaginez. Vous avez terminé votre dernier projet : vous pouvez enfin souffler et déplacer la carte correspondante dans la liste “Terminé”. Et là, * instantanément * tous les éléments de la checklist sont marqués comme étant terminés, la date d'échéance est marquée comme terminée et votre nom est retiré de la liste des membres de la carte. Le tout sans même lever le petit doigt.

Les règles se chargent du boulot, automagiquement : elles sont appliquées en fonction des actions que vous effectuez sur vos tableaux. De plus, ces règles peuvent être conçues pour gérer un grand nombre d'actions complexes et mettre en place un processus automatisé pour vos tableaux.

Par exemple, si vous êtes dans une équipe de ventes et que vous avez un contrat qui doit être soumis au contrôle de légalité. Vous pouvez configurer une règle pour faire en sorte que chaque fois qu'une carte est déplacée dans la liste «Contrôle de légalité», votre checklist du processus de révision juridique soit ajoutée à la carte avec une date d'échéance de 2 jours, et l'avocat de votre équipe sera automatiquement désigné comme responsable sur la carte.

Pour configurer une règle, il suffit de remplir les champs d'actions que vous souhaitez voir se produire, lorsqu’un déclencheur spécifique se produit. Revenons à notre exemple pour mieux comprendre : un déclencheur est configuré pour être activé lorsqu'une carte est déplacée dans la liste «Terminé» par un membre du tableau. Ensuite, vous déterminez les actions que vous voulez voir se produire automatiquement lorsque ce déclencheur initial a lieu. Il peut s'agir de :

• Marquer la date d'échéance comme atteinte

• Vérifiez tous les éléments de toutes les checklists de la carte

• Retirez tous les membres de la carte.

Les déclencheurs peuvent être configurés pour diverses actions, notamment lorsque:

• des cartes sont ajoutées, déplacées ou archivées

• les étiquettes, les pièces jointes, les membres et les votes sont ajoutés aux cartes

• les dates d'échéance sont ajoutées, marquées comme étant atteintes ou incluses dans les noms de cartes.

• les actions sont effectuées sur des checklists ou que des checklists sont ajoutées aux cartes.

• des commentaires sont laissés sur la carte, ou que la description de la carte est mise à jour.

• les données de champ personnalisé sont entrées, mises à jour, définies, etc..

Voici quelques actions possibles lorsqu'un déclencheur est activé :

• Déplacement, archivage ou copie de cartes

• Ajout ou suppression d'étiquettes, de pièces jointes, etc.

• Définition, modification ou mise à jour des dates d'échéance

• Ajout, réinitialisation ou finalisation de checklists

• Rejoindre, s'abonner et ajouter / supprimer des membres des cartes

• Renommer des cartes, éditer des descriptions, ajouter des commentaires

• Modification, ajout ou suppression de données de champs personnalisés

• Tri des listes selon divers critères

• Interagir avec les cartes liées

• Envoi de mails (disponible avec Standard, Premium et Enterprise)

• Envoyer des informations à une URL (disponible avec Standard, Premium et Enterprise)

• Et bien plus encore !

Vous allez être bluffé en voyant l’étendue des possibilités offertes par Butler pour vous simplifier la vie.

Exemple de règles

• Obtenez un aperçu du travail de votre équipe de l’ensemble de vos tableaux dans un seul et même endroit. Par exemple, définissez une règle sur chacun des tableaux de votre équipe pour faire une copie de chaque carte déplacée vers la liste Terminé du tableau vers le tableau général de l’équipe.

• Lorsqu'une carte est créée dans une liste "À faire", ajoutez automatiquement une checklist avec les étapes afin de ne rien oublier.

• Lorsque quelqu'un est ajouté à une carte, demandez à Butler de définir automagiquement la date d'échéance à cinq jours ouvrables et de poster des commentaires du type "C’est OK pour ce délai?".

• Lorsque vous entrez un nom de carte se terminant par une date, configurez la carte afin que cette date devienne automatiquement la date d'échéance de la carte. Ce système est parfait pour envoyer des cartes par mail sur votre tableau.

• Lorsque quiconque termine la checklist "Étapes de la phase 1", déplacez la carte vers la liste "Phase 2" et ajoutez-y checklist "Étapes de la phase 2".

Créer des boutons pour plus d´agilité

Butler vous permet également de créer en un clic des automatisations personnalisées pour les cartes et les tableaux. Les boutons de la carte gèrent les tâches au niveau de la carte et apparaissent au dos de cette dernière. Les boutons du tableau, en revanche, apparaissent en haut du tableau et permettent d’accomplir des tâches sur l’ensemble du tableau. Logique.

Ce qui est vraiment intéressant, c’est que vous pouvez créer des boutons pouvant effectuer plusieurs opérations en un seul clic. Par exemple, un bouton de carte, lorsque l'utilisateur clique dessus, peut déplacer cette carte vers une liste spécifique, peut ajouter une date d'échéance dans deux jours, ajouter un membre du tableau et appliquer une étiquette spécifiée. Ou bien, un bouton du tableau pourrait déplacer chaque carte avec une date d'échéance en retard dans une liste spécifiée et les trier par étiquette.

De plus, Butler pense collectif. C'est-à-dire que les boutons de cartes et de tableaux créés par n'importe qui sur le tableau peuvent être utilisés par tout le monde. Cela permet à toute votre équipe de rester sur la même longueur d´onde lors de la création d'un processus de travail, qu'il s'agisse d'avertir la personne suivante dans un flux de travail ou de hiérarchiser les tâches de la semaine.

Pour créer des boutons personnalisés, commencez par sélectionner si vous voulez créer un bouton de carte ou un bouton de tableau puis nommez le bouton. Ensuite, créer une tâche est un jeu d'enfant : il suffit d’ajouter les actions que vous souhaitez effectuer, en spécifiant par exemple la liste ou l’étiquette.

Les actions du bouton de carte peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants:

• Déplacer ou archiver une carte

• Ajouter / supprimer des étiquettes et des dates d'échéance

• Marquer les dates d'échéance atteintes

• Vérifier des éléments de la checklist, ajout de checklists et réinitialisation des checklists

• Rejoindre, s'abonner et ajouter / supprimer des membres dans les cartes

• Ajouter des commentaires, renommer des cartes et modifier leurs descriptions

Les actions des boutons du tableau peuvent inclure:

• Création de nouvelles cartes avec des descriptions dans des listes spécifiées

• Création, archivage et organisation de listes

• Déplacement et archivage des cartes dans une liste

• Tri des cartes dans une liste par date d’échéance, nom, votes, champs personnalisés, étiquettes et date de création.

Exemple d'utilisation de boutons

• Prêt à vous mettre au boulot ? Créez un bouton de carte pour démarrer une tâche qui fasse déplacer la carte dans la liste "En cours" et ajoute votre nom à la carte ainsi qu'une date d'échéance.

• Commencez chaque semaine avec un bouton de tableau pour archiver la liste "Terminé" de la semaine précédente et créer une nouvelle liste "Terminé".

• Ajoutez un bouton de carte qui déplace automatiquement la carte dans «Terminé», qui marque la date d’échéance comme atteinte et qui retire votre nom de la carte. Vous pouvez même configurer Butler pour qu'il ajoute automatiquement un commentaire pour votre patron afin qu’il se rappelle à quel point vous abattez du boulot tous les jours.

• Vous ne savez jamais sur quoi travailler ensuite? Ajoutez un bouton de tableau pour déplacer une carte de manière aléatoire de la liste "À faire" vers la liste "En cours". Ne laissez pas l’indécision freiner votre efficacité.

• Supposons que vous appliquiez une étiquette verte à chaque fois que vous corrigez un bug afin que votre équipe sache ce qui a déjà été fait. Créez un bouton de tableau pour archiver automatiquement toutes ces cartes avec une étiquette verte et épargnez-vous de nombreux clics.

• Obtenez un vue ordonnée du champ de bataille que constitue votre backlog en créant un bouton permettant de trier les cartes en fonction des story points du champ personnalisé, de la date d’échéance, des votes, etc.

Faites en sorte que le temps soit votre allié

Si vous utilisez un compte Standard, Premium ou Enterprise, vous avez la possibilité de configurer Butler pour lancer automatiquement des commandes à une date et une heure précise.

Les commandes sont idéales pour les tâches récurrentes et la maintenance régulière du tableau, telles que le déplacement et l'archivage des cartes, le tri des listes et l'ajout de nouvelles listes à un tableau. Ces commandes peuvent être configurées pour s'exécuter à des moments précis chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année… comme bon vous semble.

Par exemple, sur un tableau de sprint hebdomadaire, vous pouvez planifier une commande pour que le début de chaque semaine soit le plus fluide possible:

• Tous les lundis à 9h,

• Archiver toutes les cartes de la liste “Semaine Dernière”

• Déplacer les cartes de la liste “Cette semaine” vers la liste “Semaine Dernière”

• Déplacer toutes les cartes de “Prochaines tâches” dans “Cette semaine” et les trier par date d'échéance.

Si seulement Butler pouvait également s’assurer qu’un bon café sera prêt lorsque vous arriverez au bureau ! ☕️

Les commandes de date d'échéance utilisent la date d'échéance d'une carte comme déclencheur et peuvent être programmées pour effectuer une série d'actions au fur et à mesure que la date d'échéance de la carte se rapproche, qu'elle est atteinte ou dépassée.

Définir des commandes en lieu avec la date d'échéance est un excellent moyen de vous assurer que rien d'important ne passe entre les mailles du filet en signalant les cartes incomplètes en retard, par exemple:

• Au moment où une carte a atteint la date limite

• Déplacer la carte en haut de la liste

• Ajouter une 'étiquette rouge à la carte

• Poster un commentaire "@card Où en est-on ?"

Les commandes planifiées offrent un moyen puissant de garder vos tableaux et cartes organisés et actualisés afin que vous passiez plus de temps à vous concentrer sur les belles choses de la vie, comme cet article de blog que vous étiez censé écrire la semaine dernière et que Butler vient juste de vous rappeler.

Butler : service 5 étoiles

Et la cerise de l’efficacité sur le gâteau de la performance: dès que Butler est activé sur vos tableaux, il a immédiatement des idées pour vous simplifier la vie. Lorsque vous activez Butler, cliquez sur le bouton “Recommandations” et Butler effectuera automatiquement une analyse rapide de votre tableau pour analyser les actions les plus courantes et les suggérer sous forme de boutons pouvant être créés en un seul clic.

Alors n'hésitez plus et apportez la puissance de l'automatisation de Butler à vos tableaux !