Créatif vs Manager : comment bien organiser son travail pour booster sa productivité

Est-ce que vos activités ont plus à avoir avec le fait de manager ou de créer ? Un peu des deux ? Peut-être que cela varie selon les jours de la semaine ou suivant votre humeur, mais prendre conscience du type de tâche qui vous attend peut faire toute la différence sur le travail que vous aurez abattu en fin de journée.

En effet, en identifiant le type d’activité à laquelle vous allez vous consacré, vous pouvez organiser vos activités de manière à maximiser votre productivité. Une manière de modéliser simplement cette opposition est de réfléchir en terme de ”Créatif vs Manager”. Les créatifs ont des habiletés techniques spécifiques : designers, développeurs, rédacteurs, etc. tandis que les managers gèrent les projets, coordonnent les équipes, génèrent des rapports, et s’assurent que leur équipe progresse dans la bonne direction.

Pour savoir comment bien organiser son travail, il est nécessaire de considérer d’abord votre profil. Si vous vous trompez dès le départ, vous risquez de subir une série de réunions interminables le jour où vous souhaitez vous concentrer pour avancer, et c’est au moment oú vous déciderez d’affronter votre planning de tâches que votre équipe aura grandement besoin de votre présence.

Pour éviter ces écueils, voyons ensemble comment bien organiser son travail en fonction de votre profil.

L’organisation du travail des créatifs

L’emploi du temps des créatifs est composé de longues périodes de temps ininterrompues. J’insiste :

• Longues : vous devez dédier un temps suffisamment long pour être vraiment capable de vous “connecter” à votre tâche. Des recherches ont montré que les créatifs ont besoin de 30 minutes pour s’imprégner complètement de leur activité (et donc atteindre un seuil de meilleure productivité).
• Ininterrompues : c’est très important. Pas de messagerie, pas de Slack, éteignez les notifications de votre smartphone. Rien d’autre que vous, votre écran et une tasse de café.

• Périodes : il vous en faut plusieurs par jour. L’utilisation de la technique Pomodoro peut être une bonne solution pour bien organiser son travail. Comment ça marche : cette technique consiste à diviser votre journée en plusieurs périodes de temps de 40 minutes dédiées exclusivement à une tâche spécifique entrecoupées de courtes pauses.

Si vous avez la moindre réunion programmée dans votre journée, vous ne pourrez pas accomplir ce que vous avez prévu. Même une petite réunion, une fois que votre période de concentration est interrompue, vous aurez besoin de 30 minutes pour vous remettre dans le bain et retrouver votre concentration, même si vous n’avez pas le “cerveau embrouillé”.

L’organisation du travail des managers

L’emploi du temps des managers est constitué de réunions. Préparer les réunions, planifier les réunions, modifier la date des réunions, participer à des réunions, débriefer les réunions... !

Quel que soit le type de réunion – entretien individuel avec vos subalternes, réunions d’avancement -, le manager a pour rôle d’organiser l’équipe. Cela signifie gérer les collaborateurs, accompagner les objectifs de l’entreprise, et résoudre les obstacles qui empêchent les membres de son équipe de progresser pour s’assurer que les projets seront livrés à temps et que les délais seront respectés.

Alors comment bien organiser son travail en tant que manager ? Prévoyez beaucoup de temps dédié à des entretiens individuels (peu importe si l’entretien a lieu à distance par visioconférence) et à des réunions (si possible) brèves mais efficaces.

Soyez flexible

Parfois votre journée ressemblera à celle du créatif, parfois à celle du manager. Votre équipe doit savoir quand elle peut compter sur vous, c’est pourquoi appréhender votre fonction à chaque moment est crucial.

Comme toujours lorsqu’on aborde le sujet du travail en équipe, la communication est la clé. Pour bien organiser son travail et maximiser votre productivité, vous devriez prendre extrêmement soin d’avoir un emploi du temps transparent avec votre équipe, d’autant plus si certains travaillent à distance. Souvenez-vous que vous êtes seul acteur et responsable de votre propre productivité.

Les pièges du planning

Maintenant que vous avez identifié votre fonction et compris comment bien organiser votre travail en gérant vos activités, il faut s’attaquer à la planification. On peut facilement se saborder en gérant mal son planning.

Si vous êtes en mode “créatif” :

• Réservez de longues périodes ininterrompues de temps dans votre planning.
• Prévenez votre équipe que vous allez être indisponible aux sollicitations durant ces périodes.
• Supprimez toute distraction, comme les messageries instantanées d’entreprise ou encore les notifications de votre téléphone.

Si vous avez l’habitude de partager votre planning avec vos collaborateurs pour choisir le jour et l’heure de vos réunions en fonction des disponibilités de chacun, éditez votre planning pour créer des intervalles “Pas de réunion SVP”.

Dans mon équipe, nous avons défini le mardi et le jeudi comme étant des “jours créatifs”. Nous évitons de prévoir des réunions ces jours-ci, en particulier lorsqu’elles impliquent des personnes dont le profil est plus créatif, à moins que survienne un problème urgent.

Tout le monde a conscience que la situation peut être amenée à changer rapidement, mais on sait également que les réunions qui ne sont pas urgentes peuvent attendre.

Maintenant, voyons comment bien s’organiser au travail lorsqu’on est en mode manager :

• Identifiez la fréquence de réunions idéale. Certains managers préfèrent concentrer toutes leurs réunions individuelles avec les membres de l’équipe à jour fixe. D’autres y consacrent seulement une demi journée.
• Partagez votre emploi du temps avec votre équipe. Certains managers autorisent les collaborateurs à réserver des intervalles libres dans leur emploi du temps. D’autres préfèrent annoncer leur disponibilité sur la messagerie d’entreprise comme Slack par exemple : « Je suis disponible ce matin si quelqu’un souhaite s’entretenir avec moi. », etc. Quelle que soit votre manière d’organiser vos réunions au travail, assurez-vous que tous ceux qui pourraient souhaiter vous parler connaissent vos disponibilités.
• Soyez ouvert. Il est primordial de comprendre que vos collaborateurs peuvent travailler selon leur propre méthode d’organisation, particulièrement les créatifs. Si vous les dérangez sans cesse sur Slack lorsqu’ils sont en mode créatif, ils peuvent sentir la nécessité de répondre immédiatement à leur supérieur en interrompant leur concentration. Essayez d’utiliser des outils de communication asynchrones comme Trello pour les demandes non-urgentes.

Créatif ou Manager ? Des outils pour tous

On a tous nos préférences en terme d’outils de planning en ligne, mais il ne suffit pas de choisir le bon outil, encore faut-il savoir bien l’utiliser pour ne pas que ce dernier se transforme en une gigantesque machine à perdre du temps pour les créatifs et les managers. Voici quelques astuces pour apprendre comment bien s’organiser au travail grâce à l’usage adéquat du planning :

• Focalisez-vous sur un seul outil de planning (Fantastical, Google Calendar...). La synchronisation entre différents outils peut générer des problèmes, donc mieux vaut privilégier celui qui vous convient le mieux et ne plus en changer.
• Autorisez vos collaborateurs à réserver des plages horaires dans votre emploi du temps en le partageant, c’est la meilleure manière d’éviter de perdre du temps en envoyant des e-mails pour trouver une plage horaire qui convient. Quand je souhaite organiser une réunion avec plusieurs personnes, il me suffit d’afficher les emplois du temps de chacun et d’identifier un intervalle libre.
• Bien s’organiser au travail passe par une bonne communication : identifiez clairement les jours de la semaine oú vous ne souhaitez pas de réunions (mode “créatif”), et les jours où vous êtes libre: “Disponible pour des réunions”. C’est le meilleur moyen d’éviter que des collaborateurs vous sollicitent pour des réunions les jours oú vous souhaitez vous concentrer sur vos tâches.
• Utilisez Calendly pour gérer les réunions avec des personnes extérieures. En tant que manager, vous aurez de nombreuses réunions avec des personnes hors de l’entreprise. L’utilisation d’un outil de planning comme Calendly peut réduire significativement la difficulté à trouver une plage horaire disponible et compatible. Ces outils permettent à chacun de sélectionner des périodes qui conviennent, tout en facilitant un éventuel changement. On ne peut pas rêver mieux pour faciliter la vie du manager et l’aider à mieux s’organiser au travail.

Cela peut vous sembler exagéré, mais disposer d’un bon process de gestion de planning et identifier clairement votre travail en tant que “créatif” et en tant que “manager” va changer votre vie et booster votre productivité.